In welcher Reihenfolge Sie Ihre Daten in Recipok erfassen
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Die empfohlene Reihenfolge, um Recipok Woche für Woche in Betrieb zu nehmen, und die Abhängigkeiten, die die Anwendung vorgibt.
Wofür es da ist
Recipok ist ein einziger Kreislauf: Die Zutat, die Sie anlegen, berechnet die Kosten des Rezepts, erscheint auf dem Etikett, trägt den HACCP-Plan und hinterlässt die Spur, wenn das Produkt den Betrieb verlässt. Deshalb ist die Reihenfolge wichtig: Erfassen Sie nie etwas, das von etwas anderem abhängt, das noch nicht existiert.
Dieser Artikel fasst die empfohlene Reihenfolge beim Erfassen zusammen, Woche für Woche, sowie die Abhängigkeiten, die die Anwendung vorgibt. Die Details zu jedem Schritt mit Checklisten finden Sie im Einführungsleitfaden.
Bevor Sie beginnen
- Halten Sie Ihre Lieferantenliste, aktuelle Lieferscheine und Rechnungen, die Datenblätter Ihrer Rohstoffe und Ihre Rezepte bereit, in welchem Format auch immer (Excel, PDF, Fotos aus dem Notizbuch).
- Legen Sie fest, wer Eigentümer des Kontos sein wird (der Inhaber des Betriebs) und wer sich noch anmelden wird.
- Wenn Sie von einer anderen Software kommen, notieren Sie, bei welcher Nummer Ihre Lieferscheine, Wareneingänge und Chargen stehen: Sie führen die Nummernfolge fort.
Die Reihenfolge, Woche für Woche
Ein Richtwert-Kalender für eine mittelgroße Backstube mit dem Tarif Integral. Wenn Ihr Tarif keinen Bestand oder Verkauf enthält, überspringen Sie diese Teile.
Konto und Tarif · Konfiguration · Erweiterungen · Benutzer · Standorte und Lager · Fixkosten · Preislisten · Lieferanten
Zutaten mit Allergenen und Nährwerten · Halbfabrikate (Keksboden, Creme) · Verkaufsrezepte · Verkaufspreis · Datenblätter und Etiketten
Anfangsbestand nach Chargen · Wareneingänge · Erste Produktionsaufträge · Chargenetiketten
Kunden und Aufträge · Warenausgänge · Tägliche HACCP-Aufzeichnungen · HACCP-Plan · Rückverfolgbarkeitsübung
Grundlagen
Vervollständigen Sie die Betriebsdaten in der Konfiguration: Logo, Firmierung, Registriernummer der Lebensmittelbehörde, Nummerierung der Dokumente und Chargenbezeichnung. Aktivieren Sie unter Erweiterungen, was Sie nutzen werden (HACCP-Plan, Karten und Menüs, Nebenprodukte). Legen Sie Ihr Team unter Benutzer an, erstellen Sie die Standorte und Lager, tragen Sie die Fix- und Personalkosten ein und zuletzt die Lieferanten.
Rezeptsammlung
Legen Sie die Zutaten an oder importieren Sie sie, mit Preis, Einkaufsformat, Allergenen und Nährwerten. Erstellen Sie dann zuerst die Halbfabrikate (Teige, Cremes, Böden) und danach die Produkte, die sie verwenden. Ergänzen Sie die Bearbeitungszeit und den Verkaufspreis und erstellen Sie die ersten Produktdatenblätter und Etiketten.
Lager und Backstube
Erfassen Sie den Anfangsbestand nach Chargen, buchen Sie die Wareneingänge (Sie können den Lieferschein scannen) und starten Sie die ersten echten Produktionsaufträge mit Chargenabbuchung. Bereiten Sie das Board für die Mitarbeiter und die Chargenetiketten vor.
Verkauf und Lebensmittelkontrolle
Legen Sie Kunden mit ihrer Preisliste an, erfassen Sie Aufträge und Warenausgänge mit Charge. Stellen Sie die Häufigkeit der HACCP-Aufzeichnungen ein und beginnen Sie mit den täglichen Einträgen. Erstellen Sie den HACCP-Plan auf Basis Ihrer Rezepte und führen Sie eine Rückverfolgbarkeitsübung durch.
Die HACCP-Aufzeichnungen stehen ab dem ersten Tag zur Verfügung, wenn Ihr Tarif sie enthält. Unter Erweiterungen aktivieren Sie nur den HACCP-Plan und die übrigen optionalen Module.
Abhängigkeiten, die die Anwendung vorgibt
| Bevor Sie… | …brauchen Sie | Warum |
|---|---|---|
| den ersten Wareneingang oder die erste Bestellung erfassen | Standorte, die als Lager markiert sind | Nur diese erscheinen in der Lagerauswahl. |
| Zutaten importieren | die Lieferanten | Der Import verknüpft nur einen Lieferanten, der bereits mit demselben Namen existiert. |
| ein Verkaufsrezept anlegen | seine Halbfabrikate | Der Käsekuchen braucht den bereits angelegten Keksboden, um ihn als Zutat zu verwenden. |
| sich auf die Kalkulation verlassen | Fixkosten, Stunden und Löhne | Ohne sie enthalten die Kosten nur die Zutaten. |
| den HACCP-Plan erstellen | die erfasste Rezeptsammlung | Der Plan wird auf Basis Ihrer Rezepte erstellt. |
Tipps
- Löschen Sie die Beispielzutaten, bevor Sie Ihre eigenen importieren (Alle ungenutzten löschen).
- Eine Zutat, mehrere Lieferanten: Legen Sie das Mehl nicht für jeden Lieferanten, der es liefert, doppelt an.
- Produzieren Sie früh: Der erste echte Produktionsauftrag mit Charge und Etikett zeigt besser als jede Prüfung, was noch fehlt.
- Verfolgen Sie Ihren Fortschritt: Wenn Sie den Einführungsleitfaden mit Ihrem Benutzer öffnen, wird die Checkliste pro Betrieb gespeichert, und Recipok hakt die Punkte, die Sie schon erledigt haben, selbst ab.