Commandes fournisseurs : créer, envoyer et réceptionner
Offres Essentiel, Avancé et Intégral
Créez des commandes d’achat, envoyez-les par e-mail ou WhatsApp avec un lien sécurisé et convertissez-les en entrée en entrepôt à l’arrivée de la marchandise.
À quoi ça sert
Une commande fournisseur est la liste de ce que vous achetez, avec quantités, formats et prix, envoyée depuis Recipok plutôt que par téléphone ou sur papier. Le fournisseur la reçoit en PDF par e-mail ou par un lien WhatsApp, et vous gardez la trace de ce que vous avez commandé, quand et à qui.
Quand la marchandise arrive, la commande se convertit en entrée en entrepôt en un clic : inutile de ressaisir les lignes. Ainsi, le stock, les lots et les prix d'achat se mettent à jour avec ce qui est réellement arrivé.
Elle sert à la personne qui fait les achats de l'atelier : le responsable, le magasinier ou le patron lui-même.
Avant de commencer
- Les commandes sont disponibles à partir de l'offre Essentiel. Convertir la commande en entrée en entrepôt fait partie de l'offre Intégral, car cela crée du stock par lots.
- Créez vos fournisseurs, de préférence avec leur adresse e-mail.
- Dans chaque ingrédient, dans l'onglet des fournisseurs, indiquez qui vous le vend. Ainsi, quand vous choisissez le fournisseur dans la commande, Recipok vous suggère ses produits.
- Si vous achetez en sacs, en cartons ou en seaux, créez le format d'achat de l'ingrédient : la commande se fait en conditionnements et Recipok calcule les kilos ou les litres.
- Vérifiez l'adresse de livraison de votre entreprise dans la configuration : c'est celle qui est proposée dans chaque commande.
Créer une commande
Allez dans Achats › Commandes. Vous verrez la liste Commandes aux fournisseurs avec leur numéro, fournisseur, date, montant et état. Cliquez sur Créer une commande fournisseurs.
| Description/produit | Format | Quantité | Total | Prix du format | Emplacement |
|---|---|---|---|---|---|
| Fromage frais | Seau 2 kg | 6 | 12 kg | 13,80 € | Chambre froide 1 |
| Crème 35 % | Brique 1 l | 24 | 24 l | 3,70 € | Chambre froide 1 |
| Beurre | Plaque 1 kg | 10 | 10 kg | 8,20 € | Chambre froide 1 |
- 1Les produits du fournisseur sont suggérés dès que vous le choisissez. Vous pouvez en chercher d'autres par nom ou par référence et modifier les quantités.
- 2Masquer les prix si vous ne voulez pas que le fournisseur voie dans le PDF les prix que vous avez enregistrés. Le message au fournisseur figure sur la commande.
Fournisseur et données de la commande
Choisissez le Fournisseur, le Responsable de la réception et vérifiez l'Adresse de livraison. Si vous utilisez votre propre numérotation, saisissez-la dans N° de contrôle interne.
Produits
Cochez les produits suggérés ou cliquez sur Ajouter un ingrédient. Pour chaque ligne, indiquez le Format, la Quantité et, si vous le souhaitez, l'Emplacement où il sera rangé à l'arrivée.
Messages et e-mail
Rédigez le Message au fournisseur (horaires, instructions) et, si nécessaire, le Message à l'utilisateur responsable, qui est une note interne. Dans Liste d'e-mails, ajoutez d'autres destinataires séparés par des virgules et cochez M'envoyer une copie pour la recevoir vous aussi.
Enregistrer
La commande passe en En attente d'envoi. Vous pouvez aussi y joindre un fichier (par exemple l'offre du fournisseur) avec Importer un fichier.
Si vous ne voulez pas décider vous-même des quantités, laissez Recipok les proposer à partir de la production planifiée et du stock. Nous l'expliquons dans Liste de courses et recommandation de commandes.
Envoyer la commande au fournisseur
Dans la liste, ouvrez le menu ⋮ de la commande :
| Option | Ce qu'elle fait |
|---|---|
| Envoyer par e-mail | Envoie la commande avec son PDF en pièce jointe. Elle vous affiche les Destinataires (l'e-mail du fournisseur et ceux de la liste) pour que vous les vérifiiez ; cliquez sur Envoyer la commande. La commande passe en Envoyé. |
| Partager (WhatsApp) | Ouvre WhatsApp avec le numéro de la commande et un lien sécurisé. Le fournisseur l'ouvre sans compte et ne voit que cette commande. |
| Partager le PDF et Imprimer la commande | Ouvrent le PDF pour le télécharger, l'imprimer ou l'envoyer par un autre moyen. |
| Dupliquer, Archiver, Supprimer | Pour répéter une commande habituelle, retirer les anciennes de la vue (bouton Archivés pour les voir) ou supprimer une commande faite par erreur. |
Les états d'une commande sont : En attente d'envoi, Envoyé, Réception partielle, Marchandise reçue et Annulé. Vous pouvez changer l'état de plusieurs commandes à la fois en les cochant dans la liste.
Recevoir la marchandise : convertir en réception
Convertir en entrée en entrepôt
Quand le camion arrive, ouvrez le menu ⋮ de la commande et cliquez sur Convertir en entrée en entrepôt. La Nouvelle entrée en entrepôt s'ouvre avec les lignes de la commande déjà renseignées.
Complétez avec le bon de livraison
Saisissez le N° de document du bon de livraison ou de la facture et la date. Sur chaque ligne, ajustez la quantité reçue et notez le lot, la date limite et l'emplacement. Si vous recevez moins que la quantité commandée, n'indiquez que ce qui a été reçu.
Enregistrer
La réception est créée avec ses lots et s'ouvre pour que vous la vérifiiez. La commande passe en Réception partielle ou en Marchandise reçue. Le détail de la réception se trouve dans Réceptions de matières premières.
Conseils et erreurs fréquentes
- L'option de conversion n'apparaît pas : la commande est déjà entièrement reçue, elle n'a pas de produits ou votre offre n'inclut pas les entrées en entrepôt.
- La commande n'affiche aucun produit suggéré : ce fournisseur n'est associé à aucun ingrédient. Affectez-le dans la fiche de chaque ingrédient.
- Archivez au lieu de supprimer : la commande prouve ce que vous avez commandé en cas de réclamation auprès du fournisseur.
- Si vous travaillez avec un logiciel de facturation ou de comptabilité, nous pouvons le connecter à Recipok pour que les achats ne soient pas saisis deux fois. Demandez-nous une intégration sur mesure.