Verkaufsbestellungen
Tarife Advanced und Integral
Kundenbestellungen anlegen und liefern, über Bestellungen nach Produkt in Produktion umwandeln, wiederkehrende Aufträge planen und die Liste als PDF oder Excel exportieren.
Wofür es da ist
Eine Verkaufsbestellung hält fest, was ein Kunde bei Ihnen bestellt, für welchen Tag und zu welchem Preis. Mit den Bestellungen in Recipok weiß die Backstube, was sie produzieren muss, der Laden weiß, was er vorbereiten muss, und niemand ist mehr auf ein Notizbuch oder eine verlorene WhatsApp-Nachricht angewiesen.
Bestellungen werden zu Produktion (über Bestellungen nach Produkt) und beim Liefern zu Warenausgängen mit Charge. Damit arbeiten Betriebsleitung, Verkäufer und alle, die Kunden betreuen. Bestellungen können von Ihnen erfasst werden, aus einem Shop oder dem Kundenportal kommen oder automatisch durch einen wiederkehrenden Auftrag entstehen.
Bevor Sie beginnen
- Verkaufsbestellungen gibt es in den Tarifen Advanced und Integral. Das Liefern mit Charge und das Abbuchen des Bestands gehören zum Tarif Integral.
- Legen Sie Ihre Kunden mit ihrer Preisliste an: Daraus ergibt sich der Preis jeder Zeile.
- Tragen Sie in den Rezepten den VK-Preis ein und legen Sie Verkaufsformate an, wenn Sie dasselbe Produkt in mehreren Größen verkaufen.
- Prüfen Sie die Nummerierung der Bestellungen unter Konfiguration › Allgemeine Daten.
Eine Bestellung anlegen
Öffnen Sie Verkauf › Bestellungen (die Liste der Verkaufsbestellungen) und klicken Sie auf Neu. Sie können sie auch über den Schnellzugriff Kundenauftrag anlegen in der oberen Leiste erstellen.
Kopfdaten
Wählen Sie unter Neue Verkaufsbestellung den Kunden, das Belegdatum, das Lieferdatum und bei Bedarf Bemerkungen. Klicken Sie auf Bestellung anlegen.
Produkte
Suchen Sie mit Hinzufügen jede Zubereitung, wählen Sie das Verpackungsformat und die Menge. Der Preis/Einh (€) ergibt sich aus der Preisliste des Kunden und lässt sich ändern. Die Spalte Aktueller Bestand zeigt, ob Sie das Produkt schon fertig haben.
Uhrzeit und Notizen
Bearbeiten Sie die Kopfdaten, um Lieferdatum und -uhrzeit anzugeben (ohne Uhrzeit gilt die Bestellung im Bestellkalender als ganztägig), und fügen Sie interne Notizen hinzu.
Ist die Bestellung für ein Event oder ein Catering, klappen Sie in der Bestellung den Bereich Eventmaterial auf: Wir erklären ihn in Eventmaterial.
Die Bestellliste
| Bestellnr. | Kunde | Gepl. Lieferdatum | 2Status | |
|---|---|---|---|---|
| PV-0231 | Cafetería El Puerto Wiederkehrend | Morgen | Ausstehend | 3Liefern |
| PV-0230 | Hotel Mirador | Heute | In Produktion | Liefern |
| PV-0228 | Bar La Esquina | Heute | Vorbereitet | Liefern |
| PV-0225 | Cafetería El Puerto | Gestern | Geliefert |
- 1Exportieren lädt die Bestellungen, die den Filtern entsprechen, als PDF oder Excel herunter.
- 2Status: Ausstehend, In Produktion (ein Produktionsauftrag läuft), Vorbereitet (Produktion abgeschlossen) und Geliefert.
- 3Liefern bereitet den Lieferschein mit seinen Chargen vor und erstellt den Warenausgang.
Filtern Sie nach Kunde, Shop, Status und Datum, mit den Schnellfiltern Heute und Morgen. Gelieferte Bestellungen können Sie Archivieren, damit sie nicht stören (Sie finden sie unter Archiviert). Das Menü jeder Zeile bietet Bearbeiten, Duplizieren, Wiederkehrend machen, Per E-Mail senden (wenn der Kunde eine E-Mail hat), Bestellung drucken und, bei aktivem Portal, Dem Kunden schreiben. Hat ein Kunde Ihnen zu einer Bestellung geschrieben und niemand hat geantwortet, sehen Sie die Markierung Unbeantwortet.
Liefern: von der Bestellung zum Warenausgang
Klicken Sie in der Bestellung auf Liefern. Im Fenster prüfen Sie jedes Produkt mit Menge, Charge, Standort und Ausgangstemperatur (°C); die Codes können Sie mit einem Scanner einlesen. Wenn Sie eine Charge von Hand eingeben, geben Sie an, wie viele Einheiten mit ihr hinausgehen. Klicken Sie auf Bestätigen und Lieferschein anzeigen: Recipok erstellt den Warenausgang, bucht den Bestand ab, und die Bestellung wechselt auf Geliefert.
Bestellungen nach Produkt und Wochenansicht
Verkauf › Bestellungen nach Produkt summiert alle Bestellungen pro Zubereitung und vergleicht sie mit dem, was Sie Auf Lager haben. In jeder Zeile können Sie auf Produzieren klicken, um den Produktionsauftrag für den Fehlbestand anzulegen, oder auf Einem Produktionsauftrag zuordnen, wenn es ihn schon gibt. Fahren Sie mit der Maus über die Menge, um die zugehörigen Bestellungen zu sehen (auch bei Zutaten, die Sie weiterverkaufen).
Die Ansicht Bestellungen nach Produkt (Wochenansicht) verteilt die Mengen auf die Liefertage, mit der Wochensumme. Sie unterscheidet zwischen einzeln Verkauftem und dem, was in einem Menü enthalten ist, und lässt sich mit PDF drucken oder Nach Excel exportieren ausgeben, um sie in der Backstube aufzuhängen. Wie Sie damit die Woche organisieren: Die Wochenproduktion aus den Bestellungen planen.
Wiederkehrende Aufträge
Für den Kunden, der jeden Dienstag und Donnerstag dasselbe bestellt. In einer Bestellung kopiert Wiederkehrend machen den Kunden, die Bemerkungen und die Produkte mit ihren aktuellen Preisen; oder Sie legen ihn mit Neuer wiederkehrender Auftrag unter Wiederkehrende Aufträge neu an.
- Häufigkeit: alle X Tage, alle X Wochen, alle X Monate oder an bestimmten Wochentagen.
- Erste Lieferung, Letzte Lieferung (leer: ohne Ende), Lieferzeit und Tage Vorlauf: Die Bestellung wird so viele Tage vor der Lieferung erstellt.
- Benachrichtigen, wenn ein Auftrag erstellt wird, wenn Sie jedes Mal einen Hinweis möchten.
An jedem fälligen Tag erstellt Recipok eine normale ausstehende Bestellung mit der Markierung Wiederkehrend. Der Filter Nur wiederkehrende zeigt sie gesammelt an, und ein Klick auf die Markierung führt zur Vorlage, wo Sie sie ändern, Pausieren oder Fortsetzen können. Wenn Sie sie löschen, entstehen keine neuen Bestellungen mehr, die bereits erstellten bleiben aber erhalten.
Die Liste exportieren
Klicken Sie auf Exportieren. Exportiert werden die Bestellungen, die den aktuellen Filtern entsprechen; markieren Sie Positionen jedes Auftrags aufführen, um Produkte, Menge, Preis und Betrag einzuschließen. Wählen Sie PDF herunterladen oder Excel herunterladen. Für sehr große Listen nehmen Sie Excel: Das PDF wird ab einer gewissen Menge abgeschnitten, und Recipok weist Sie darauf hin.
Sie schreiben Rechnungen mit einer anderen Software? Wir verbinden Recipok mit Ihrer bestehenden Rechnungssoftware, damit die Lieferscheine Ihrer Bestellungen automatisch dort ankommen und Sie sie nicht zweimal erfassen müssen.