Lieferanten: anlegen, Dokumente und Import
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Legen Sie Ihre Lieferanten mit Steuer- und Hygienedaten an, bewahren Sie ihre Zertifikate auf, importieren Sie sie aus Excel und sehen Sie, was Ihnen jeder verkauft.
Wofür es da ist
Das Lieferantenblatt bündelt an einer Stelle, wer Ihnen verkauft, wie Sie ihn erreichen, seine Steuer- und Hygienedaten und seine Zertifikate. Von da an weiß jede Zutat, bei wem sie eingekauft wird, Bestellungen gehen an die richtige E-Mail-Adresse und der HACCP-Plan hat seine Liste zugelassener Lieferanten.
Es wird von der Person gepflegt, die einkauft oder für die Qualität zuständig ist. Legen Sie die Lieferanten am besten vor den Zutaten an: Der Zutatenimport verknüpft den Lieferanten nur, wenn er mit genau diesem Namen bereits existiert.
Bevor Sie beginnen
- Verfügbar in allen Tarifen, unter Einkauf › Lieferanten.
- Sammeln Sie von jedem Lieferanten: Handelsname, Firmenname, Steuernummer, Registrierungsnummer der Lebensmittelbehörde, Bestell-E-Mail und Telefon. Halten Sie seine Zertifikate als PDF bereit.
Einen Lieferanten anlegen
Klicken Sie auf Lieferant hinzufügen. Das Blatt öffnet sich mit diesen Feldern:
| Feld | Wofür es da ist |
|---|---|
| Name (Pflichtfeld) | Wie Sie ihn in der Backstube nennen. Danach wird beim Zuweisen zu Zutaten und beim Import gesucht. |
| Die Adresse, an die Recipok die Bestellungen schickt. | |
| Interne Nr. | Ihre Lieferantennummer. Recipok schlägt die nächste vor. |
| Firmenname, Art der Steuer-ID und Steuernummer | Die Steuerdaten. Die Steuernummer verhindert, dass derselbe Lieferant zweimal angelegt wird. |
| Gesundheitsregister-Nr. | Die Registrierungsnummer des Lieferanten bei der Lebensmittelbehörde. Der HACCP-Plan übernimmt sie in den Anhang der zugelassenen Lieferanten. |
| Telefon, Telefon 2, Fax, Webseite | Kontakt. |
| Steueradresse und Geschäftsadresse | Die Rechnungsadresse und die Abhol- oder Lageradresse. |
| Bemerkungen | Liefertage, Mindestbestellwert, Ansprechpartner … |
Klicken Sie auf Bestätigen. Wenn Sie Recipok mit Ihrem Rechnungsprogramm verbinden, werden die Steuerdaten mit dem Lieferanten übertragen.
| Name | Steuernummer | Gesundheitsregister-Nr. | Dokumentation | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Lácteos Norte | B12345678 | 15.01234/LU | pedidos@lacteosnorte.es | 2Verwalten | Zutaten · Bearbeiten |
| Harinas del Sur | B87654321 | 20.04567/SE | comercial@harinasdelsur.es | Verwalten | Zutaten · Bearbeiten |
| Granja El Prado | B11223344 | 14.00987/CO | info@granjaelprado.es | Verwalten | Zutaten · Bearbeiten |
- 1Importieren aus der Excel-Vorlage; daneben die Liste nach Excel oder PDF exportieren.
- 2Dokumentation: die PDFs des Lieferanten (Zertifikate, Freigabe, Versicherung).
Dokumente des Lieferanten
Klicken Sie in der Spalte Dokumentation auf Verwalten. Mit PDF hochladen fügen Sie die benötigten Dokumente hinzu: Hygienezertifikat, Freigabeblatt, Qualitätszertifikat, Haftpflichtversicherung. Jedes lässt sich herunterladen oder löschen.
Halten Sie hier die gültigen Zertifikate jedes Lieferanten und seine Registrierungsnummer bereit. Das ist der Nachweis der Lieferantenkontrolle, den die Kontrolle prüft.
Was Ihnen jeder Lieferant verkauft
Die Schaltfläche Zutaten in jeder Zeile zeigt die Zutaten dieses Lieferanten mit Einheit, Preis, Format und Formatpreis. Mit PDF herunterladen erhalten Sie diese Liste als PDF, praktisch, um Preise mit dem Vertreter durchzugehen.
Importieren und exportieren
Laden Sie die Vorlage herunter
Klicken Sie auf Importieren. Klicken Sie unter Massenimport von Lieferanten auf Vorlage herunterladen.
Füllen Sie sie aus
Eine Zeile pro Lieferant. Die Beispielzeile wird ignoriert.
Laden Sie sie hoch
Ziehen Sie die Datei (.xlsx oder .xls) in das Feld oder klicken Sie darauf und dann auf Importieren. Recipok vermeidet Duplikate anhand der Steuernummer und, wenn keine vorhanden ist, anhand des Namens. Am Ende sehen Sie, welche nicht importiert werden konnten.
Zum Exportieren nutzen Sie die Excel- und PDF-Schaltflächen in der Leiste der Liste. Exportiert wird, was Sie gerade sehen, mit angewendetem Suchfilter.
Einen Lieferanten löschen
Klicken Sie in seiner Zeile auf Entfernen und bestätigen Sie. Seine PDF-Dokumente werden ebenfalls gelöscht. Wird der Lieferant noch verwendet, weist Recipok Sie darauf hin, dass er nicht gelöscht werden kann.
Verbundene Lieferanten
Wenn einer Ihrer Lieferanten ebenfalls mit Recipok arbeitet und Ihnen Zugang zu seinem Shop gibt, erscheint am Ende des Menüs Einkauf der Punkt Verbundene Lieferanten (Beta). Dort sehen Sie seinen Katalog und bestellen direkt mit Bestellung aufgeben. Gibt Ihnen ein anderer Lieferant einen Verbindungscode, geben Sie ihn auf derselben Seite ein und klicken Sie auf Verbinden. Wenn Sie selbst an andere Betriebe verkaufen, lesen Sie Kundenportal.
Tipps
Ein Lieferant, ein Blatt; eine Zutat, ein Blatt. Wenn Sie dasselbe Mehl bei zwei Lieferanten kaufen, verdoppeln Sie die Zutat nicht: Fügen Sie beide Lieferanten in ihrem Datenblatt hinzu.