Configuration de l’entreprise : données, unités et numérotations
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Tous les onglets de Configuration : données fiscales et logo, système d’unités, numérotation des documents, lots, tarifs, filigrane, données de base et langue.
À quoi ça sert
La Configuration regroupe les données de votre entreprise et les règles que Recipok applique partout : le logo et la raison sociale qui figurent sur les étiquettes et les bons de livraison, la numérotation de vos documents, la composition du numéro de lot, le filigrane, les tarifs de vente, le système d’unités et la langue.
Il est conseillé de la compléter dès la première semaine, avant d’imprimer quoi que ce soit. Elle est utilisée par le gérant ou le responsable ; un employé de production ne la voit pas.
Avant de commencer
- Rôle : Responsable, Conseiller ou Administrateur. L’onglet Sécurité n’est visible que par le propriétaire.
- Ouvrez-la depuis le menu utilisateur (en haut à droite) › Configuration.
- Ayez sous la main votre logo, vos données fiscales, votre numéro d’enregistrement sanitaire et les derniers numéros de bon de livraison et de réception que vous avez émis.
Les onglets de Configuration
| Onglet | Contenu |
|---|---|
| Données générales | Données de l’entreprise, unités, numérotation des documents, e-mails automatiques, multi-employé et jours de marge des registres HACCP. |
| Formulation | Uniquement si vous avez souscrit la Formulation à froid : les paramètres d’équilibrage. |
| Tarifs de vente | Les tarifs que vous attribuez à vos clients. |
| Paramètres du document | Filigrane et réglages des documents de sortie. |
| Données de base | Motifs de retour, étiquettes de recettes, familles d’ingrédients et de recettes, et traces d’allergènes de l’entreprise. |
| Fiche technique | Modèles de fiche technique et recettes auxquelles ils s’appliquent. Voir Fiche technique. |
| Traductions | Traductions personnalisées des noms des allergènes. |
| Sécurité | Le second facteur d’authentification (propriétaire uniquement). |
| Nomenclature | La composition du numéro de lot des ordres de production. |
Données générales
Plusieurs cartes avec un seul bouton Enregistrer en bas de la page.
- 1Logo : PNG, JPG, GIF ou WEBP jusqu’à 5 Mo. Il s’imprime sur les étiquettes, les fiches techniques et les documents.
- 2Système d’unités : choisissez comment vous voyez les quantités, les prix et les températures. Les données sont toujours enregistrées en métrique.
Informations de base et informations fiscales
- Nom commercial, E-mail commercial, Langue de l’entreprise, logo et une Description facultative.
- Secteur (dont Industrie alimentaire et Cuisine centrale / collectivités) et N° d’enregistrement sanitaire, qui figure sur la fiche technique.
- Raison sociale : le nom légal de vos bons de livraison et de vos commandes. Si vous la laissez vide, le nom commercial est utilisé. À côté, le Numéro fiscal.
- Pays (fixe la devise), Fuseau horaire (affecte les registres HACCP et les alertes), adresse, téléphone, site web et réseaux sociaux.
- Adresse de livraison des commandes : celle proposée dans chaque nouvelle commande d’achat. Si elle est vide, l’adresse fiscale est utilisée.
Système d’unités
| Option | Unités affichées |
|---|---|
| Automatique | Le système recommandé pour votre pays. Le Royaume-Uni et les États-Unis passent automatiquement en impérial. |
| Métrique | g, kg, ml, L et °C. |
| Impérial UK | oz, lb, fl oz, gallon UK et °F. |
| Usuel US | oz, lb, fl oz, gallon US et °F. De plus, les étiquettes et les fiches techniques incluent le tableau nutritionnel américain (Nutrition Facts). |
Le changement s’applique aux recettes, ingrédients, stock, réceptions, ordres de production, HACCP (limites en °F) et aux documents PDF.
Numérotation des documents
- Documents de sortie et d’entrée : nom (par exemple, Bon de livraison), préfixe (AL-, ENT-) et prochain numéro à 4 chiffres.
- Commandes clients : prochain numéro. Documents de retour : préfixe et prochain numéro.
- Ordres de production : prochain numéro à 6 chiffres, Masquer la date, Utiliser des lots internes pour les ingrédients et taille de police de l’ordre imprimé.
- Lots automatiques (Itinéraire) : préfixe et numéro séquentiel des ordres de production créés par les itinéraires, ou le même que les ordres normaux.
Si vous venez d’un autre logiciel, poursuivez votre série : indiquez comme prochain numéro celui qui suit. Un compteur ne peut jamais descendre en dessous des numéros déjà émis.
Autres cartes
- Configuration de l’envoi des e-mails : notifications par recette téléchargée, par tâche attribuée et par tâche terminée.
- Configuration multi-employé : Exiger des mots de passe lorsque plusieurs employés partagent un même appareil. Voir Utilisateurs et rôles.
- Registres HACCP : Jours en arrière pouvant être enregistrés, entre 1 et 730 (90 par défaut). Utile pour reporter dans Recipok les registres que vous teniez sur papier.
Le pourcentage de bénéfice ne se trouve plus ici : il se calcule dans Coûts fixes et opérationnels › Marge cible.
Les autres onglets
Tarifs de vente
Chaque tarif a un Nom, un Type (En pourcentage ou Numérique), une Opération (Augmenter, Déduire ou Prix libre), une Valeur et un champ S’applique à (PVC ou Prix de gros). Cliquez sur Ajouter. Vous les attribuez ensuite à vos clients : voir Tarifs.
Paramètres du document
Téléversez un Filigrane (PNG ou JPG, jusqu’à 5 Mo) et choisissez où l’appliquer : Fiche technique, Sorties et Commandes de vente. Dans Paramètres des documents de sortie, vous pouvez Masquer le poids du produit sur le bon de livraison.
Données de base
Des listes utilisées dans toute l’application : Motifs de retour (en indiquant s’ils affectent le stock), Étiquettes de recettes, Familles d’ingrédients et Familles de recettes. C’est aussi ici que vous déclarez les Traces d’allergènes de votre atelier : celles que vous ajoutez dans Traces dans toutes les recettes figurent sur toutes les fiches et étiquettes, et avec Traces par étiquette de recette vous les limitez aux recettes portant cette étiquette.
Nomenclature
Dans Numérotation séquentielle des lots dans les ordres de production, vous choisissez les éléments et leur ordre (préfixe général, préfixe de recette, date, numéro de semaine ou de jour, n° séquentiel et séparateurs) et vous voyez un aperçu. Cochez Activer cette configuration pour les lots des ordres de production et enregistrez.
Incluez toujours le Nº séquentiel : sans lui, deux ordres de production du même produit le même jour partageraient le même numéro de lot.
Langue et fuseau horaire
- La Langue de Configuration est celle de l’entreprise : celle des documents et celle que voit toute personne qui n’en a pas choisi une autre.
- Chaque personne peut choisir sa Langue préférée dans Modifier le profil, et celle-ci prévaut pour elle.
- Le Fuseau horaire détermine l’heure des registres HACCP, des alertes et des rapports. Vérifiez qu’il correspond bien à l’emplacement de votre entreprise.