Lieferantenbestellungen: anlegen, senden und annehmen
Tarife Essential, Advanced und Integral
Legen Sie Einkaufsbestellungen an, senden Sie sie per E-Mail oder WhatsApp mit einem sicheren Link und wandeln Sie sie bei Ankunft der Ware in einen Wareneingang um.
Wofür es da ist
Eine Lieferantenbestellung ist die Liste dessen, was Sie einkaufen, mit Mengen, Gebinden und Preisen, gesendet aus Recipok statt per Telefon oder auf Papier. Der Lieferant erhält sie als PDF per E-Mail oder als Link per WhatsApp, und Sie haben festgehalten, was Sie wann bei wem bestellt haben.
Wenn die Ware ankommt, wird die Bestellung mit einem Klick zum Wareneingang: Sie müssen die Positionen nicht neu eingeben. So werden Bestand, Chargen und Einkaufspreise mit dem aktualisiert, was wirklich angekommen ist.
Sie nutzt, wer in der Backstube einkauft: die Leitung, der Lagerverantwortliche oder der Inhaber selbst.
Bevor Sie beginnen
- Bestellungen sind ab dem Tarif Essential verfügbar. Die Bestellung in einen Wareneingang umwandeln gehört zum Tarif Integral, weil dabei Bestand nach Chargen entsteht.
- Legen Sie Ihre Lieferanten an, am besten mit E-Mail-Adresse.
- Geben Sie bei jeder Zutat im Reiter Lieferanten an, wer sie Ihnen verkauft. Wenn Sie dann in der Bestellung den Lieferanten wählen, schlägt Recipok seine Produkte vor.
- Wenn Sie in Säcken, Kartons oder Eimern kaufen, legen Sie das Einkaufsformat der Zutat an: Bestellt wird in Gebinden, und Recipok rechnet die Kilo oder Liter aus.
- Prüfen Sie die Lieferadresse Ihres Unternehmens in der Konfiguration: Sie wird in jeder Bestellung vorgeschlagen.
Eine Bestellung erstellen
Öffnen Sie Einkauf › Bestellungen. Sie sehen die Liste Lieferantenbestellungen mit Nummer, Lieferant, Datum, Betrag und Status. Klicken Sie auf Bestellung an Lieferanten erstellen.
| Beschreibung/Produkt | Format | Menge | Gesamt | Gebindepreis | Standort |
|---|---|---|---|---|---|
| Frischkäse | Eimer 2 kg | 6 | 12 kg | 13,80 € | Kühlraum 1 |
| Sahne 35 % | Packung 1 l | 24 | 24 l | 3,70 € | Kühlraum 1 |
| Butter | Platte 1 kg | 10 | 10 kg | 8,20 € | Kühlraum 1 |
- 1Die Produkte des Lieferanten werden vorgeschlagen, sobald Sie ihn wählen. Sie können andere nach Name oder Artikelnummer suchen und die Mengen ändern.
- 2Preise ausblenden, wenn der Lieferant die bei Ihnen erfassten Preise nicht im PDF sehen soll. Die Nachricht an den Lieferanten erscheint in der Bestellung.
Lieferant und Bestelldaten
Wählen Sie den Lieferanten, den Verantwortlichen für die Annahme und prüfen Sie die Lieferadresse. Wenn Sie eine eigene Nummer verwenden, tragen Sie sie unter Interne Kontrollnummer ein.
Produkte
Markieren Sie die vorgeschlagenen Produkte oder klicken Sie auf Zutat hinzufügen. Geben Sie für jede Position das Format, die Menge und, wenn Sie möchten, den Standort an, an dem die Ware bei Ankunft gelagert wird.
Nachrichten und E-Mail
Schreiben Sie die Nachricht an den Lieferanten (Zeiten, Anweisungen) und bei Bedarf die Nachricht an den verantwortlichen Benutzer, eine interne Notiz. Fügen Sie unter E-Mail-Liste weitere Empfänger durch Kommas getrennt hinzu und markieren Sie Kopie an mich senden, um sie selbst auch zu erhalten.
Speichern
Die Bestellung steht auf Warten auf Versand. Mit Datei hochladen können Sie auch eine Datei anhängen (zum Beispiel das Angebot des Lieferanten).
Wenn Sie die Mengen nicht selbst festlegen möchten, lassen Sie Recipok sie anhand der geplanten Produktion und des Bestands vorschlagen. Das erklären wir unter Einkaufsliste und Bestellempfehlung.
Die Bestellung an den Lieferanten senden
Öffnen Sie in der Liste das Menü ⋮ der Bestellung:
| Option | Was sie tut |
|---|---|
| Per E-Mail senden | Sendet die Bestellung mit dem PDF im Anhang. Sie sehen die Empfänger (die E-Mail des Lieferanten und die der Liste) zur Kontrolle; klicken Sie auf Bestellung senden. Die Bestellung wechselt auf Gesendet. |
| Teilen (WhatsApp) | Öffnet WhatsApp mit der Bestellnummer und einem sicheren Link. Der Lieferant öffnet ihn ohne Konto und sieht nur diese Bestellung. |
| PDF teilen und Bestellung drucken | Öffnen das PDF zum Herunterladen, Drucken oder Versenden auf anderem Weg. |
| Duplizieren, Archivieren, Löschen | Um eine regelmäßige Bestellung zu wiederholen, alte aus der Ansicht zu nehmen (Schaltfläche Archiviert, um sie zu sehen) oder eine versehentlich angelegte zu löschen. |
Die Status einer Bestellung sind: Warten auf Versand, Gesendet, Teilweise erhalten, Ware erhalten und Storniert. Sie können den Status mehrerer Bestellungen gleichzeitig ändern, indem Sie sie in der Liste markieren.
Ware annehmen: in einen Wareneingang umwandeln
In Lagerbuchung umwandeln
Wenn der Lieferwagen ankommt, öffnen Sie das Menü ⋮ der Bestellung und klicken auf In Lagerbuchung umwandeln. Es öffnet sich ein Neuer Lagereingang mit den Positionen der Bestellung.
Ergänzen Sie, was auf dem Lieferschein steht
Tragen Sie die Dokument-Nr. des Lieferscheins oder der Rechnung und das Datum ein. Passen Sie in jeder Position die angekommene Menge an und notieren Sie Charge, Haltbarkeit und Standort. Wenn weniger als bestellt ankommt, tragen Sie nur das Erhaltene ein.
Speichern
Der Wareneingang wird mit seinen Chargen angelegt und zur Kontrolle geöffnet. Die Bestellung wechselt auf Teilweise erhalten oder Ware erhalten. Die Einzelheiten zum Wareneingang finden Sie unter Wareneingang von Rohstoffen.
Tipps und häufige Fehler
- Die Option zum Umwandeln erscheint nicht: Die Bestellung ist bereits vollständig erhalten, hat keine Produkte, oder Ihr Tarif enthält keine Wareneingänge.
- Die Bestellung zeigt keine vorgeschlagenen Produkte: Dieser Lieferant ist keiner Zutat zugeordnet. Ordnen Sie ihn im Datenblatt jeder Zutat zu.
- Archivieren statt löschen: Die Bestellung ist der Nachweis dessen, was Sie bestellt haben, falls es später eine Reklamation beim Lieferanten gibt.
- Wenn Sie mit einer Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware arbeiten, können wir Recipok damit verbinden, damit Einkäufe nicht doppelt erfasst werden. Fragen Sie uns nach einer maßgeschneiderten Integration.