Dans quel ordre charger vos données dans Recipok
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L’ordre recommandé pour mettre Recipok en place, semaine après semaine, et les dépendances qu’impose l’application.
À quoi ça sert
Recipok est un circuit unique : l’ingrédient que vous créez est celui qui calcule le coût de la recette, qui imprime l’étiquette, qui alimente le plan HACCP et qui laisse une trace quand le produit sort. C’est pourquoi l’ordre compte : ne chargez jamais quelque chose qui dépend d’un élément qui n’existe pas encore.
Cet article résume l’ordre de chargement recommandé, semaine par semaine, et les dépendances imposées par l’application. Pour le détail de chaque étape, avec des listes de contrôle, consultez le guide de mise en place.
Avant de commencer
- Ayez sous la main votre liste de fournisseurs, vos bons de livraison et factures récents, les fiches techniques de vos matières premières et vos recettes, quel que soit leur format (Excel, PDF, photos du carnet).
- Décidez qui sera le propriétaire du compte (le titulaire de l’entreprise) et qui d’autre y aura accès.
- Si vous venez d’un autre logiciel, notez où en sont vos numéros de bons de livraison, de réceptions et de lots : vous poursuivrez la série.
L’ordre, semaine par semaine
Un calendrier indicatif pour un atelier de taille moyenne avec l’offre Intégral. Si votre offre n’inclut pas le stock ou les ventes, sautez ces parties.
Compte et offre · Configuration · Extensions · Utilisateurs · Emplacements et entrepôts · Coûts fixes · Tarifs · Fournisseurs
Ingrédients avec allergènes et nutrition · Préparations intermédiaires (fond biscuité, crème) · Recettes de vente · Prix de vente · Fiches et étiquettes
Stock initial par lots · Réceptions de marchandise · Premiers ordres de production · Étiquettes de lot
Clients et commandes · Sorties · Registres HACCP quotidiens · Plan HACCP · Exercice de traçabilité
Fondations
Complétez les données de l’entreprise dans Configuration : logo, raison sociale, numéro d’enregistrement sanitaire, numérotation des documents et nomenclature des lots. Activez dans Extensions ce que vous allez utiliser (Plan HACCP, Cartes et menus, Sous-produits). Créez votre équipe dans Utilisateurs, créez les emplacements et les entrepôts, renseignez les coûts fixes et de personnel et, enfin, les fournisseurs.
Recettier
Créez ou importez les ingrédients avec leur prix, leur format d’achat, leurs allergènes et leurs informations nutritionnelles. Créez ensuite d’abord les préparations intermédiaires (pâtes, crèmes, fonds), puis les produits qui les utilisent. Complétez le temps de manipulation et le prix de vente, et imprimez les premières fiches techniques et étiquettes.
Stock et atelier
Chargez le stock initial par lots, enregistrez les réceptions de marchandise (vous pouvez scanner le bon de livraison) et lancez les premiers ordres de production réels en déduisant les lots. Préparez le tableau pour les opérateurs et les étiquettes de lot.
Ventes et contrôle sanitaire
Créez les clients avec leur tarif, passez des commandes et des sorties avec lot. Configurez la périodicité des registres HACCP et commencez les registres quotidiens. Rédigez le plan HACCP à partir de vos recettes et faites un exercice de traçabilité.
Les Registres HACCP sont disponibles dès le premier jour si votre offre les inclut. Dans Extensions, vous activez seulement le Plan HACCP et les autres modules optionnels.
Dépendances imposées par l’application
| Avant… | …il vous faut | Pourquoi |
|---|---|---|
| La première réception ou commande | Des emplacements marqués comme entrepôt | Seuls ceux-ci apparaissent dans le sélecteur d’entrepôt. |
| Importer les ingrédients | Les fournisseurs | L’import ne lie qu’un fournisseur qui existe déjà sous le même nom. |
| Une recette de vente | Ses préparations intermédiaires | Le cheesecake a besoin que le fond biscuité existe pour l’utiliser comme ingrédient. |
| Vous fier au coût de revient | Coûts fixes, heures et salaires | Sans eux, le coût n’inclut que les ingrédients. |
| Le plan HACCP | Le recettier chargé | Le plan se rédige à partir de vos recettes. |
Conseils
- Supprimez les ingrédients d’exemple avant d’importer les vôtres (Supprimer tous les inutilisés).
- Un ingrédient, plusieurs fournisseurs : ne dupliquez pas la farine pour chaque fournisseur qui vous la livre.
- Produisez tôt : le premier ordre de production réel avec lot et étiquette révèle ce qui manque mieux que n’importe quelle relecture.
- Suivez votre progression : si vous ouvrez le guide de mise en place avec votre utilisateur, sa liste de contrôle est enregistrée par entreprise et Recipok coche automatiquement les points déjà faits.