Comandes a proveïdors: crear, enviar i rebre
Plans Essencial, Avançat i Integral
Crea comandes de compra, envia-les per correu o WhatsApp amb un enllaç segur i converteix-les en entrada de magatzem quan arribi la mercaderia.
Per a què serveix
Una comanda a proveïdor és la llista del que compres, amb quantitats, formats i preus, enviada des de Recipok en lloc de per telèfon o en un paper. El proveïdor la rep en PDF per correu o amb un enllaç per WhatsApp, i tu tens el registre de què vas demanar, quan i a qui.
Quan arriba la mercaderia, la comanda es converteix en l’entrada de magatzem amb un clic: no cal tornar a escriure les línies. Així l’estoc, els lots i els preus de compra s’actualitzen amb el que de debò ha arribat.
La fa servir qui fa les compres de l’obrador: l’encarregat, el responsable de magatzem o el mateix propietari.
Abans de començar
- Les comandes estan disponibles a partir del pla Essencial. Convertir la comanda en entrada de magatzem és del pla Integral, perquè crea estoc per lots.
- Dona d’alta els teus proveïdors, millor amb el seu correu electrònic.
- A cada ingredient, a la pestanya de proveïdors, indica qui te’l ven. Així, quan triïs el proveïdor a la comanda, Recipok et suggerirà els seus productes.
- Si compres en sacs, caixes o galledes, crea el format de compra de l’ingredient: la comanda es fa en envasos i Recipok calcula els quilos o els litres.
- Revisa l’adreça de lliurament de la teva empresa a la configuració: és la que es proposa a cada comanda.
Crear una comanda
Entra a Compres › Comandes. Hi veuràs el llistat Comandes a proveïdors amb el número, el proveïdor, la data, l’import i l’estat. Prem Crea una comanda als proveïdors.
| Descripció/producte | Format | Quantitat | Total | Preu format | Ubicació |
|---|---|---|---|---|---|
| Formatge cremós | Galleda 2 kg | 6 | 12 kg | 13,80 € | Cambra 1 |
| Nata 35 % | Brik 1 l | 24 | 24 l | 3,70 € | Cambra 1 |
| Mantega | Placa 1 kg | 10 | 10 kg | 8,20 € | Cambra 1 |
- 1Els productes del proveïdor surten suggerits quan el tries. En pots cercar d’altres pel nom o la referència i canviar les quantitats.
- 2Amaga els preus si no vols que el proveïdor vegi al PDF els preus que tens registrats. El missatge al proveïdor surt a la comanda.
Proveïdor i dades de la comanda
Tria el Proveïdor, el Responsable de rebre-la i revisa l’Adreça de lliurament. Si fas servir un número propi, escriu-lo a Núm. control intern.
Productes
Marca els productes suggerits o prem Afegeix un ingredient. Per a cada línia indica el Format, la Quantitat i, si vols, la Ubicació on es desarà quan arribi.
Missatges i correu
Escriu el Missatge al proveïdor (horaris, instruccions) i, si cal, el Missatge a l'usuari responsable, que és una nota interna. A Llista de correus electrònics afegeix-hi altres destinataris separats per comes i marca Envia'm una còpia per rebre-la tu també.
Desa
La comanda queda en Pendent d'enviar. També hi pots adjuntar un fitxer (per exemple, l’oferta del proveïdor) amb Puja fitxer.
Si no vols decidir tu les quantitats, deixa que Recipok les proposi a partir de la producció planificada i l’estoc. Ho expliquem a Llista de la compra i recomanació de comandes.
Enviar la comanda al proveïdor
Al llistat, obre el menú ⋮ de la comanda:
| Opció | Què fa |
|---|---|
| Envia per correu electrònic | Envia la comanda amb el PDF adjunt. Et mostra els Destinataris (el correu del proveïdor i els de la llista) perquè els revisis; prem Envia la comanda. La comanda passa a Enviat. |
| Comparteix (WhatsApp) | Obre WhatsApp amb el número de la comanda i un enllaç segur. El proveïdor l’obre sense compte i només veu aquella comanda. |
| Comparteix el PDF i Imprimeix comanda | Obren el PDF per descarregar-lo, imprimir-lo o enviar-lo per una altra via. |
| Duplica, Arxiva, Elimina | Per repetir una comanda habitual, treure de la vista les antigues (botó Arxivats per veure-les) o esborrar-ne una feta per error. |
Els estats d’una comanda són: Pendent d'enviar, Enviat, Recepció parcial, Mercaderia rebuda i Cancel·lat. Pots canviar l’estat de diverses comandes alhora marcant-les al llistat.
Rebre la mercaderia: convertir en entrada
Converteix en entrada de magatzem
Quan arriba el camió, obre el menú ⋮ de la comanda i prem Converteix en entrada de magatzem. S’obre la Nova entrada de magatzem amb les línies de la comanda ja posades.
Completa el que porta l’albarà
Escriu el Núm. document de l’albarà o la factura i la data. A cada línia ajusta la quantitat que ha arribat i anota el lot, la caducitat i la ubicació. Si reps menys del que vas demanar, posa-hi només el que has rebut.
Desa
Es crea l’entrada amb els seus lots i s’obre perquè la repassis. La comanda passa a Recepció parcial o a Mercaderia rebuda. Els detalls de l’entrada són a Entrades de matèria primera.
Consells i errors freqüents
- No apareix l’opció de convertir: la comanda ja s’ha rebut sencera, no té productes o el teu pla no inclou les entrades de magatzem.
- La comanda surt sense productes suggerits: aquest proveïdor no està associat a cap ingredient. Assigna’l a la fitxa de cada ingredient.
- Arxiva en lloc d’esborrar: la comanda és la prova del que vas demanar si després hi ha una reclamació al proveïdor.
- Si treballes amb un programa de facturació o comptabilitat, podem connectar Recipok amb aquest programa perquè les compres no s’escriguin dues vegades. Pregunta’ns per una integració a mida.