Ordini ai fornitori: creare, inviare e ricevere
Piani Essenziale, Avanzato e Integrale
Crea ordini d’acquisto, inviali per email o WhatsApp con un link sicuro e convertili in entrata in magazzino quando arriva la merce.
A cosa serve
Un ordine al fornitore è l’elenco di ciò che acquisti, con quantità, formati e prezzi, inviato da Recipok invece che per telefono o su un foglio. Il fornitore lo riceve in PDF per email o con un link su WhatsApp, e tu hai la registrazione di cosa hai ordinato, quando e a chi.
Quando arriva la merce, l’ordine diventa l’entrata in magazzino con un clic: non devi riscrivere le righe. Così il magazzino, i lotti e i prezzi d’acquisto si aggiornano con ciò che è arrivato davvero.
Lo usa chi fa gli acquisti del laboratorio: il responsabile, il magazziniere o il titolare stesso.
Prima di iniziare
- Gli ordini sono disponibili dal piano Essenziale. Convertire l’ordine in entrata in magazzino fa parte del piano Integrale, perché crea stock per lotti.
- Registra i tuoi fornitori, meglio se con il loro indirizzo email.
- In ogni ingrediente, nella scheda dei fornitori, indica chi te lo vende. Così, quando scegli il fornitore nell’ordine, Recipok ti suggerisce i suoi prodotti.
- Se acquisti in sacchi, cartoni o secchi, crea il formato d’acquisto dell’ingrediente: l’ordine si fa in confezioni e Recipok calcola i chili o i litri.
- Controlla l’indirizzo di consegna della tua azienda nella configurazione: è quello proposto in ogni ordine.
Creare un ordine
Entra in Acquisti › Ordini. Vedrai l’elenco Ordini ai fornitori con numero, fornitore, data, importo e stato. Premi Crea ordine ai fornitori.
| Descrizione/prodotto | Formato | Quantità | Totale | Prezzo formato | Luogo |
|---|---|---|---|---|---|
| Formaggio spalmabile | Secchio 2 kg | 6 | 12 kg | 13,80 € | Cella 1 |
| Panna 35 % | Brick 1 l | 24 | 24 l | 3,70 € | Cella 1 |
| Burro | Panetto 1 kg | 10 | 10 kg | 8,20 € | Cella 1 |
- 1I prodotti del fornitore vengono suggeriti quando lo scegli. Puoi cercarne altri per nome o codice e cambiare le quantità.
- 2Nascondi i prezzi se non vuoi che il fornitore veda nel PDF i prezzi che hai registrato. Il messaggio al fornitore compare nell’ordine.
Fornitore e dati dell’ordine
Scegli il Fornitore, il Responsabile che lo riceverà e controlla l’Indirizzo di consegna. Se usi una tua numerazione, scrivila in N. controllo interno.
Prodotti
Seleziona i prodotti suggeriti o premi Aggiungi ingrediente. Per ogni riga indica il Formato, la Quantità e, se vuoi, il Luogo (l’ubicazione) dove verrà riposto all’arrivo.
Messaggi ed email
Scrivi il Messaggio al fornitore (orari, istruzioni) e, se serve, il Messaggio all'utente responsabile, che è una nota interna. In Elenco di email aggiungi altri destinatari separati da virgole e seleziona Inviami una copia per riceverlo anche tu.
Salva
L’ordine resta In attesa di invio. Puoi anche allegargli un file (per esempio, l’offerta del fornitore) con Carica file.
Se non vuoi decidere tu le quantità, lascia che Recipok le proponga a partire dalla produzione pianificata e dal magazzino. Lo spieghiamo in Lista della spesa e ordini consigliati.
Inviare l’ordine al fornitore
Nell’elenco, apri il menu ⋮ dell’ordine:
| Opzione | Cosa fa |
|---|---|
| Invia via email | Invia l’ordine con il PDF allegato. Ti mostra i Destinatari (l’email del fornitore e quelle dell’elenco) perché tu li controlli; premi Invia ordine. L’ordine passa a Inviato. |
| Condividi (WhatsApp) | Apre WhatsApp con il numero dell’ordine e un link sicuro. Il fornitore lo apre senza account e vede solo quell’ordine. |
| Condividi PDF e Ordine di stampa | Aprono il PDF per scaricarlo, stamparlo o inviarlo in un altro modo. |
| Duplica, Archivia, Elimina | Per ripetere un ordine abituale, togliere dalla vista quelli vecchi (pulsante Archiviato per vederli) o cancellarne uno fatto per errore. |
Gli stati di un ordine sono: In attesa di invio, Inviato, Accoglienza parziale, Merce ricevuta e Annullato. Puoi cambiare lo stato di più ordini contemporaneamente selezionandoli nell’elenco.
Ricevere la merce: convertire in entrata
Converti in voce di magazzino
Quando arriva il camion, apri il menu ⋮ dell’ordine e premi Converti in voce di magazzino. Si apre il Nuovo ingresso al magazzino con le righe dell’ordine già inserite.
Completa ciò che riporta il DDT
Scrivi il Documento n ° del DDT (documento di trasporto) o della fattura e la data. In ogni riga regola la quantità arrivata e annota il lotto, la scadenza e l’ubicazione. Se ricevi meno di quanto ordinato, inserisci solo ciò che hai ricevuto.
Salva
Viene creata l’entrata con i suoi lotti e si apre perché tu la ricontrolli. L’ordine passa a Accoglienza parziale o a Merce ricevuta. I dettagli dell’entrata sono in Entrate di materia prima.
Consigli ed errori frequenti
- Non compare l’opzione per convertire: l’ordine è già stato ricevuto per intero, non ha prodotti o il tuo piano non include le entrate in magazzino.
- L’ordine esce senza prodotti suggeriti: quel fornitore non è associato a nessun ingrediente. Assegnalo nella scheda di ogni ingrediente.
- Archivia invece di cancellare: l’ordine è la prova di ciò che hai ordinato se poi c’è un reclamo al fornitore.
- Se lavori con un programma di fatturazione o contabilità, possiamo collegarlo a Recipok perché gli acquisti non si scrivano due volte. Chiedici un’integrazione su misura.