Utilisateurs et rôles : qui se connecte et ce qu’il voit
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Comment inscrire votre équipe, ce que permet chaque rôle, comment fonctionne le mode multi-employé et combien d’utilisateurs comprend votre offre.
À quoi ça sert
Chaque personne qui travaille dans Recipok devrait se connecter avec son propre utilisateur. Ainsi, chacun ne voit que ce dont il a besoin et l’on garde la trace de qui a créé chaque ordre de production, qui a déduit chaque lot et qui a effectué chaque contrôle HACCP, ce que le contrôle sanitaire peut vous demander.
De plus, les heures et le salaire de votre équipe alimentent le coût de personnel du coût de revient. Cet article explique comment inscrire votre équipe, ce que fait chaque rôle et comment travailler avec un appareil partagé.
Avant de commencer
- Seul l’Administrateur gère les utilisateurs : menu latéral › Paramètres généraux › Utilisateurs.
- Vérifiez les Places disponibles en haut de l’écran. S’il ne vous en reste plus, cliquez sur Souscrire plus d’utilisateurs (offres payantes).
- Pour un employé qui a une adresse e-mail, ayez-la sous la main.
Inscrire un employé
Dans l’écran Équipe, cliquez sur Ajouter un utilisateur. Il existe deux façons de faire :
| Type | Quand l’utiliser |
|---|---|
| Employé ENREGISTRÉ | Il a sa propre adresse e-mail. Il reçoit une invitation par e-mail et crée son mot de passe. Pour les responsables, les responsables HACCP, les vendeurs et toute personne qui se connecte depuis son mobile. |
| Employé NON enregistré | Sans e-mail : vous lui donnez un nom et un mot de passe. Pour les employés qui travaillent sur l’ordinateur ou la tablette de l’atelier. |
- 1Le rôle détermine ce qu’il voit. Choisissez le plus restrictif qui lui permet de faire son travail. Sous le sélecteur, vous verrez ce qu’il autorise.
- 2Les heures et le salaire alimentent le coût de revient. Le coût de personnel d’une recette est le salaire horaire moyen multiplié par son temps de manipulation. Utilisez des chiffres réels.
Remplissez le formulaire
E-mail (ou nom et mot de passe), Rôle d’utilisateur, Heures travaillées/mois, Salaire horaire brut et Fonction. Les vendeurs ont aussi besoin de leurs Boutiques.
Invitez ou créez
Cliquez sur Inviter. L’invitation reste dans Invitations en attente jusqu’à ce qu’elle soit acceptée ; de là, vous pouvez Renvoyer l’invitation ou la supprimer.
Vérifiez et ajustez
Avec Modifier, vous changez le rôle, la fonction, les heures et le salaire, vous changez son mot de passe ou vous consultez les tâches qu’il a réalisées. Vérifiez toujours le rôle d’un employé non enregistré après l’avoir créé.
Ce que permet chaque rôle
| Rôle | Ce qu’il peut faire |
|---|---|
| Administrateur | Tout, comme le créateur du compte : y compris gérer les utilisateurs, voir le coût de revient des recettes et les coûts fixes. |
| Responsable | La même chose que l’administrateur, sauf créer des utilisateurs, la sécurité (2FA) et certains paramètres du compte. |
| Conseiller | Comme le responsable. Seul le nom change : utilisez-le pour votre conseiller qualité ou votre intégrateur. |
| Vendeur | Crée et consulte uniquement les commandes de vente des boutiques qui lui sont attribuées. |
| Employé de production | Exécute les ordres de production qui lui sont attribués (il voit Assignés à moi) et le HACCP. Vous pouvez l’autoriser à créer ses propres ordres de production. |
| Responsable HACCP | Registres et plan HACCP. Il ne voit ni les recettes, ni les coûts, ni les commandes, ni la facturation. |
| Rôle personnalisé | Vous choisissez les droits : créer des ordres de production, créer ou supprimer des recettes, créer des commandes fournisseurs, créer des registres HACCP et, avec l’offre Intégral, créer des réceptions, des commandes de vente et des sorties. |
En dehors des rôles, il y a le propriétaire : l’administrateur qui a créé le compte. Lui seul gère les Extensions et la vérification en deux étapes. Dans la liste, il apparaît avec la mention Propriétaire.
Mode multi-employé
Pour un ordinateur ou une tablette que partage tout l’atelier. Un responsable l’active depuis le menu utilisateur › Activer le mode multi-employé. Dans ce mode, les sections de gestion sont masquées et l’appareil sert uniquement à produire et à enregistrer. Pour en sortir, Désactiver le mode multi-employé ferme la session.
Si, dans Configuration, vous cochez Exiger des mots de passe, les employés non enregistrés confirment avec leur mot de passe ce qu’ils font sur l’appareil partagé. Plus de détails dans Badge QR d’opérateur et mode multi-employé.
Utilisateurs compris dans votre offre
- Toutes les offres comprennent un utilisateur, y compris l’offre Intégral.
- Dans les offres payantes, vous ajoutez des utilisateurs supplémentaires quand vous le souhaitez et vous les retirez quand vous n’en avez plus besoin : votre prochaine facture s’ajuste automatiquement.
- Les clients que vous invitez au portail clients n’occupent pas de place et n’apparaissent pas dans cette liste.
Si vous supprimez un utilisateur qui avait des clés d’API actives, les intégrations qui les utilisent cesseront de fonctionner. Recipok vous prévient avant de confirmer.