Pedidos a proveedor: crear, enviar y recibir
Planes Esencial, Avanzado e Integral
Crea pedidos de compra, envíalos por email o WhatsApp con un enlace seguro y conviértelos en entrada de almacén cuando llegue la mercancía.
Para qué sirve
Un pedido a proveedor es la lista de lo que compras, con cantidades, formatos y precios, enviada desde Recipok en vez de por teléfono o en un papel. El proveedor lo recibe en PDF por correo o con un enlace por WhatsApp, y tú tienes el registro de qué pediste, cuándo y a quién.
Cuando llega la mercancía, el pedido se convierte en la entrada de almacén con un clic: no hay que volver a escribir las líneas. Así el stock, los lotes y los precios de compra se actualizan con lo que de verdad ha llegado.
Lo usa quien hace las compras del obrador: el encargado, el responsable de almacén o el propio dueño.
Antes de empezar
- Los pedidos están disponibles desde el plan Esencial. Convertir el pedido en entrada de almacén es del plan Integral, porque crea stock por lotes.
- Da de alta tus proveedores, mejor con su correo electrónico.
- En cada ingrediente, en la pestaña de proveedores, indica quién te lo vende. Así, al elegir el proveedor en el pedido, Recipok te sugiere sus productos.
- Si compras en sacos, cajas o cubos, crea el formato de compra del ingrediente: el pedido se hace en envases y Recipok calcula los kilos o litros.
- Revisa la dirección de entrega de tu empresa en la configuración: es la que se propone en cada pedido.
Crear un pedido
Entra en Compras › Pedidos. Verás el listado Pedidos a proveedores con su número, proveedor, fecha, importe y estado. Pulsa Crear pedido a proveedores.
| Descripción/producto | Formato | Cantidad | Total | Precio formato | Ubicación |
|---|---|---|---|---|---|
| Queso crema | Cubo 2 kg | 6 | 12 kg | 13,80 € | Cámara 1 |
| Nata 35 % | Brick 1 l | 24 | 24 l | 3,70 € | Cámara 1 |
| Mantequilla | Placa 1 kg | 10 | 10 kg | 8,20 € | Cámara 1 |
- 1Los productos del proveedor salen sugeridos al elegirlo. Puedes buscar otros por nombre o referencia y cambiar cantidades.
- 2Ocultar precios si no quieres que el proveedor vea en el PDF los precios que tienes registrados. El mensaje al proveedor sale en el pedido.
Proveedor y datos del pedido
Elige el Proveedor, el Responsable de recibirlo y revisa la Dirección de entrega. Si usas un número propio, escríbelo en el Nº control interno.
Productos
Marca los productos sugeridos o pulsa Añadir ingrediente. Para cada línea indica el Formato, la Cantidad y, si quieres, la Ubicación donde se guardará al llegar.
Mensajes y correo
Escribe el Mensaje al proveedor (horarios, instrucciones) y, si hace falta, el Mensaje al usuario responsable, que es una nota interna. En Lista de Emails añade otros destinatarios separados por comas y marca Enviarme copia para recibirlo tú también.
Guardar
El pedido queda en Pendiente de enviar. También puedes adjuntarle un archivo (por ejemplo, la oferta del proveedor) con Subir archivo.
Si no quieres decidir tú las cantidades, deja que Recipok las proponga a partir de la producción planificada y el stock. Lo explicamos en Lista de la compra y recomendación de pedidos.
Enviar el pedido al proveedor
En el listado, abre el menú ⋮ del pedido:
| Opción | Qué hace |
|---|---|
| Enviar vía Email | Envía el pedido con su PDF adjunto. Te muestra los Destinatarios (el correo del proveedor y los de la lista) para que los revises; pulsa Enviar pedido. El pedido pasa a Enviado. |
| Compartir (WhatsApp) | Abre WhatsApp con el número del pedido y un enlace seguro. El proveedor lo abre sin cuenta y solo ve ese pedido. |
| Compartir PDF e Imprimir pedido | Abren el PDF para descargarlo, imprimirlo o mandarlo por otra vía. |
| Duplicar, Archivar, Eliminar | Para repetir un pedido habitual, quitar de la vista los antiguos (botón Archivados para verlos) o borrar uno hecho por error. |
Los estados de un pedido son: Pendiente de enviar, Enviado, Recepción parcial, Mercancía recibida y Cancelado. Puedes cambiar el estado de varios pedidos a la vez marcándolos en el listado.
Recibir la mercancía: convertir en entrada
Convertir a entrada en almacén
Cuando llega el camión, abre el menú ⋮ del pedido y pulsa Convertir a entrada en almacén. Se abre la Nueva entrada de almacén con las líneas del pedido ya puestas.
Completa lo que trae el albarán
Escribe el N° Documento del albarán o factura y la fecha. En cada línea ajusta la cantidad que ha llegado y anota el lote, la caducidad y la ubicación. Si recibes menos de lo pedido, pon solo lo recibido.
Guardar
Se crea la entrada con sus lotes y se abre para que la repases. El pedido pasa a Recepción parcial o a Mercancía recibida. Los detalles de la entrada están en Entradas de materia prima.
Consejos y errores frecuentes
- No aparece la opción de convertir: el pedido ya está recibido entero, no tiene productos o tu plan no incluye las entradas de almacén.
- El pedido sale sin productos sugeridos: ese proveedor no está asociado a ningún ingrediente. Asígnalo en la ficha de cada ingrediente.
- Archiva en vez de borrar: el pedido es la prueba de lo que pediste si luego hay una reclamación al proveedor.
- Si trabajas con un programa de facturación o contabilidad, podemos conectar Recipok con él para que las compras no se escriban dos veces. Pregúntanos por una integración a medida.