Connectez Recipok à votre facturation, votre comptabilité ou votre caisse
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Quelles données peuvent être synchronisées avec le logiciel que vous utilisez déjà, quels connecteurs sont prêts et comment nous menons une intégration sur mesure.
À quoi ça sert
Recipok sait ce qui se passe à l’intérieur de l’atelier : ce que vous achetez, ce que vous produisez, avec quels lots et à qui vous le livrez. Votre logiciel de facturation, votre comptabilité ou votre caisse savent ce qui se passe au bureau et au comptoir. S’ils ne communiquent pas entre eux, quelqu’un finit par saisir deux fois le même bon de livraison, le même client ou le même prix, et les erreurs apparaissent en fin de mois.
C’est pourquoi nous connectons Recipok au logiciel que vous utilisez déjà. Cet article s’adresse au gérant ou au responsable qui veut savoir ce qui peut être synchronisé, comment nous menons une intégration sur mesure et ce dont nous avons besoin de votre part pour commencer.
Ce qui peut être synchronisé
Une intégration fait circuler des données dans un sens ou dans les deux. Voici les cas que les ateliers nous demandent le plus :
| Donnée | Sens habituel | À quoi ça sert |
|---|---|---|
| Clients | Dans les deux sens | Vous créez un client une seule fois, avec son numéro fiscal et son adresse, et il existe dans les deux logiciels. |
| Commandes de vente | De votre boutique en ligne ou de votre logiciel vers Recipok | La commande arrive automatiquement dans Recipok et se transforme en production. |
| Bons de livraison | De Recipok vers votre facturation | Chaque sortie confirmée, avec son lot et son prix, arrive prête à être facturée. |
| Prix et produits | De Recipok vers votre facturation ou votre caisse | Vos recettes existent comme produits avec leur référence, leur prix de vente TTC et leur TVA. |
| Stock | Selon le cas | Ce qu’il y a en entrepôt se consulte ou s’ajuste depuis l’autre logiciel. |
| Ventes de la caisse | De la caisse vers Recipok | Ce qui est vendu au comptoir déduit le produit fini et apparaît dans vos rapports. |
| Achats | De Recipok vers votre comptabilité | Les réceptions de marchandise sont transmises comme bons de livraison fournisseur. |
12 cheesecakes pour vendredi.
Ils sont produits avec leur lot et livrés avec un bon de livraison.
Avec le client, le lot, le prix de son tarif et la TVA.
- 1Entrée : la commande arrive depuis un autre logiciel et apparaît dans Commandes comme si vous l’aviez saisie vous-même.
- 2Sortie : le bon de livraison confirmé dans Recipok part vers votre logiciel de facturation.
Les connecteurs qui fonctionnent déjà
Dans le menu de votre compte, en haut à droite, Intégrations regroupe les connecteurs prêts à l’emploi (visibles par le responsable et l’administrateur) :
- Holded : clients, fournisseurs, commandes de vente, produits, réceptions et sorties. Nous l’expliquons dans Connecter Recipok à Holded.
- Dobbox : des sondes de température qui créent automatiquement les registres HACCP des chambres froides. Il se configure avec l’e-mail et le mot de passe de votre compte Dobbox.
- API Token (offre Intégral) : la clé qui permet à un autre logiciel de lire et d’écrire dans Recipok. Voir API publique et jetons.
Pour les boutiques équipées du TPV Ágora, une connexion est en préparation : elle envoie le stock de l’atelier à chaque boutique sous forme de bons de réception. Nous l’expliquons dans Connecter Recipok au TPV Ágora.
Comment nous menons une intégration sur mesure
Quand votre logiciel n’a pas de connecteur, nous le construisons. La démarche est toujours la même :
Vous nous dites ce que vous utilisez et ce que vous voulez faire circuler
Par le chat ou lors d’un appel. L’important, c’est l’objectif : « je ne veux plus ressaisir les bons de livraison » ou « je veux que ce qui est vendu en caisse déduise le stock ».
Nous étudions votre logiciel
Nous regardons s’il a une API, s’il exporte ou importe des fichiers et quelles données il permet d’échanger. Nous vous disons alors ce qui est possible, dans quel sens et à quelle fréquence.
Nous vous envoyons une proposition
Quelles données sont synchronisées, quand, et ce qui doit être correctement renseigné au préalable (numéro fiscal des clients, références des produits). Nous ne commençons pas sans votre accord.
Nous la testons avec vos données
D’abord avec quelques documents réels. Vous comparez ce qui arrive avec ce que vous attendiez et nous ajustons.
Nous la mettons en service et nous la surveillons
Si une synchronisation échoue (une clé expirée, un client sans numéro fiscal), nous le détectons et nous vous prévenons.
Les informations que nous vous demanderons
- Le nom et la version du logiciel, et s’il est dans le cloud ou installé sur un ordinateur.
- Qui le maintient : l’entreprise ou l’informaticien à contacter si une clé ou une autorisation est nécessaire.
- Quelles données vous voulez faire circuler et dans quel sens : clients, commandes, bons de livraison, prix, stock, ventes.
- Votre volume de mouvements : commandes par jour, bons de livraison par mois, produits dans la caisse.
- Deux ou trois documents d’exemple : un bon de livraison, une facture ou un export, pour voir comment vous nommez vos clients et vos produits.
- Comment vous identifiez vos produits : si vous utilisez des références ou des codes-barres, ils doivent être les mêmes dans les deux logiciels.
Avant de connecter, vérifiez que vos clients ont un numéro fiscal et une raison sociale corrects et que vos recettes ont leur SKU ou référence. C’est ce qui permet d’associer un même client ou un même produit dans les deux logiciels sans le dupliquer.
Conseils
- Commencez par un seul flux, celui qui vous prend le plus d’heures (presque toujours les bons de livraison), et élargissez ensuite.
- Décidez quel logiciel fait foi pour chaque donnée. Par exemple : les prix se modifient dans Recipok et l’autre logiciel les reçoit.
- Si vous devez transférer des recettes ou des ingrédients depuis un tableur, faites-le avant de connecter. Nous l’expliquons dans Passer vos recettes d’Excel à Recipok.
Dites-nous quel logiciel vous utilisez et ce que vous aimeriez ne plus avoir à saisir. Nous vous répondons dans le chat avec ce qui est faisable dans votre cas.