Kunden: Kundenkarte, Preisliste und Adressen
Tarif Integral
Legen Sie Ihre Kunden mit Preisliste, Lieferadressen und Steuerdaten an, importieren Sie sie aus Excel und verwalten Sie ihren Zugang zum Portal.
Wofür es da ist
Die Kundenkarte enthält alles, was Sie für den Verkauf an diesen Kunden brauchen: seine Steuer- und Kontaktdaten, den Verkaufstarif, zu dem er kauft, ob sein Lieferschein Preise enthält oder nicht, und die Adressen, an die Sie liefern. Damit füllt sich jede Bestellung und jeder Warenausgang automatisch mit dem richtigen Preis und der richtigen Adresse.
Damit arbeiten Inhaber, Betriebsleitung und die Verwaltung. Sie ist auch der Ausgangspunkt für das Kundenportal: Aus der Liste heraus laden Sie jeden Kunden ein, seine Bestellungen selbst aufzugeben.
Bevor Sie beginnen
- Kunden sind im Tarif Integral enthalten. Verwaltet werden sie von Administrator und Betriebsleitung; die Rolle Verkäufer arbeitet in den Bestellungen mit ihnen, sieht aber die Kundenliste nicht.
- Wenn Sie Sonderpreise vergeben, legen Sie vorher die Preislisten an: So können Sie sie beim Anlegen jedes Kunden direkt zuweisen.
- Klären Sie, wie Sie heute Rechnungen schreiben. Wenn wir Recipok mit Ihrer Rechnungssoftware verbinden, müssen Steuernummer und Firmenname von Anfang an stimmen.
Einen Kunden anlegen
Öffnen Sie Verkauf › Kunden und klicken Sie auf Kunde hinzufügen. Es öffnet sich das Fenster Kunde erstellen.
| Name | Steuernummer | Preise/Dok. | 2Verkaufstarif | Ausgänge | 3Portal | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Cafetería El Puerto | pedidos@elpuerto.es | B12345678 | Ja | Cafés | 48 | Portal aktiv |
| Hotel Mirador | compras@hotelmirador.es | A87654321 | Nein | Hotels | 22 | Eingeladen |
| Bar La Esquina | — | — | Ja | VK-Preis | 5 | Keine E-Mail |
- 1Kunde hinzufügen öffnet die Kundenkarte; Importieren lädt viele Kunden auf einmal aus Excel.
- 2Verkaufstarif: zu welchen Preisen jeder Kunde kauft (VK-Preis, Großhandelspreis oder eine Ihrer Preislisten).
- 3Portal: erscheint nur, wenn das Kundenportal aktiviert ist. Ohne E-Mail kann nicht eingeladen werden.
| Feld | Wofür es dient |
|---|---|
| Name | Das einzige Pflichtfeld. Unter diesem Namen sehen Sie den Kunden in Bestellungen und Warenausgängen. |
| Telefon, E-Mail | An die E-Mail gehen die Bestellungen als PDF, und darüber laden Sie den Kunden ins Portal ein. |
| Steuernummer, Firmenname, Art der Steuer-ID | Die Angaben, die auf dem Lieferschein stehen. Unverzichtbar, wenn Sie die Rechnungssoftware anbinden. |
| Telefon 2, Fax, Website, Bemerkungen | Zusätzliche Kontaktdaten und interne Notizen. |
| Preise/Dok. | Ist das Feld markiert, enthält das Ausgangsdokument für den Kunden Preise. Entfernen Sie die Markierung, wenn eine andere Software die Rechnungen schreibt und Sie nur einen Lieferschein ohne Preise brauchen. |
| Verkaufstarif | VK-Preis (Standard), Großhandelspreis oder eine Ihrer Preislisten. |
Ist eine Rechnungssoftware angebunden, zeigt die Kundenkarte zusätzlich die Angaben, die diese Software braucht (Zahlungsart, MwSt.-Regelung, Nummernkreis…), und die Kennung des Kunden dort. Die MwSt.-Regelung entscheidet, ob der Lieferschein den Ausgleichszuschlag enthält.
Liefer- und Rechnungsadressen
Ein Kunde kann mehrere Adressen haben: die Rechnungsadresse und eine für jede Filiale, die Sie beliefern. Speichern Sie zuerst den Kunden; danach im Bereich Adressen:
Neue Adresse
Füllen Sie die sechs mit Sternchen markierten Pflichtfelder aus: Land, Vollständiger Name des Empfängers, Postleitzahl, Lieferadresse, Region oder Bundesland und Stadt. Die Schaltfläche wird erst aktiv, wenn alle ausgefüllt sind.
Telefon und Art
Tragen Sie die Telefonnummer der Person ein, die die Ware annimmt, und markieren Sie Rechnungsadresse, wenn es die Steueradresse ist.
Die Standardadresse
Klicken Sie bei der meistgenutzten Adresse auf Als Standard festlegen: Sie wird bei jedem Warenausgang vorgeschlagen. Im Warenausgang können Sie eine andere wählen.
Wenn beim Speichern etwas schiefgeht, zeigt Recipok eine Meldung an: Es geht keine Adresse mehr unbemerkt verloren.
Kunden aus Excel importieren
Klicken Sie in Verkauf › Kunden auf Importieren. Im Fenster Massenimport von Kunden:
- Klicken Sie auf Vorlage herunterladen und füllen Sie sie aus, ohne die Spalten zu ändern.
- Ziehen Sie die Datei (.xlsx oder .xls) in den Upload-Bereich.
- Prüfen Sie das Ergebnis: Gab es Kunden schon, weist Recipok Sie darauf hin, statt sie doppelt anzulegen.
Wenn Sie aus einer anderen Software mit Tausenden Kunden kommen, mühen Sie sich nicht mit der Vorlage ab: Schicken Sie die Datei an unser Support-Team, und wir laden sie für Sie hoch.
Der Kunde und das Portal
Ist das Kundenportal aktiviert, hat jede Zeile der Liste die Spalte Portal mit der Schaltfläche Einladen und, sobald der Kunde eingeladen ist, diese Optionen:
- Portal-Shops: über welche Shops er bei Ihnen bestellen kann. Hat er keinen, kann er nicht bestellen.
- Einladungslink kopieren und Verbindungscode kopieren, um ihm die Einladung erneut zu schicken, falls die E-Mail nicht angekommen ist.
- Aus dem Portal entfernen: Er kann sich nicht mehr anmelden und keine Bestellungen mehr aufgeben. Der Kunde, seine Bestellungen und sein Verlauf bleiben erhalten, und Sie können ihn erneut einladen.
Wenn Sie einen Kunden löschen, wird auch sein Portalzugang geschlossen.
Tipps
- Achten Sie auf die Spalte Ausgänge: Sie zeigt, wie viele Lieferscheine jeder Kunde hat, und hilft, Dubletten zu erkennen.
- Überlegen Sie gut, bevor Sie einen Kunden löschen, der nicht mehr kauft: Seine Warenausgänge sind weiterhin Teil Ihrer Rückverfolgbarkeit.
- Wenn Sie mit einer anderen Software Rechnungen schreiben, verbinden wir Recipok mit Ihrer bestehenden Software, damit Kunden und Lieferscheine automatisch übertragen werden.