Sortides i albarans amb lot
Pla Integral
Crea l'albarà de sortida amb el lot de cada línia, deixa que Recipok assigni el de caducitat més propera, aplica el recàrrec d'equivalència i registra devolucions.
Per a què serveix
La sortida és l'albarà que acompanya la mercaderia quan surt de l'obrador: client, adreça, productes, quantitats, preus i, sobretot, el lot de cada línia. En confirmar-la, descompta l'estoc de producte acabat i deixa escrit a qui va anar cada lot, que és el que et demanarà l'autoritat sanitària si hi ha una alerta.
La fan servir qui prepara les comandes i l'encarregat. Es crea en lliurar una comanda de venda o directament, sense comanda. Des de la mateixa sortida es registren les devolucions dels clients.
Abans de començar
- Les sortides són al pla Integral.
- Necessites producte acabat en estoc amb lot: surt de tancar els parts de producció o de les entrades.
- Revisa la numeració d'albarans a Configuració › Dades generals i, a Configuració de documents, la marca d'aigua i si vols amagar el pes a l'albarà.
- Per a les devolucions, crea els motius de devolució a Configuració › Dades mestres.
Crear una sortida
El normal és lliurar una comanda amb Lliura: la sortida es crea amb les seves línies. Per a una venda sense comanda, entra a Vendes › Sortides i prem Sortida de productes.
| Elaboració | Format | Quantitat | 1N° de lot | Temp. (°C) | Preu/ud |
|---|---|---|---|---|---|
| Pastís de formatge | Pastís sencer 22 cm | 6 | TQ-261015-000014 | 3 | 23,80 € |
| Croissant de mantega | Capsa 24 | 4 | CR-261016-000016 | — | 26,88 € |
| Base de galeta | Quilo | 2 | S'assigna en confirmar | 4 | 9,10 € |
- 1Lot: tria'l, llegeix-lo amb el lector o deixa'l buit. Les línies buides reben el de caducitat més propera en confirmar.
- 2Preus: els de la tarifa del client, corregibles a mà. El recàrrec d'equivalència només apareix si el client és en aquest règim.
- 3Confirma la sortida descompta l'estoc i passa la sortida de Pendent a Enviat.
Capçalera
Tria el Client (o crea'l amb Afegeix un client), l'Adreça d’enviament, la Data del doc. i la F. Lliurament. El Missatge visible per al client surt al seu document. Marca Envia al portal de clients si vols que el vegi al seu portal.
Productes
Afegeix cada producte amb el seu Format, Quantitat (o Núm. de packs) i N° de lot. Els pots carregar amb Carrega per codi de barres o Carrega per codi QR, o llistar només els que tenen estoc. Anota la Temperatura de sortida (°C) de cada producte refrigerat o congelat: queda com a registre d'expedició.
Confirmar la sortida
Fins aleshores és un esborrany editable. En prémer Confirma la sortida, Recipok assigna els lots que faltin (primer el que caduca abans), bloqueja aquest estoc i el descompta. Si venia d'una comanda de venda, aquesta passa a Lliurat.
Imprimir i gestionar les sortides
A la Llista de sortides filtra per client, dates i estat (Comandes pendents, Confirmades, Anul·lats o Devolucions). El menú de cada sortida ofereix:
- Imprimeix el document de sortida del client: l'albarà que signa el client, amb preus només si té marcat Preus/doc. a la seva fitxa.
- Imprimeix el document de sortida intern: el full de preparació per a l'obrador.
- Anul·la la sortida: retorna l'estoc. No es pot desfer.
- Genera un document de devolució: mira més avall.
Si el client té el règim d'IVA «recàrrec d'equivalència» a la seva fitxa, el document de sortida afegeix el recàrrec que correspon a cada IVA: 5,2 % per al 21 %, 1,4 % per al 10 % i 0,5 % per al 4 %. Aquest mateix recàrrec viatja a l'albarà del teu programa de facturació si està connectat.
Devolucions de clients
Quan un client et retorna mercaderia, obre la sortida original i prem Genera un document de devolució:
- Indica la Data del doc. i el N° de document de la devolució.
- Escriu quant torna de cada lot i tria un motiu per a cada producte retornat. Si la llista és buida, crea els motius a Dades mestres.
- Segons el motiu, la devolució afecta l'estoc (el producte torna a estar disponible) o no afecta l'estoc (per exemple, producte malmès que es llença).
Les devolucions es veuen al llistat de sortides amb el filtre Devolucions i a Vendes › Devolucions. Queden lligades al lot, així que també apareixen a la traçabilitat.
Control de càrrega a l’expedició
Aquesta funció està en proves i es publicarà aviat. Els passos de sota són els que tindrà.
Abans que surti la comanda pots comprovar el vehicle i la càrrega, i deixar-ho registrat a l’albarà. Si hi ha una incidència en el transport, queda escrita al mateix document que signa el client.
Configura-ho una vegada
A Configuració › Dades mestres, a Control de càrrega a l’expedició, hi són les comprovacions: caixa isotèrmica amb tapa, placa de fred o calor, vehicle sense olors estranyes, sense pols excessiva, sense indicis de plagues i envasos sense trencaments ni brutícia. Afegeix, canvia o treu les que no facis servir; els controls ja fets conserven el seu text. Marca Demanar el control a cada albarà de sortida si vols que Recipok t’avisi mentre falti.
Registra-ho a cada sortida
A la sortida, prem Registrar control de càrrega. Indica el Transportista i l’hora de Sortida, i marca cada comprovació com a OK o No. Si alguna no és correcta, Recipok et demana l’acció correctora abans de desar. Prem Desar control.
Llegeix-ho a l’albarà
La sortida queda com a Càrrega OK, Càrrega amb incidències o Pendent. L’albarà imprès, l’intern i el del client porten el control just a sobre de les signatures, amb el transportista, l’hora de sortida i cada comprovació.
Consells
- Confirma la sortida el mateix dia que surt la mercaderia: l'estoc i la traçabilitat en depenen.
- Revisa l'avís «falten X sense lot»: vol dir que has venut més del que tenies registrat. Tanca els parts pendents o ajusta l'estoc.
- Per veure el que has venut amb el seu cost i el seu marge, fes servir l'Informe de Sortides de Magatzem.
- Factures amb un altre programa? Connectem Recipok amb el que ja facis servir (Holded o un altre) perquè cada sortida confirmada hi arribi com a albarà.