Encomendas a fornecedores: criar, enviar e receber
Planos Essencial, Avançado e Integral
Crie encomendas de compra, envie-as por e-mail ou WhatsApp com um link seguro e converta-as em entrada de armazém quando a mercadoria chegar.
Para que serve
Uma encomenda a fornecedor é a lista do que compra, com quantidades, formatos e preços, enviada a partir da Recipok em vez de ser feita por telefone ou num papel. O fornecedor recebe-a em PDF por e-mail ou com um link por WhatsApp, e você fica com o registo do que encomendou, quando e a quem.
Quando a mercadoria chega, a encomenda converte-se na entrada de armazém com um clique: não é preciso voltar a escrever as linhas. Assim, o stock, os lotes e os preços de compra atualizam-se com o que realmente chegou.
Usa-a quem faz as compras da produção: o encarregado, o responsável do armazém ou o próprio dono.
Antes de começar
- As encomendas estão disponíveis a partir do plano Essencial. Converter a encomenda em entrada de armazém é do plano Integral, porque cria stock por lotes.
- Registe os seus fornecedores, de preferência com o respetivo e-mail.
- Em cada ingrediente, no separador de fornecedores, indique quem lho vende. Assim, ao escolher o fornecedor na encomenda, a Recipok sugere-lhe os produtos dele.
- Se compra em sacos, caixas ou baldes, crie o formato de compra do ingrediente: a encomenda faz-se em embalagens e a Recipok calcula os quilos ou litros.
- Reveja o endereço de entrega da sua empresa na configuração: é o que é proposto em cada encomenda.
Criar uma encomenda
Entre em Compras › Encomendas. Verá a lista Encomendas a fornecedores com o número, o fornecedor, a data, o montante e o estado. Clique em Criar encomenda a fornecedores.
| Descrição/produto | Formato | Quantidade | Total | Preço do formato | Localização |
|---|---|---|---|---|---|
| Queijo creme | Balde 2 kg | 6 | 12 kg | 13,80 € | Câmara 1 |
| Natas 35 % | Pacote 1 l | 24 | 24 l | 3,70 € | Câmara 1 |
| Manteiga | Placa 1 kg | 10 | 10 kg | 8,20 € | Câmara 1 |
- 1Os produtos do fornecedor aparecem sugeridos ao escolhê-lo. Pode procurar outros por nome ou referência e mudar as quantidades.
- 2Ocultar preços se não quiser que o fornecedor veja no PDF os preços que tem registados. A mensagem ao fornecedor aparece na encomenda.
Fornecedor e dados da encomenda
Escolha o Fornecedor, o Responsável por recebê-la e reveja o Endereço de entrega. Se usar uma numeração própria, escreva-a no N.º de controlo interno.
Produtos
Selecione os produtos sugeridos ou clique em Adicionar ingrediente. Em cada linha indique o Formato, a Quantidade e, se quiser, a Localização onde será guardado quando chegar.
Mensagens e e-mail
Escreva a Mensagem ao fornecedor (horários, instruções) e, se for preciso, a Mensagem ao utilizador responsável, que é uma nota interna. Em Lista de Emails acrescente outros destinatários separados por vírgulas e marque Enviar-me cópia para também a receber.
Guardar
A encomenda fica em Pendente de envio. Também lhe pode anexar um ficheiro (por exemplo, a proposta do fornecedor) com Carregar ficheiro.
Se não quiser ser você a decidir as quantidades, deixe a Recipok propô-las a partir da produção planeada e do stock. Explicamos isso em Lista de compras e recomendação de encomendas.
Enviar a encomenda ao fornecedor
Na lista, abra o menu ⋮ da encomenda:
| Opção | O que faz |
|---|---|
| Enviar por Email | Envia a encomenda com o PDF em anexo. Mostra-lhe os Destinatários (o e-mail do fornecedor e os da lista) para os rever; clique em Enviar encomenda. A encomenda passa a Enviado. |
| Partilhar (WhatsApp) | Abre o WhatsApp com o número da encomenda e um link seguro. O fornecedor abre-o sem conta e só vê essa encomenda. |
| Partilhar PDF e Imprimir encomenda | Abrem o PDF para o descarregar, imprimir ou enviar por outra via. |
| Duplicar, Arquivar, Eliminar | Para repetir uma encomenda habitual, tirar da vista as antigas (botão Arquivados para as ver) ou apagar uma feita por engano. |
Os estados de uma encomenda são: Pendente de envio, Enviado, Recepção parcial, Mercadoria recebida e Cancelada. Pode mudar o estado de várias encomendas de uma vez selecionando-as na lista.
Receber a mercadoria: converter em entrada
Converter para entrada de depósito
Quando o camião chega, abra o menu ⋮ da encomenda e clique em Converter para entrada de depósito. Abre-se a Nova entrada do armazém com as linhas da encomenda já preenchidas.
Complete o que traz a guia de remessa
Escreva o N ° Documento da guia de remessa ou da fatura e a data. Em cada linha ajuste a quantidade que chegou e anote o lote, a validade e a localização. Se receber menos do que encomendou, indique apenas o que recebeu.
Guardar
É criada a entrada com os seus lotes e abre-se para a rever. A encomenda passa a Recepção parcial ou a Mercadoria recebida. Os detalhes da entrada estão em Entradas de matéria-prima.
Conselhos e erros frequentes
- Não aparece a opção de converter: a encomenda já foi recebida por inteiro, não tem produtos ou o seu plano não inclui as entradas de armazém.
- A encomenda aparece sem produtos sugeridos: esse fornecedor não está associado a nenhum ingrediente. Atribua-o na ficha de cada ingrediente.
- Arquive em vez de apagar: a encomenda é a prova do que pediu se depois houver uma reclamação ao fornecedor.
- Se trabalha com um programa de faturação ou contabilidade, podemos ligar a Recipok a ele para que as compras não sejam escritas duas vezes. Pergunte-nos por uma integração à medida.