Fornecedores: registo, documentos e importação
Todos os planos
Registe os seus fornecedores com os dados fiscais e sanitários, guarde os certificados, importe-os do Excel e consulte o que lhe vende cada um.
Para que serve
A ficha de fornecedor reúne num só sítio quem lhe vende, como o contactar, os seus dados fiscais e sanitários e os seus certificados. A partir daí, cada ingrediente sabe a quem é comprado, as encomendas são enviadas para o e-mail certo e o plano HACCP tem a sua lista de fornecedores aprovados.
Quem trata dela é quem compra ou quem se ocupa da qualidade. Convém registá-los antes dos ingredientes: a importação de ingredientes só liga o fornecedor se este já existir com o nome exato.
Antes de começar
- Está em todos os planos, em Compras › Fornecedores.
- Reúna de cada fornecedor: nome comercial, denominação social, NIF, número de registo sanitário, e-mail para encomendas e telefone. Tenha à mão os seus certificados em PDF.
Registar um fornecedor
Clique em Adicionar fornecedor. Abre-se a ficha com estes campos:
| Campo | Para que serve |
|---|---|
| Nome (obrigatório) | Como lhe chamam na fábrica. É o que se procura ao atribuí-lo a ingredientes e na importação. |
| O endereço para onde a Recipok envia as encomendas de compra. | |
| No. interno | O seu número de fornecedor. A Recipok propõe o seguinte. |
| Razão social, Tipo de id. fiscal e Fiscal No. | Os dados fiscais. O número fiscal impede criar o mesmo fornecedor duas vezes. |
| N.º de registo sanitário | O registo sanitário do fornecedor. O plano HACCP inclui-o no anexo de fornecedores aprovados. |
| Telefone, Telefone 2, Fax, Site web | Contacto. |
| Direção (morada fiscal) e Morada comercial | A de faturação e a de recolha ou armazém. |
| Observações | Dias de entrega, encomenda mínima, pessoa de contacto… |
Clique em confirme. Se ligar a Recipok ao seu programa de faturação, os dados fiscais acompanham o fornecedor.
| Nome | Fiscal No. | N.º de registo sanitário | Documentação | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Lácteos Norte | B12345678 | 15.01234/LU | pedidos@lacteosnorte.es | 2Gerir | Ingredientes · Editar |
| Harinas del Sur | B87654321 | 20.04567/SE | comercial@harinasdelsur.es | Gerir | Ingredientes · Editar |
| Granja El Prado | B11223344 | 14.00987/CO | info@granjaelprado.es | Gerir | Ingredientes · Editar |
- 1Importar a partir do modelo Excel; ao lado, exportar a lista para Excel ou PDF.
- 2Documentação: os PDF do fornecedor (certificados, homologação, seguro).
Documentos do fornecedor
Na coluna Documentação, clique em Gerir. Com PDF escalada (carregar PDF) adiciona os documentos de que precisar: certificado sanitário, ficha de homologação, certificado de qualidade, seguro de responsabilidade civil. Cada um pode ser descarregado ou eliminado.
Tenha aqui os certificados em vigor de cada fornecedor e o seu número sanitário. São a evidência do controlo de fornecedores que a inspeção (ASAE) verifica.
O que lhe vende cada fornecedor
O botão Ingredientes de cada linha mostra os ingredientes desse fornecedor com a sua unidade, preço, formato e preço do formato. Com Transferir PDF obtém essa lista em PDF, útil para rever preços com o comercial.
Importar e exportar
Descarregue o modelo
Clique em Importar. Em Importação em massa de fornecedores, clique em Transferir modelo.
Preencha-o
Uma linha por fornecedor. A linha de exemplo é ignorada.
Carregue-o
Arraste o ficheiro (.xlsx ou .xls) ou clique no quadro e clique em Importar. A Recipok evita duplicados pelo número fiscal e, se não houver, pelo nome. No fim verá os que não foi possível importar.
Para exportar, use os botões de Excel e PDF da barra da lista. Exportam o que estiver a ver, com o filtro de pesquisa aplicado.
Eliminar um fornecedor
Clique em Remover na sua linha e confirme. Os seus documentos PDF também são apagados. Se o fornecedor ainda estiver em uso, a Recipok avisa-o de que não pode ser eliminado.
Fornecedores ligados
Se um fornecedor seu também trabalha com a Recipok e lhe dá acesso à loja dele, no fim do menu Compras aparece Fornecedores ligados (em beta). A partir daí vê o seu catálogo e faz-lhe encomendas diretamente com Fazer pedido. Se outro fornecedor lhe der um código de ligação, escreva-o nesse mesmo ecrã e clique em Ligar. Se é você quem vende a outros negócios, veja Portal de clientes.
Dicas
Um fornecedor, uma ficha; um ingrediente, uma ficha. Se compra a mesma farinha a dois fornecedores, não duplique o ingrediente: adicione os dois fornecedores na sua ficha.