Wareneingang von Rohstoffen: Lieferscheine, Chargen und Haltbarkeit
Tarif Integral
Erfassen Sie Lieferscheine und Einkaufsrechnungen mit Charge, Haltbarkeit, Standort und Temperatur, hängen Sie das PDF an und korrigieren Sie Mengen mit Korrekturen.
Wofür es da ist
Ein Rohstoffeingang ist der Lieferschein oder die Einkaufsrechnung, übertragen in Recipok. Jede Position legt eine Charge in Ihrem Lager an oder erhöht sie, mit Menge, Haltbarkeitsdatum und Standort. Ab dann ist der Bestand aktuell, die Produktionsaufträge können diese Charge abbuchen und die Rückverfolgbarkeit entsteht von selbst.
Außerdem aktualisiert der Wareneingang den Einkaufspreis jeder Zutat und speichert die Wareneingangstemperatur: Die Kontrolle, die HACCP bei der Warenannahme verlangt, hängt direkt an der Charge.
Ihn nutzt, wer die Ware annimmt oder am Ende des Tages die Lieferscheine erfasst.
Bevor Sie beginnen
- Rohstoffeingänge sind im Tarif Integral enthalten.
- Legen Sie Ihre Standorte an (Kühlräume, Tiefkühler, Trockenlager) und markieren Sie Als Lager behandeln bei denen, in denen Ware gelagert wird. Siehe Standorte.
- Halten Sie die Zutaten mit ihrem Einkaufsformat und Lieferanten bereit. Wenn Sie in Eimern zu 2 kg kaufen, geben Sie „6 Eimer“ ein und Recipok speichert 12 kg.
- Wenn Sie viele Lieferscheine erfassen, lesen Sie zuerst Lieferscheine und Rechnungen scannen: Der Wareneingang entsteht dann durch Auslesen des Dokuments.
Einen Wareneingang von Hand erfassen
Öffnen Sie Einkauf › Wareneingänge und klicken Sie auf Rohstoffeingang erstellen. Kommt die Ware aus einer Bestellung, geht es schneller, die Bestellung in einen Wareneingang umzuwandeln.
| Zutat | Verpackungsformate | Menge | Preis/Stk. | Chargen-Nr. | Ablaufdatum | Standort |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Frischkäse | Eimer 2 kg | 6 = 12 kg | 6,90 € | L24-0912 | 28/10/2026 | Kühlraum 1 |
| Sahne 35 % | Packung 1 l | 24 | 3,70 € | N2609-A | 15/10/2026 | Kühlraum 1 |
| Butter | Platte 1 kg | 10 | 28,20 € | MB-0930 | 30/12/2026 | Kühlraum 1 |
- 1Code scannen liest den Barcode der Verpackung oder einen Chargen-QR-Code und fügt die Position hinzu. Ist der Code neu, fragt Recipok, zu welcher Zutat er gehört, und merkt es sich.
- 2Wenn sich der Preis ändert, werden der Preis der Zutat und die Kosten ihrer Rezepte aktualisiert.
- 3Die erweiterten Daten speichern Wareneingangstemperatur, Bemerkungen und interne Charge.
Dokumentdaten
Wählen Sie den Lieferanten (Sie können ihn sofort anlegen), den Dokumenttyp (Lieferschein oder Rechnung), die Dokument-Nr. und das Datum. Nummer und Datum sind Pflichtfelder.
Fügen Sie die Positionen hinzu
Suchen Sie mit Zutat hinzufügen jedes Produkt: Zuerst erscheinen die Zutaten Von diesem Lieferanten, danach die Übrigen Zutaten. Geben Sie in jeder Position Format, Menge, Preis/Stk., MwSt., Rabatt, Chargen-Nr., Ablaufdatum und Standort an.
Eingangskontrolle
Klicken Sie auf Erweiterte Daten anzeigen und notieren Sie die Eingangstemperatur und die Bemerkungen (beschädigte Verpackung, Produkt mit falscher Temperatur). Die Interne Chargennummer ist optional: Bleibt sie leer, wird die des Lieferanten übernommen.
Speichern
Die Chargen werden an ihrem Standort angelegt. Positionen ohne Zutat oder mit Menge null werden verworfen. Wirkt eine Menge mit dem Format multipliziert, ohne dass sich der Betrag ändert, warnt Recipok Sie vor dem Speichern mit Menge prüfen.
Nach dem Speichern
| Aktion | Wofür |
|---|---|
| PDF hochladen | Hängt den gescannten Lieferschein oder die Rechnung an den Wareneingang an. Er bleibt als Anhang jederzeit abrufbar. |
| QR-Code generieren | Markieren Sie die Positionen und erzeugen Sie die QR-Etiketten dieser Chargen, um sie auf die Kartons zu kleben. In der Backstube werden sie beim Abbuchen der Charge gescannt. Siehe Chargen-QR-Codes. |
| Einfrieren erfassen | Speichert im Detail der Position das Datum, an dem Sie ein Produkt einfrieren, und ermöglicht Gefrieretikett drucken. |
| Internes Dokument drucken | Ein Blatt mit dem Wareneingang zum Ablegen auf Papier. |
| Verlauf | Alle Änderungen am Wareneingang: was passiert ist, wer, wann und aus welchem Grund. |
In der Liste unter Einkauf › Wareneingänge können Sie nach Lieferant, Dokumenttyp, Datum oder Zutatencharge filtern und Wareneingänge Duplizieren, Archivieren oder Drucken.
Einen Wareneingang korrigieren: die Korrekturen
Ein gespeicherter Wareneingang ist bereits Teil des Bestands, deshalb wird er nicht überschrieben, sondern korrigiert. Wenn Sie die Menge einer Position ändern, fragt Recipok nach dem Grund der Korrektur:
- Beschädigt, Abgelaufen, Rücksendung oder Verschiedene Anpassungen.
- Ein Detail (optional), zum Beispiel „9 Säcke statt 10 geliefert“.
Die Korrektur steht im Verlauf des Wareneingangs und in den Chargenbewegungen.
Ware an den Lieferanten zurückgeben
Wenn Sie einen Teil eines Lieferscheins zurückgeben (beschädigt oder mit falscher Temperatur angekommen), vermerken Sie das in der Position unter Bemerkungen und Eingangstemperatur und korrigieren Sie die Menge mit dem Grund Rücksendung. So zeigt der Bestand, was Sie tatsächlich behalten, und der Grund ist dokumentiert.
Um Rohstoffe aus anderen Gründen aus dem Lager zu nehmen, gibt es unter Lagerverwaltung › Rückverfolgbarkeit rückwärts die Option Rohstoffausgang erstellen, mit demselben Formular wie der Eingang.
Wareneingangskontrolle
Diese Funktion wird gerade erprobt und in Kürze veröffentlicht.
Bei der Warenannahme enthält der Wareneingang eine Wareneingangskontrolle: den Zustand des Transports und den der Verpackung, zusätzlich zur Temperatur, die Sie ohnehin in jeder Zeile eintragen.
- Klicken Sie auf Erfassen und markieren Sie jeden Punkt als in Ordnung oder als Mangel.
- Ist etwas nicht in Ordnung, tragen Sie die Korrekturmaßnahme ein: was mit der Ware geschehen ist (abgelehnt, an den Lieferanten zurückgesendet, nach Prüfung angenommen …). Ohne sie lässt sich die Kontrolle nicht speichern.
- Der Lieferschein erhält den Status Wareneingang in Ordnung oder Wareneingang mit Mängeln, und dieses Ergebnis ist im Wareneingang sichtbar.
Ware an den Lieferanten zurückgeben, mit einer eigenen Seite
Derzeit erfassen Sie die Rücksendung so, wie im Abschnitt oben beschrieben. Künftig gibt es eine eigene Seite, daher ändert sich die Vorgehensweise.
Im Wareneingang klicken Sie auf An Lieferanten zurücksenden. Markieren Sie bei jeder Zeile unter Zurückzusenden, was zurückgeht, wählen Sie den Grund und beschreiben Sie den Vorfall, falls es einen gibt. Danach klicken Sie auf Rücksendung erstellen:
- Recipok lässt keine Rücksendung zu, die mehr umfasst als erhalten wurde oder mehr als in dieser Charge noch vorhanden ist.
- Was zurückgeht, verlässt seine Charge, außer der Grund besagt, dass es den Bestand nicht betrifft (zum Beispiel, wenn die Ware bereits weggeworfen wurde).
- Die Rücksendung erhält ihre Nummer und erscheint in der Liste Rücksendungen an Lieferanten dieses Lieferscheins. Eine Rücksendung lässt sich nicht bearbeiten: Haben Sie sich vertan, klicken Sie auf Stornieren und erstellen Sie vom Wareneingang aus eine neue. Beim Stornieren kehrt die Ware, die aus dem Bestand genommen wurde, in ihre Chargen zurück.
- Ist Holded angebunden, können Sie sie mit An Holded senden übertragen. Haben Sie sie hier storniert und war sie dort schon angekommen, stornieren Sie sie auch in Holded.
Tipps
- Erfassen Sie den Lieferschein am Tag der Lieferung: Wenn Sie es auf Freitag verschieben, buchen die Aufträge der Woche von Chargen ab, die es nicht gibt, und der Bestand wird negativ.
- Anfangsbestand: Legen Sie am ersten Tag pro Lieferant einen Wareneingang „Anfangsinventur“ mit allen vorhandenen Chargen und ihren Haltbarkeitsdaten an. Das erklären wir unter Bestand nach Chargen.
- Wenn Sie eine Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware nutzen, verbinden wir Recipok damit, damit jeder Wareneingang dort als Einkauf ankommt, ohne ihn doppelt zu erfassen.