Emplacements, zones et limites HACCP
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Comment créer les emplacements et zones de l'atelier, fixer leurs limites de température ou de pH, leur périodicité et leurs alertes, et classer les documents.
À quoi ça sert
Un emplacement est un lieu physique de votre atelier : une chambre froide, le congélateur, une table de travail, le four, la vitrine de la boutique. Il remplit deux fonctions à la fois : c’est le point où l’on enregistre les contrôles HACCP, avec sa plage de sécurité de température ou de pH, et, si vous le marquez comme entrepôt, l’endroit où le stock est conservé par lots.
Les zones regroupent des emplacements (Atelier, Entrepôt, Boutique) pour enregistrer toute l’équipe en une fois. Et les dossiers conservent les documents HACCP : certificats, contrats de dératisation, analyses d’eau. C’est le responsable ou le Responsable HACCP qui les configure.
Avant de commencer
- Faites la liste de vos chambres froides, congélateurs, vitrines et points de contrôle, avec la plage de température de chacun.
- Décidez qui est la Personne responsable de chaque emplacement.
- Les emplacements, zones et dossiers sont gérés par l’administrateur, le responsable et le Responsable HACCP.
Créer les zones
Allez dans HACCP › Emplacements, onglet Zones, et cliquez sur Nouvelle zone. Saisissez le Nom, une Description et, si vous le souhaitez, une Image. Créez-en peu : ce sont les zones que vous choisissez au début de l’enregistrement en masse de l’équipe.
Créer un emplacement et ses limites
Dans l’onglet Emplacements et alertes, cliquez sur Nouvel emplacement :
Nom et catégorie
Saisissez le Nom et choisissez la Catégorie : Contrôle de température, Poste de travail, Entrepôt, Machines, Contrôle de l’eau ou Autres.
Plage de sécurité
Pour le contrôle de température, saisissez la Température min. et la Température max. ; pour le contrôle de l’eau, la plage de pH. Les décimales sont acceptées. Dans les comptes en unités impériales, les températures sont en °F.
Zone, responsable et entrepôt
Attribuez la Zone et la Personne responsable. Cochez Traiter comme entrepôt si de la marchandise y est stockée : il apparaîtra alors dans les réceptions, les commandes et le stock.
Contrôles des relevés
Cochez les contrôles réalisés à cet emplacement : Nettoyage, Lutte contre les nuisibles, Autres et, pour un entrepôt, également Température. Cliquez sur Créer.
| Nom | Catégorie | Zone | Plage optimale | Entrepôt | |
|---|---|---|---|---|---|
| Chambre froide 1 · produits laitiers | Contrôle de température | Atelier | 0 °C · 4 °C | Oui | 1🔔 |
| Congélateur | Contrôle de température | Entrepôt | −25 °C · −18 °C | Oui | 🔔 |
| Vitrine boutique | Contrôle de température | Boutique | 0,5 °C · 6 °C | Non | 🔔 |
| Arrivée d’eau atelier | Contrôle de l’eau | Atelier | pH 6,5 · 8,5 | Non | 🔔 |
| Table de travail | Poste de travail | Atelier | — | Non | 🔔 |
- 1La cloche ouvre les alertes de l’emplacement : Aujourd’hui, Périodicité et Rappels.
La périodicité et les alertes
Cliquez sur la cloche de l’emplacement et ouvrez l’onglet Périodicité. Pour chaque contrôle :
- Nécessite un enregistrement périodique : activez-le pour que l’emplacement demande des relevés.
- Fréquence de l’alerte (jours) : 1, c’est tous les jours ; 7, une fois par semaine.
- Enregistrements par jour : les équipes. Deux pour une chambre froide (matin et après-midi), un pour un nettoyage.
- Jours sans enregistrement obligatoire : cliquez sur les jours de fermeture pour qu’ils ne restent pas en attente.
- Date de début des alertes, une Description facultative et Notifier par e-mail.
Les relevés en retard peuvent être remplis jusqu’à un certain nombre de jours en arrière (90 par défaut). Ce nombre se modifie dans Configuration › Données générales › Registres HACCP, entre 1 et 730 jours ; pratique pour reporter dans Recipok les relevés que vous teniez sur papier. Dans Rappels, chaque utilisateur choisit quand recevoir les avis. Nous expliquons comment enregistrer les contrôles dans Registres HACCP.
Dossiers de documents
Dans HACCP › Dossiers (écran Gestion des documents), vous organisez les fichiers HACCP. Cliquez sur Nouveau dossier, donnez-lui un nom et déposez-y les documents : certificat de dératisation, analyse d’eau, contrats de maintenance, formation du personnel. Vous pouvez créer des sous-dossiers, les renommer et supprimer des fichiers ou des dossiers.
Conseils
Depuis la liste, vous pouvez Dupliquer un emplacement pour créer rapidement plusieurs chambres froides identiques, et l’exporter vers Excel. Si vous avez des sondes, attribuez chacune à sa chambre froide : voir Sondes de température Dobbox.
Les limites de chaque chambre froide doivent correspondre à celles de votre plan de maîtrise sanitaire. Si vous utilisez le Plan HACCP, un point critique pour la maîtrise peut devenir le contrôle quotidien de l’un de ces emplacements.