Réceptions de matières premières : bons de livraison, lots et dates limites
Offre Intégral
Enregistrez les bons de livraison et les factures d’achat avec lot, date limite, emplacement et température, joignez le PDF et corrigez les quantités par ajustement.
À quoi ça sert
Une réception de matière première, c'est le bon de livraison ou la facture d'achat saisi dans Recipok. Chaque ligne crée ou complète un lot dans votre entrepôt, avec sa quantité, sa date limite et son emplacement. À partir de là, le stock est à jour, les ordres de production peuvent décompter ce lot et la traçabilité se construit toute seule.
La réception met aussi à jour le prix d'achat de chaque ingrédient et enregistre la température de réception : le contrôle exigé par le HACCP à la réception de la marchandise reste attaché au lot.
Elle sert à la personne qui réceptionne la marchandise ou à celle qui saisit les bons de livraison en fin de journée.
Avant de commencer
- Les réceptions de matières premières sont incluses dans l'offre Intégral.
- Créez vos emplacements (chambres froides, congélateur, réserve sèche) et cochez Traiter comme entrepôt pour ceux qui stockent de la marchandise. Voir Emplacements.
- Préparez les ingrédients avec leur format d'achat et leur fournisseur. Si vous achetez en seaux de 2 kg, vous saisirez « 6 seaux » et Recipok enregistrera 12 kg.
- Si vous allez saisir beaucoup de bons de livraison, consultez d'abord Scanner les bons de livraison et les factures : la réception est créée en lisant le document.
Enregistrer une réception à la main
Allez dans Achats › Entrées et cliquez sur Créer une entrée de matière première. Si la marchandise provient d'une commande, il est plus rapide de convertir la commande en réception.
| Ingrédient | Formats de conditionnement | Quantité | Prix/u. | N° de lot | Date d'exp. | Emplacement |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Fromage frais | Seau 2 kg | 6 = 12 kg | 6,90 € | L24-0912 | 28/10/2026 | Chambre froide 1 |
| Crème 35 % | Brique 1 l | 24 | 3,70 € | N2609-A | 15/10/2026 | Chambre froide 1 |
| Beurre | Plaque 1 kg | 10 | 28,20 € | MB-0930 | 30/12/2026 | Chambre froide 1 |
- 1Scanner le code lit le code-barres de l'emballage ou un QR code de lot et ajoute la ligne. Si le code est nouveau, il vous demande à quel ingrédient il correspond et le mémorise.
- 2Si le prix change, celui de l'ingrédient est mis à jour, ainsi que le coût de ses recettes.
- 3Les données avancées enregistrent la température de réception, les observations et le lot interne.
Données du document
Choisissez le Fournisseur (vous pouvez le créer sur le moment), le Type de document (Bon de livraison ou Facture), le N° de document et la Date. Le numéro et la date sont obligatoires.
Ajoutez les lignes
Avec Ajouter un ingrédient, cherchez chaque produit : d'abord ceux De ce fournisseur, puis les Autres ingrédients. Sur chaque ligne, indiquez le format, la Quantité, le Prix/u., la TVA, la remise, le N° de lot, la Date d'exp. et l'Emplacement.
Contrôle à réception
Cliquez sur Voir les données avancées et notez la T° d'entrée et les Observations (emballage abîmé, produit à mauvaise température). Le N° de lot interne est facultatif : si vous le laissez vide, celui du fournisseur est recopié.
Enregistrer
Les lots sont créés dans leur emplacement. Les lignes sans ingrédient ou avec une quantité nulle sont ignorées. Si une quantité semble multipliée par le format sans que le montant change, Recipok vous alerte avec Vérifiez la quantité avant d'enregistrer.
Après l'enregistrement
| Action | À quoi elle sert |
|---|---|
| Téléverser un PDF | Joint le bon de livraison ou la facture scannée à la réception. Il reste en Pièce jointe pour le consulter quand vous voulez. |
| Générer le code QR | Cochez les lignes et générez les étiquettes QR de ces lots pour les coller sur les cartons. À l'atelier, on les scanne pour décompter le lot. Voir Codes QR de lot. |
| Enregistrer la congélation | Dans le détail de la ligne, enregistre la date à laquelle vous congelez un produit et vous permet d'Imprimer l’étiquette de congélation. |
| Imprimer le document interne | Une feuille avec la réception, à archiver sur papier. |
| Historique | Toutes les modifications de la réception : ce qui s'est passé, qui, quand et pour quel motif. |
Depuis la liste Achats › Entrées, vous pouvez filtrer par fournisseur, type de document, dates ou Lot d’ingrédient, et Dupliquer, Archiver ou Imprimer des réceptions.
Corriger une réception : les ajustements
Une réception enregistrée fait déjà partie du stock, elle ne se réécrit donc pas : elle s'ajuste. Si vous modifiez la quantité d'une ligne, Recipok vous demande le Motif de l'ajustement :
- Détérioré, Périmé, Retour ou Divers ajustements.
- Un Détail (facultatif), par exemple « 9 sacs livrés au lieu de 10 ».
L'ajustement figure dans l'Historique de la réception et dans les mouvements de lot.
Retourner de la marchandise au fournisseur
Si vous retournez une partie d'un bon de livraison (arrivée cassée ou à mauvaise température), notez-le sur la ligne dans Observations et T° d'entrée, puis corrigez la quantité avec le motif Retour. Ainsi, le stock reflète ce que vous gardez réellement et le motif reste tracé.
Pour sortir de la matière première de l'entrepôt pour d'autres raisons, Gestion des stocks › Traçabilité inverse propose Créer une sortie de matière première, avec le même formulaire que la réception.
Contrôle de réception
Cette fonction est en cours de test et sera publiée prochainement.
Lorsque la marchandise arrive, la réception comprend un contrôle de réception : l’état du transport et celui de l’emballage, en plus de la température que vous notez déjà sur chaque ligne.
- Cliquez sur Enregistrer et marquez chaque point comme conforme ou comme incident.
- Si un point n’est pas conforme, indiquez l’action corrective : ce qui a été fait de la marchandise (refusée, retournée au fournisseur, acceptée après contrôle…). Sans elle, rien n’est enregistré.
- La réception est marquée Réception conforme ou Réception avec incidents, et ce résultat s’affiche sur la réception.
Retourner au fournisseur, avec son propre écran
Aujourd’hui, le retour s’enregistre comme l’explique la section ci-dessus. La suite sera un écran dédié : la façon de procéder va donc changer.
Sur la réception, cliquez sur Retourner au fournisseur. Indiquez ce qui revient de chaque ligne dans À retourner, choisissez le Motif et décrivez l’Incident s’il y en a un. Cliquez ensuite sur Créer le retour :
- Recipok ne permet pas de retourner plus que ce qui a été reçu, ni plus que ce qui reste dans ce lot.
- Ce qui revient sort de son lot, sauf si le motif indique qu’il n’affecte pas le stock (par exemple, si la marchandise a déjà été jetée).
- Le retour reçoit son numéro et apparaît dans la liste Retours fournisseur de cette réception. Il ne se modifie pas : en cas d’erreur, annulez-le avec Annuler et créez-en un autre. En l’annulant, ce qu’il avait sorti du stock retourne à ses lots.
- Si vous avez Holded connecté, vous pouvez l’envoyer avec Envoyer à Holded. Si vous l’annulez ici alors qu’il y était déjà, annulez-le aussi dans Holded.
Conseils
- Enregistrez le bon de livraison le jour de son arrivée : si vous attendez le vendredi, les ordres de la semaine décompteront des lots qui n'existent pas et le stock passera en négatif.
- Stock initial : le premier jour, créez une réception « inventaire initial » par fournisseur avec tous les lots que vous avez et leurs dates limites. Nous l'expliquons dans Stock par lots.
- Si vous utilisez un logiciel de facturation ou de comptabilité, nous connectons Recipok à celui-ci pour que chaque réception y arrive comme un achat sans être saisie deux fois.