Clients : fiche, tarif et adresses
Offre Intégral
Créez vos clients avec leur tarif, leurs adresses de livraison et leurs données fiscales, importez-les depuis Excel et gérez leur accès au portail.
À quoi ça sert
La fiche client réunit tout ce dont vous avez besoin pour lui vendre : ses données fiscales et de contact, le tarif auquel il achète, si son bon de livraison affiche les prix ou non, et les adresses où vous livrez. Grâce à elle, chaque commande et chaque sortie se remplit toute seule avec le bon prix et la bonne adresse.
Elle est utilisée par le gérant, le responsable et la personne qui s’occupe de l’administration. C’est aussi le point de départ du portail clients : depuis la liste, vous invitez chaque client à passer ses commandes lui-même.
Avant de commencer
- Les clients sont inclus dans l’offre Intégral. Ils sont gérés par l’administrateur et le responsable ; le rôle Vendeur les utilise dans les commandes, mais ne voit pas la liste des clients.
- Si vous accordez des prix spéciaux, créez d’abord les tarifs de vente : vous pourrez ainsi les attribuer en créant chaque client.
- Demandez-vous comment vous facturez aujourd’hui. Si nous connectons Recipok à votre logiciel de facturation, le numéro fiscal et la raison sociale doivent être corrects dès le départ.
Créer un client
Allez dans Ventes › Clients et cliquez sur Ajouter un client. La fenêtre Créer un client s’ouvre.
| Nom | N° fiscal | Prix/doc. | 2Tarif de vente | Sorties | 3Portail | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Cafetería El Puerto | pedidos@elpuerto.es | B12345678 | Oui | Cafés | 48 | Portail actif |
| Hotel Mirador | compras@hotelmirador.es | A87654321 | Non | Hôtels | 22 | Invité |
| Bar La Esquina | — | — | Oui | PVC | 5 | Sans e-mail |
- 1Ajouter un client ouvre la fiche ; Importer en charge beaucoup d’un coup depuis Excel.
- 2Tarif de vente : à quels prix achète chaque client (PVC, prix de gros ou l’un de vos tarifs).
- 3Portail : n’apparaît que si le portail clients est activé. Sans e-mail, impossible d’inviter le client.
| Champ | À quoi il sert |
|---|---|
| Nom | Le seul obligatoire. C’est le nom que vous verrez dans les commandes et les sorties. |
| Téléphone, E-mail | L’e-mail reçoit les commandes en PDF et sert à inviter le client au portail. |
| N° fiscal, Raison sociale, Type d'identifiant fiscal | Les données qui figurent sur le bon de livraison. Indispensables si vous connectez la facturation. |
| Téléphone 2, Fax, Site web, Observations | Coordonnées supplémentaires et notes internes. |
| Prix/doc. | Si la case est cochée, le document de sortie que reçoit le client affiche les prix. Décochez-la si un autre logiciel facture et que vous voulez seulement un bon de livraison. |
| Tarif de vente | PVC (par défaut), Prix de gros ou n’importe lequel de vos tarifs. |
Si vous avez connecté la facturation, la fiche affiche aussi les données dont ce logiciel a besoin (mode de paiement, régime de TVA, série…) et l’identifiant du client dans ce logiciel. C’est le régime de TVA qui détermine si le bon de livraison inclut la majoration d’équivalence.
Adresses de livraison et de facturation
Un client peut avoir plusieurs adresses : celle de facturation et une par établissement où vous livrez. Enregistrez d’abord le client ; ensuite, dans le bloc Adresses :
Nouvelle adresse
Remplissez les six champs obligatoires, marqués d’un astérisque : Pays, Nom complet du destinataire, Code postal, Adresse de livraison, Région ou État et Ville. Le bouton ne s’active que lorsqu’ils sont tous remplis.
Téléphone et type
Ajoutez le Numéro de téléphone de la personne qui réceptionne et cochez Adresse de facturation s’il s’agit de l’adresse fiscale.
L’adresse par défaut
Cliquez sur Définir par défaut sur l’adresse que vous utilisez le plus : c’est celle qui est proposée dans chaque sortie. Dans la sortie, vous pouvez en choisir une autre.
Si l’enregistrement échoue, Recipok vous prévient par un message : plus aucune adresse ne se perd en silence.
Importer des clients depuis Excel
Dans Ventes › Clients, cliquez sur Importer. Dans la fenêtre Importation massive de clients :
- Cliquez sur Télécharger le modèle et remplissez-le sans modifier les colonnes.
- Faites glisser le fichier (.xlsx ou .xls) dans la zone de dépôt.
- Vérifiez le résultat : si certains clients existaient déjà, Recipok vous l’indique au lieu de les dupliquer.
Si vous venez d’un autre logiciel avec des milliers de clients, ne vous battez pas avec le modèle : envoyez le fichier à l’équipe support et nous l’importons pour vous.
Le client et le portail
Lorsque le portail clients est activé, chaque ligne de la liste a sa colonne Portail avec le bouton Inviter et, une fois le client invité, ces options :
- Boutiques du portail : depuis quelles boutiques il peut vous passer commande. S’il n’en a aucune, il ne peut pas commander.
- Copier le lien d’invitation et Copier le code de connexion, pour les lui renvoyer s’il n’a pas reçu l’e-mail.
- Retirer du portail : il ne peut plus se connecter ni vous passer commande. Le client, ses commandes et son historique sont conservés, et vous pouvez l’inviter de nouveau.
Si vous supprimez un client, son accès au portail est également fermé.
Conseils
- Regardez la colonne Sorties : elle indique combien de bons de livraison a chaque client et aide à repérer les doublons.
- Avant de supprimer un client qui n’achète plus, réfléchissez-y : ses sorties font toujours partie de votre traçabilité.
- Si vous facturez avec un autre logiciel, nous connectons Recipok à celui que vous utilisez déjà pour que les clients et les bons de livraison y arrivent tout seuls.