Sorties et bons de livraison avec lot
Offre Intégral
Créez le bon de livraison avec le lot de chaque ligne, laissez Recipok choisir la DLC la plus proche, appliquez la majoration d’équivalence et enregistrez les retours.
À quoi ça sert
La sortie est le bon de livraison qui accompagne la marchandise quand elle quitte l’atelier : client, adresse, produits, quantités, prix et, surtout, le lot de chaque ligne. Une fois confirmée, elle déduit le stock de produit fini et garde la trace du client qui a reçu chaque lot, c’est-à-dire ce que vous demandera le contrôle sanitaire (DDPP) en cas d’alerte.
Elle est utilisée par la personne qui prépare les commandes et par le responsable. Elle se crée en livrant une commande de vente ou directement, sans commande. C’est aussi depuis la sortie que l’on enregistre les retours des clients.
Avant de commencer
- Les sorties sont incluses dans l’offre Intégral.
- Il vous faut du produit fini en stock avec un lot : il provient de la clôture des ordres de production ou des réceptions.
- Vérifiez la numérotation des bons de livraison dans Configuration › Données générales et, dans Paramètres du document, le filigrane et si vous voulez masquer le poids sur le bon de livraison.
- Pour les retours, créez les motifs de retour dans Configuration › Données de base.
Créer une sortie
Le plus courant est de livrer une commande avec Livrer : la sortie est créée avec ses lignes. Pour une vente sans commande, allez dans Ventes › Sorties et cliquez sur Sortie de produits.
| Préparation | Format | Quantité | 1N° de lot | Temp. (°C) | Prix/u. |
|---|---|---|---|---|---|
| Cheesecake | Gâteau entier 22 cm | 6 | TQ-261015-000014 | 3 | 23,80 € |
| Croissant au beurre | Boîte de 24 | 4 | CR-261016-000016 | — | 26,88 € |
| Fond de biscuit | Kilo | 2 | Attribué à la confirmation | 4 | 9,10 € |
- 1Lot : choisissez-le, lisez-le avec le lecteur ou laissez-le vide. Les lignes vides reçoivent celui à la date limite la plus proche lors de la confirmation.
- 2Prix : ceux du tarif du client, modifiables à la main. La majoration d’équivalence n’apparaît que si le client relève de ce régime.
- 3Confirmer la sortie déduit le stock et fait passer la sortie de En attente à Envoyé.
En-tête
Choisissez le Client (ou créez-le avec Ajouter un client), l’Adresse de livraison, la Date du doc. et la Date de livraison. Le Message visible pour le client figure sur son document. Cochez Envoyer au portail client si vous voulez qu’il le voie dans son portail.
Produits
Ajoutez chaque produit avec son Format, sa Quantité (ou N° de packs) et son N° de lot. Vous pouvez les charger avec Charger par code-barres ou Charger par code QR, ou n’afficher que ceux qui ont du stock. Notez la Température de sortie (°C) de chaque produit réfrigéré ou surgelé : elle reste comme enregistrement d’expédition.
Confirmer la sortie
Jusque-là, c’est un brouillon modifiable. Quand vous cliquez sur Confirmer la sortie, Recipok attribue les lots manquants (d’abord celui qui expire le plus tôt), bloque ce stock et le déduit. Si la sortie provient d’une commande de vente, celle-ci passe à Livré.
Imprimer et gérer les sorties
Dans la Liste des sorties, filtrez par client, dates et statut (Commandes en attente, Confirmées, Annulés ou Retours). Le menu de chaque sortie propose :
- Imprimer le document de sortie client : le bon de livraison que signe le client, avec les prix uniquement si Prix/doc. est coché dans sa fiche.
- Imprimer le document de sortie interne : la feuille de préparation pour l’atelier.
- Annuler la sortie : restitue le stock. Irréversible.
- Générer un document de retour : voir plus bas.
Si la fiche du client indique le régime de TVA « recargo de equivalencia », le document de sortie ajoute la majoration correspondant à chaque taux de TVA : 5,2 % pour 21 %, 1,4 % pour 10 % et 0,5 % pour 4 %. Cette même majoration est transmise au bon de livraison de votre logiciel de facturation s’il est connecté.
Retours des clients
Quand un client vous renvoie de la marchandise, ouvrez la sortie d’origine et cliquez sur Générer un document de retour :
- Indiquez la Date du doc. et le N° de document du retour.
- Saisissez la quantité qui revient pour chaque lot et choisissez un motif pour chaque produit retourné. Si la liste est vide, créez les motifs dans Données de base.
- Selon le motif, le retour a un effet sur le stock (le produit redevient disponible) ou n’a pas d’effet sur le stock (par exemple, un produit abîmé que l’on jette).
Les retours apparaissent dans la liste des sorties avec le filtre Retours et dans Ventes › Retours. Ils restent liés au lot et apparaissent donc aussi dans la traçabilité.
Contrôle du chargement à l'expédition
Cette fonction est en cours de test et sera publiée prochainement. Les étapes ci-dessous sont celles qu’elle proposera.
Avant le départ de la commande, vous pouvez contrôler le véhicule et le chargement, et l’enregistrer sur le bon de livraison. En cas d’incident pendant le transport, il est consigné dans le même document que celui que signe le client.
Configurez-le une fois
Dans Configuration › Données de base, section Contrôle du chargement à l'expédition, se trouvent les contrôles : caisse isotherme avec couvercle, plaque de froid ou de chaleur, véhicule sans odeurs anormales, pas de poussière excessive, aucun signe de nuisibles et emballages intacts et propres. Ajoutez, modifiez ou retirez ceux que vous n’utilisez pas ; les contrôles déjà effectués conservent leur texte. Cochez Demander le contrôle sur chaque bon de livraison si vous voulez que Recipok vous prévienne tant qu’il manque.
Enregistrez-le à chaque sortie
Dans la sortie, cliquez sur Enregistrer le contrôle. Indiquez le Transporteur et l’heure de Départ, puis marquez chaque contrôle comme OK ou Non. Si l’un n’est pas conforme, Recipok vous demande l’action corrective avant d’enregistrer. Cliquez sur Enregistrer le contrôle.
Consultez-le sur le bon
La sortie apparaît comme Chargement OK, Chargement avec incidents ou En attente. Le bon imprimé, le bon interne et celui du client portent le contrôle juste au-dessus des signatures, avec le transporteur, l’heure de départ et chaque contrôle.
Conseils
- Confirmez la sortie le jour même où la marchandise part : le stock et la traçabilité en dépendent.
- Prenez au sérieux l’avertissement « X unités sans lot » : cela signifie que vous avez vendu plus que ce qui était enregistré. Clôturez les ordres de production en attente ou ajustez le stock.
- Pour voir ce qui a été vendu avec son coût et sa marge, utilisez le Rapport des sorties d'entrepôt.
- Vous facturez avec un autre logiciel ? Nous connectons Recipok à celui que vous utilisez déjà (Holded ou un autre) pour que chaque sortie confirmée y arrive sous forme de bon de livraison.