Fournisseurs : création, documents et import
Toutes les offres
Créez vos fournisseurs avec leurs données fiscales et sanitaires, conservez leurs certificats, importez-les depuis Excel et voyez ce que chacun vous vend.
À quoi ça sert
La fiche fournisseur réunit au même endroit qui vous vend, comment le contacter, ses données fiscales et sanitaires et ses certificats. À partir de là, chaque ingrédient sait chez qui il s’achète, les commandes partent à la bonne adresse e-mail et le plan HACCP dispose de sa liste de fournisseurs agréés.
Elle est tenue par la personne qui achète ou qui s’occupe de la qualité. Il vaut mieux créer les fournisseurs avant les ingrédients : l’import d’ingrédients ne relie le fournisseur que s’il existe déjà avec exactement le même nom.
Avant de commencer
- Disponible dans toutes les offres, dans Achats › Fournisseurs.
- Rassemblez pour chaque fournisseur : nom commercial, raison sociale, numéro fiscal, numéro d’agrément sanitaire, e-mail de commande et téléphone. Gardez ses certificats en PDF sous la main.
Créer un fournisseur
Cliquez sur Ajouter un fournisseur. La fiche s’ouvre avec ces champs :
| Champ | À quoi il sert |
|---|---|
| Nom (obligatoire) | Comment vous l’appelez à l’atelier. C’est ce nom qui est recherché quand vous l’attribuez à des ingrédients et lors de l’import. |
| L’adresse à laquelle Recipok envoie les commandes fournisseurs. | |
| N° interne | Votre numéro de fournisseur. Recipok propose le suivant. |
| Raison sociale, Type d'id. fiscal et N° fiscal | Les données fiscales. Le N° fiscal empêche de créer deux fois le même fournisseur. |
| N° sanitaire | L’agrément sanitaire du fournisseur. Le plan HACCP le reprend dans l’annexe des fournisseurs agréés. |
| Téléphone, Téléphone 2, Fax, Site Web | Contact. |
| Adresse fiscale et Adresse commerciale | Celle de facturation et celle d’enlèvement ou d’entrepôt. |
| Observations | Jours de livraison, minimum de commande, personne à contacter… |
Cliquez sur Confirmer. Si vous connectez Recipok à votre logiciel de facturation, les données fiscales voyagent avec le fournisseur.
| Nom | N° fiscal | N° sanitaire | Documentation | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Lácteos Norte | B12345678 | 15.01234/LU | pedidos@lacteosnorte.es | 2Gérer | Ingrédients · Modifier |
| Harinas del Sur | B87654321 | 20.04567/SE | comercial@harinasdelsur.es | Gérer | Ingrédients · Modifier |
| Granja El Prado | B11223344 | 14.00987/CO | info@granjaelprado.es | Gérer | Ingrédients · Modifier |
- 1Importer depuis le modèle Excel ; à côté, exporter la liste en Excel ou en PDF.
- 2Documentation : les PDF du fournisseur (certificats, agrément, assurance).
Documents du fournisseur
Dans la colonne Documentation, cliquez sur Gérer. Avec Importer un PDF, vous ajoutez les documents nécessaires : certificat sanitaire, fiche d’agrément, certificat qualité, assurance responsabilité civile. Chacun peut être téléchargé ou supprimé.
Conservez ici les certificats en vigueur de chaque fournisseur et son numéro sanitaire. C’est la preuve du contrôle des fournisseurs que vérifie le contrôle sanitaire.
Ce que vous vend chaque fournisseur
Le bouton Ingrédients de chaque ligne affiche les ingrédients de ce fournisseur avec leur unité, leur prix, leur format et le prix du format. Avec Télécharger le PDF, vous obtenez cette liste en PDF, pratique pour revoir les prix avec le commercial.
Importer et exporter
Téléchargez le modèle
Cliquez sur Importer. Dans Importation massive de fournisseurs, cliquez sur Télécharger le modèle.
Remplissez-le
Une ligne par fournisseur. La ligne d’exemple est ignorée.
Importez-le
Faites glisser le fichier (.xlsx ou .xls) ou cliquez dans le cadre, puis cliquez sur Importer. Recipok évite les doublons par N° fiscal et, à défaut, par nom. À la fin, vous verrez ceux qui n’ont pas pu être importés.
Pour exporter, utilisez les boutons Excel et PDF de la barre de la liste. Ils exportent ce que vous voyez, avec le filtre de recherche appliqué.
Supprimer un fournisseur
Cliquez sur Supprimer sur sa ligne et confirmez. Ses documents PDF sont également effacés. Si le fournisseur est encore utilisé, Recipok vous indiquera qu’il ne peut pas être supprimé.
Fournisseurs connectés
Si l’un de vos fournisseurs travaille aussi avec Recipok et vous donne accès à sa boutique, Fournisseurs connectés (en bêta) apparaît à la fin du menu Achats. De là, vous voyez son catalogue et lui passez commande directement avec Passer commande. Si un autre fournisseur vous donne un code de connexion, saisissez-le sur ce même écran et cliquez sur Se connecter. Si c’est vous qui vendez à d’autres professionnels, consultez Portail clients.
Conseils
Un fournisseur, une fiche ; un ingrédient, une fiche. Si vous achetez la même farine chez deux fournisseurs, ne dupliquez pas l’ingrédient : ajoutez les deux fournisseurs dans sa fiche.