Pedidos a proveedor: crear, enviar y recibir
Planes Esencial, Avanzado e Integral
Crea órdenes de compra, envíalas por correo o WhatsApp con un enlace seguro y conviértelas en entrada de almacén cuando llegue la mercancía.
Para qué sirve
Un pedido a proveedor (orden de compra) es la lista de lo que compras, con cantidades, formatos y precios, enviada desde Recipok en lugar de por teléfono o en un papel. El proveedor lo recibe en PDF por correo o con un enlace por WhatsApp, y tú tienes el registro de qué pediste, cuándo y a quién.
Cuando llega la mercancía, el pedido se convierte en la entrada de almacén con un clic: no hay que volver a escribir las líneas. Así el inventario, los lotes y los precios de compra se actualizan con lo que de verdad llegó.
Lo usa quien hace las compras del taller: el encargado, el responsable de almacén o el propio dueño.
Antes de empezar
- Los pedidos están disponibles desde el plan Esencial. Convertir el pedido en entrada de almacén es del plan Integral, porque crea inventario por lotes.
- Da de alta a tus proveedores, de preferencia con su correo electrónico.
- En cada ingrediente, en la pestaña de proveedores, indica quién te lo vende. Así, al elegir el proveedor en el pedido, Recipok te sugiere sus productos.
- Si compras en bultos, cajas o cubetas, crea la presentación de compra del ingrediente: el pedido se hace en envases y Recipok calcula los kilos o litros.
- Revisa la dirección de entrega de tu empresa en la configuración: es la que se propone en cada pedido.
Crear un pedido
Entra a Compras › Pedidos. Verás el listado Pedidos a proveedores con su número, proveedor, fecha, importe y estado. Haz clic en Crear pedido a proveedores.
| Descripción/producto | Formato | Cantidad | Total | Precio formato | Ubicación |
|---|---|---|---|---|---|
| Queso crema | Cubeta 2 kg | 6 | 12 kg | 13.80 € | Cámara 1 |
| Crema para batir 35 % | Caja 1 l | 24 | 24 l | 3.70 € | Cámara 1 |
| Mantequilla | Barra 1 kg | 10 | 10 kg | 8.20 € | Cámara 1 |
- 1Los productos del proveedor salen sugeridos al elegirlo. Puedes buscar otros por nombre o referencia y cambiar cantidades.
- 2Ocultar precios si no quieres que el proveedor vea en el PDF los precios que tienes registrados. El mensaje al proveedor sale en el pedido.
Proveedor y datos del pedido
Elige el Proveedor, el Responsable de recibirlo y revisa la Dirección de entrega. Si usas un número propio, escríbelo en el Nº control interno.
Productos
Marca los productos sugeridos o haz clic en Añadir ingrediente. Para cada línea indica el Formato, la Cantidad y, si quieres, la Ubicación donde se guardará al llegar.
Mensajes y correo
Escribe el Mensaje al proveedor (horarios, instrucciones) y, si hace falta, el Mensaje al usuario responsable, que es una nota interna. En Lista de Emails agrega otros destinatarios separados por comas y marca Enviarme copia para recibirlo tú también.
Guardar
El pedido queda en Pendiente de enviar. También puedes adjuntarle un archivo (por ejemplo, la cotización del proveedor) con Subir archivo.
Si no quieres decidir tú las cantidades, deja que Recipok las proponga a partir de la producción planeada y el inventario. Lo explicamos en Lista de compras y recomendación de pedidos.
Enviar el pedido al proveedor
En el listado, abre el menú ⋮ del pedido:
| Opción | Qué hace |
|---|---|
| Enviar vía Email | Envía el pedido con su PDF adjunto. Te muestra los Destinatarios (el correo del proveedor y los de la lista) para que los revises; haz clic en Enviar pedido. El pedido pasa a Enviado. |
| Compartir (WhatsApp) | Abre WhatsApp con el número del pedido y un enlace seguro. El proveedor lo abre sin cuenta y solo ve ese pedido. |
| Compartir PDF e Imprimir pedido | Abren el PDF para descargarlo, imprimirlo o enviarlo por otro medio. |
| Duplicar, Archivar, Eliminar | Para repetir un pedido habitual, quitar de la vista los antiguos (botón Archivados para verlos) o borrar uno hecho por error. |
Los estados de un pedido son: Pendiente de enviar, Enviado, Recepción parcial, Mercancía recibida y Cancelado. Puedes cambiar el estado de varios pedidos a la vez marcándolos en el listado.
Recibir la mercancía: convertir en entrada
Convertir a entrada en almacén
Cuando llega el camión, abre el menú ⋮ del pedido y haz clic en Convertir a entrada en almacén. Se abre la Nueva entrada de almacén con las líneas del pedido ya puestas.
Completa lo que trae la remisión
Escribe el N° Documento de la remisión o factura y la fecha. En cada línea ajusta la cantidad que llegó y anota el lote, la fecha de caducidad y la ubicación. Si recibes menos de lo pedido, pon solo lo recibido.
Guardar
Se crea la entrada con sus lotes y se abre para que la revises. El pedido pasa a Recepción parcial o a Mercancía recibida. Los detalles de la entrada están en Entradas de materia prima.
Consejos y errores frecuentes
- No aparece la opción de convertir: el pedido ya está recibido completo, no tiene productos o tu plan no incluye las entradas de almacén.
- El pedido sale sin productos sugeridos: ese proveedor no está asociado a ningún ingrediente. Asígnalo en la ficha de cada ingrediente.
- Archiva en lugar de borrar: el pedido es la prueba de lo que pediste si luego hay una reclamación al proveedor.
- Si trabajas con un programa de facturación o contabilidad, podemos conectar Recipok con él para que las compras no se capturen dos veces. Pregúntanos por una integración a la medida.