Scanner les bons de livraison et les factures d’achat
Offre Intégral
Importez la photo ou le PDF du bon de livraison, vérifiez ce que Recipok a lu et créez l’entrée en entrepôt avec des lots et des prix à jour.
À quoi ça sert
Saisir les bons de livraison à la main est la partie la plus pénible du suivi des stocks, et c'est la première qu'on abandonne. Avec le scanner, vous photographiez le bon de livraison ou la facture et Recipok lit le document : fournisseur, numéro, produits, quantités, prix, lots et dates limites. Vous vérifiez et confirmez, et l'entrée en entrepôt est créée.
Au passage, les prix d'achat de vos ingrédients sont mis à jour, et le coût des recettes reste donc à jour sans rien faire de plus.
Il sert à la personne qui réceptionne la marchandise : elle prend la photo au quai, puis fait la vérification sur l'ordinateur.
Avant de commencer
- Le scanner est inclus dans l'offre Intégral et fonctionne avec un crédit de scans : chaque document importé en consomme un. Le crédit disponible s'affiche sur l'écran lui-même et dans le menu Achats.
- Plus votre catalogue est complet (noms, formats d'achat, codes-barres), plus les lignes sont mises en correspondance automatiquement.
- Créez les emplacements d'entrepôt : les lots sont enregistrés dans l'emplacement par défaut de chaque ingrédient.
Importer le document
Ouvrez le scanner
Allez dans Achats › Scanner un document. L'écran s'intitule Scanner de documents et indique combien de scans il vous reste.
Importez la photo ou le PDF
Cliquez sur Importer le document et choisissez le fichier (ou prenez la photo depuis votre téléphone). Pour un bon de livraison de plusieurs pages, ajoutez toutes les images dans la même importation.
Lancez la lecture
Le document apparaît dans la liste comme Non traité. Cliquez sur Scanner : il passe en En cours de traitement puis, après quelques secondes ou minutes, il s'affiche comme lu et prêt à être vérifié. Vous pouvez continuer à travailler pendant ce temps.
Vérifier et traiter
Une fois le document lu, cliquez sur Traiter. La Révision et mise en correspondance des articles s'ouvre :
| Produit | Format | Quantité | N° de lot | Date d'exp. | Prix/u. | Ignorer |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Farine T45 FARINE T45 SAC 25KG | Sac 25 kg | 4 | H26-3391 | 30/03/2027 | 0,78 € | ☐ |
| Sucre SUCRE BLANC 1KG x10 | Carton 10 × 1 kg | 3 | — | — | 0,95 € | ☐ |
| 1Introuvable dans votre catalogue Créer un article | — | 2 | GD-2609 | 12/02/2027 | 4,10 € | ☐ |
| FRAIS DE PORT | — | 1 | — | — | 12,00 € | 2☑ |
- 1Créer un article crée l'ingrédient manquant sans quitter l'écran. Créer un format ajoute le format d'achat indiqué dans le document.
- 2Ignorer ce qui n'est pas de la marchandise, comme les frais de port.
Vérifiez l'en-tête
Fournisseur, Type de document (Bon de livraison ou Facture) et N° de document. Si le fournisseur n'existe pas, il sera créé au moment du traitement.
Relisez chaque ligne
Produit, format, Quantité, Quantité totale, N° de lot, Date d'exp., Emplacement, Prix/u., TVA achat %, Remise %, température et observations. La lecture peut se tromper : soyez surtout attentif aux quantités, aux lots et aux dates limites.
Traiter
Quand vous cliquez sur Traiter, Recipok crée la réception avec ses lots et ses dates limites, met à jour le prix et la TVA d'achat des ingrédients et apprend les noms utilisés par le fournisseur. Le document passe en Traité et le lien Voir l'entrée → apparaît dans la liste pour la vérifier.
Si le lot manque sur le document, Recipok en génère un. Pour la traçabilité, il vaut mieux saisir le lot réel de l'emballage lors de la vérification, avant de traiter.
Autres façons d'utiliser la lecture de documents
- À la réception d'une commande : dans Convertir en entrée en entrepôt, l'option Remplir avec l’IA depuis le bon de livraison ou la facture croise le document avec la commande. Voir Commandes fournisseurs.
- Mettre à jour uniquement les prix avec le nouveau tarif d'un fournisseur, sans créer de stock : Mettre à jour les prix.
Conseils et erreurs fréquentes
- Un document par importation : ne mélangez pas deux bons de livraison dans le même envoi.
- Un PDF vaut mieux qu'une photo. Si vous prenez une photo, faites-la à l'horizontale, à plat et bien éclairée.
- Message d'erreur lors du traitement du document : c'est presque toujours une photo de travers, sombre ou de faible résolution. Recommencez-la.
- Complétez ensuite les ingrédients créés depuis le scanner (allergènes, valeurs nutritionnelles) : la lecture ne récupère que ce qui figure sur le bon de livraison.
- Si vous tenez votre comptabilité dans un autre logiciel, nous pouvons le connecter à Recipok pour que les achats traités y arrivent sans être ressaisis.