Commandes de vente
Offres Avancé et Intégral
Créez et livrez les commandes clients, transformez-les en production avec Commandes par produit, programmez des commandes récurrentes et exportez la liste en PDF ou Excel.
À quoi ça sert
Une commande de vente regroupe ce qu’un client vous commande, pour quel jour et à quel prix. Avec les commandes dans Recipok, l’atelier sait ce qu’il doit produire, la boutique sait ce qu’elle doit préparer, et personne ne dépend d’un carnet ou d’un message WhatsApp égaré.
Les commandes se transforment en production (avec Commandes par produit) et, à la livraison, en sorties avec leur lot. Elles sont utilisées par le responsable, les vendeurs et les personnes qui s’occupent des clients. Les commandes peuvent être saisies par vous, arriver depuis une boutique, depuis le portail clients ou être générées automatiquement par une commande récurrente.
Avant de commencer
- Les commandes de vente sont incluses dans les offres Avancé et Intégral. Les livrer avec lot et déduire le stock fait partie de l’offre Intégral.
- Créez vos clients avec leur tarif : c’est de là que vient le prix de chaque ligne.
- Indiquez le PVC dans les recettes et créez leurs formats de vente si vous vendez le même produit en plusieurs tailles.
- Vérifiez la numérotation des commandes dans Configuration › Données générales.
Créer une commande
Allez dans Ventes › Commandes (la Liste des commandes de vente) et cliquez sur Nouveau. Vous pouvez aussi la créer avec le raccourci Créer une commande client de la barre supérieure.
En-tête
Dans Nouvelle commande de vente, choisissez le Client, la Date du document, la Date de livraison et, si besoin, des Observations. Cliquez sur Créer la commande.
Produits
Avec Ajouter, cherchez chaque préparation, choisissez le Format de conditionnement et la Quantité. Le Prix/unité (€) vient du tarif du client et vous pouvez le modifier. La colonne Stock actuel vous indique si le produit est déjà fabriqué.
Heure et notes
Modifiez l’en-tête pour indiquer la Date et heure de livraison (sans heure, la commande apparaît « toute la journée » dans le calendrier des commandes) et ajoutez des Notes internes.
Si la commande est pour un événement ou un traiteur, dépliez le bloc Matériel d'événement de la commande : nous l’expliquons dans Matériel d’événement.
La liste des commandes
| N° de commande | Client | Date de livr. prévue | 2Statut | |
|---|---|---|---|---|
| PV-0231 | Cafetería El Puerto Récurrente | Demain | En attente | 3Livrer |
| PV-0230 | Hotel Mirador | Aujourd'hui | En production | Livrer |
| PV-0228 | Bar La Esquina | Aujourd'hui | Préparé | Livrer |
| PV-0225 | Cafetería El Puerto | Hier | Livré |
- 1Exporter télécharge les commandes qui correspondent aux filtres, en PDF ou Excel.
- 2Statut : En attente, En production (un ordre de production est en cours), Préparé (production terminée) et Livré.
- 3Livrer prépare le bon de livraison avec ses lots et crée la sortie.
Filtrez par client, boutique, statut et dates, avec les raccourcis Aujourd'hui et Demain. Les commandes livrées peuvent être archivées avec Archiver pour ne pas encombrer la liste (vous les retrouvez dans Archivés). Le menu de chaque ligne propose Modifier, Dupliquer, Rendre récurrente, Envoyer par e-mail (si le client a un e-mail), Imprimer la commande et, avec le portail activé, Écrire au client. Si un client vous a écrit au sujet d’une commande et que personne ne lui a répondu, vous verrez l’étiquette Sans réponse.
Livrer : de la commande à la sortie
Cliquez sur Livrer dans la commande. Dans la fenêtre, vous vérifiez chaque produit avec sa quantité, son Lot, son Emplacement et la Température de sortie (°C) ; vous pouvez lire les codes avec un lecteur. Si vous saisissez un lot à la main, indiquez combien d’unités sortent avec ce lot. Cliquez sur Confirmer et voir le bon de livraison : Recipok crée la sortie, déduit le stock et la commande passe à Livré.
Commandes par produit et vue hebdomadaire
Ventes › Commandes par produit additionne toutes les commandes par préparation et compare le total à ce que vous avez En stock. Depuis chaque ligne, vous pouvez cliquer sur Produire, qui crée l’ordre de production de ce qui manque, ou sur Associer à un ordre de production s’il existe déjà. Survolez la quantité avec la souris pour voir les commandes associées (y compris pour les ingrédients que vous revendez).
La vue Commandes par produit (vue hebdomadaire) répartit les quantités par jour de livraison, avec le total de la semaine. Elle distingue ce qui est vendu à l’unité de ce qui fait partie d’un menu, et s’obtient avec Imprimer le PDF ou Exporter vers Excel pour l’afficher dans l’atelier. Comment organiser la semaine avec elle : Organiser la production de la semaine à partir des commandes.
Commandes récurrentes
Pour le client qui commande la même chose tous les mardis et jeudis. Depuis une commande, Rendre récurrente copie le client, les observations et les produits avec leurs prix actuels ; ou créez-la de zéro avec Nouvelle récurrente dans Commandes récurrentes.
- Périodicité : tous les X jours, toutes les X semaines, tous les X mois ou certains jours de la semaine.
- Première livraison, Dernière livraison (vide, sans fin), Heure de livraison et Jours d'avance : la commande est créée ce nombre de jours avant la livraison.
- M'avertir quand une commande est générée, si vous voulez être prévenu à chaque fois.
Chaque jour prévu, Recipok crée une commande normale en attente, marquée de l’étiquette Récurrente. Le filtre Récurrentes uniquement les affiche ensemble et, en cliquant sur l’étiquette, vous accédez au modèle pour le modifier, le mettre en pause avec Mettre en pause ou le relancer avec Reprendre. Si vous le supprimez, il ne génère plus de commandes, mais celles déjà créées sont conservées.
Exporter la liste
Cliquez sur Exporter. Ce sont les commandes qui correspondent aux filtres actuels qui sont exportées ; cochez Détailler les lignes de chaque commande pour inclure produits, quantité, prix et montant. Choisissez Télécharger le PDF ou Télécharger Excel. Pour les très grandes listes, utilisez Excel : le PDF est coupé au-delà d’un certain volume et vous l’indique.
Vous facturez avec un autre logiciel ? Nous connectons Recipok au logiciel de facturation que vous utilisez déjà pour que les bons de livraison de vos commandes y arrivent tout seuls, sans double saisie.