Saídas e guias de remessa com lote
Plano Integral
Crie a guia de remessa com o lote de cada linha, deixe a Recipok atribuir o de validade mais próxima, aplique o recargo de equivalencia e registe devoluções.
Para que serve
A saída é a guia de remessa que acompanha a mercadoria quando deixa a fábrica: cliente, endereço, produtos, quantidades, preços e, sobretudo, o lote de cada linha. Ao confirmá-la, desconta o stock de produto acabado e deixa registado a quem foi cada lote, que é o que a autoridade sanitária (ASAE) lhe pedirá se houver um alerta.
Usam-na quem prepara as encomendas e o encarregado. Cria-se ao entregar uma encomenda de venda ou diretamente, sem encomenda. Na própria saída registam-se também as devoluções dos clientes.
Antes de começar
- As saídas estão no plano Integral.
- Precisa de produto acabado em stock com lote: vem do fecho das ordens de produção ou das entradas.
- Reveja a numeração das guias de remessa em Configuração › Dados gerais e, em Configurações do documento, a marca de água e se quer ocultar o peso na guia.
- Para as devoluções, crie os motivos de devolução em Configuração › Dados mestre.
Criar uma saída
O habitual é entregar uma encomenda com Entregar: a saída é criada com as respetivas linhas. Para uma venda sem encomenda, entre em Vendas › Saídas e clique em Saída de produtos.
| Elaboração | Formato | Quantidade | 1Lote n ° | Temp. (°C) | Preço/un. |
|---|---|---|---|---|---|
| Tarte de queijo | Tarte inteira 22 cm | 6 | TQ-261015-000014 | 3 | 23,80 € |
| Croissant de manteiga | Caixa 24 | 4 | CR-261016-000016 | — | 26,88 € |
| Base de bolacha | Quilo | 2 | Atribuído ao confirmar | 4 | 9,10 € |
- 1Lote: escolha-o, leia-o com o leitor ou deixe-o vazio. As linhas vazias recebem o de validade mais próxima ao confirmar.
- 2Preços: os da tabela de preços do cliente, corrigíveis à mão. O recargo de equivalencia só aparece se o cliente estiver nesse regime.
- 3Confirmar saída desconta o stock e muda a saída de Inclinação (pendente) para Mandar (enviada).
Cabeçalho
Escolha o Cliente (ou crie-o com Adicionar cliente), o Endereço de envio, a DOC DAT (data do documento) e a Data de entrega. A Mensagem visível para o cliente aparece no documento dele. Assinale Enviar para o portal do cliente se quiser que a veja no portal.
Produtos
Acrescente cada produto com o Formato, a Quantidade (ou o Nº de pacotes) e o Lote n °. Pode carregá-los com Carregar por código de barras ou Carregar por código QR, ou listar só os que têm stock. Anote a Temperatura de saída (°C) de cada produto refrigerado ou congelado: fica como registo de expedição.
Confirmar saída
Até lá é um rascunho editável. Ao clicar em Confirmar saída, a Recipok atribui os lotes que faltem (primeiro o que expira antes), bloqueia esse stock e desconta-o. Se a saída vier de uma encomenda de venda, esta passa a Entregue.
Imprimir e gerir as saídas
Na Lista de saídas filtre por cliente, datas e estado (Encomendas pendentes, Confirmado, Cancelado ou Devoluções). O menu de cada saída oferece:
- Imprimir documento de saída do cliente: a guia de remessa que o cliente assina, com preços só se tiver Preços/doc. assinalado na ficha.
- Imprimir documento de saída interna: a folha de preparação para a produção.
- Cancelar: anula a saída e devolve o stock. Não pode ser desfeito.
- Gerar documento de devolução: veja mais abaixo.
Se o cliente tiver na ficha o regime de IVA espanhol «recargo de equivalencia», o documento de saída acrescenta o recargo correspondente a cada taxa de IVA: 5,2 % para 21 %, 1,4 % para 10 % e 0,5 % para 4 %. Esse mesmo recargo segue para a guia de remessa do seu programa de faturação, se estiver ligado.
Devoluções de clientes
Quando um cliente lhe devolve mercadoria, abra a saída original e clique em Gerar documento de devolução:
- Indique a DOC DAT (data do documento) e o N º do documento. da devolução.
- Escreva quanto volta de cada lote e escolha um motivo para cada produto devolvido. Se a lista estiver vazia, crie os motivos em Dados mestre.
- Conforme o motivo, a devolução afeta o stock (o produto volta a estar disponível) ou não afeta o stock (por exemplo, produto danificado que vai para o lixo).
As devoluções veem-se na lista de saídas com o filtro Devoluções e em Vendas › Devoluções. Ficam ligadas ao lote, por isso também aparecem na rastreabilidade.
Controlo de carga na expedição
Esta função está em testes e será publicada brevemente. Os passos abaixo são os que terá.
Antes de a encomenda sair, pode verificar o veículo e a carga, e deixá-lo registado na guia de remessa. Se houver uma incidência no transporte, fica escrita no mesmo documento que o cliente assina.
Configure-o uma vez
Em Configuração › Dados mestre, em Controlo de carga na expedição, estão as verificações: caixa isotérmica com tampa, placa de frio ou calor, veículo sem cheiros estranhos, sem pó excessivo, sem indícios de pragas e embalagens sem danos nem sujidade. Acrescente, altere ou retire as que não usar; os controlos já feitos mantêm o seu texto. Assinale Pedir o controlo em cada guia de remessa se quiser que a Recipok o avise enquanto faltar.
Registe-o em cada saída
Na saída, clique em Registar controlo de carga. Indique o Transportador e a hora de Saída, e assinale cada verificação como OK ou Não. Se alguma não estiver conforme, a Recipok pede-lhe a ação corretiva antes de guardar. Clique em Guardar controlo.
Leia-o na guia de remessa
A saída fica como Carga OK, Carga com incidências ou Pendente. A guia de remessa impressa, a interna e a do cliente levam o controlo logo acima das assinaturas, com o transportador, a hora de saída e cada verificação.
Dicas
- Confirme a saída no próprio dia em que a mercadoria sai: o stock e a rastreabilidade dependem disso.
- Atenção ao aviso «faltam X sem lote»: significa que vendeu mais do que tinha registado. Feche as ordens pendentes ou ajuste o stock.
- Para ver o que vendeu com o respetivo custo e margem, use o Relatório de saídas de armazém.
- Fatura com outro programa? Ligamos a Recipok ao que já usa (Holded ou outro) para que cada saída confirmada chegue lá como guia de remessa.