Mettez en place la traçabilité de votre atelier en une semaine
Offre Intégral
Un plan sur cinq jours pour une traçabilité par lots : réceptions avec lot, ordres qui déduisent les lots, sorties vers les clients et un exercice de traçabilité.
À quoi ça sert
La traçabilité, c’est pouvoir répondre en quelques minutes à deux questions : « quelles matières premières contenait ce lot ? » et « à quels clients est-il parti ? ». La réglementation l’exige, le contrôle sanitaire la demande et vos clients professionnels aussi. Sur papier, il faut noter les lots dans trois cahiers différents et les recouper en cas de problème.
Dans Recipok, la traçabilité n’est pas un travail en plus : elle se construit toute seule si les réceptions portent un lot, si les ordres déduisent les lots et si les sorties portent le lot du produit. Ce plan sur cinq jours met le circuit en place dans votre atelier.
Le circuit que vous allez mettre en place
Lot fournisseur L2410-77, DLC au 30/10, arrivé à 3 °C.
Déduit L2410-77 et crée le lot TQ-261016-000021.
4 gâteaux du lot TQ-261016-000021 avec leur bon de livraison.
- 1La réception enregistre le lot et la date limite du fournisseur.
- 2L’ordre déduit ce lot et crée le lot du produit fini.
- 3La sortie indique quel client a emporté quel lot.
Le plan, jour par jour
Lundi : lots et entrepôts
Dans Configuration › Nomenclature, décidez comment numéroter vos lots de production : par exemple, préfixe de la recette, date et numéro séquentiel, pour que deux fournées du même jour ne coïncident jamais. Créez ensuite vos emplacements (chambres froides, réserve sèche) et cochez Traiter comme entrepôt pour ceux qui stockent de la marchandise.
Mardi : fournisseurs, ingrédients et stock initial
Créez vos fournisseurs et les ingrédients que vous achetez. Enregistrez ensuite ce que vous avez déjà en stock avec une entrée d’inventaire initial par fournisseur : une ligne par lot, avec sa date limite et son emplacement.
Mercredi : chaque achat, avec son lot
À partir d’aujourd’hui, chaque bon de livraison est enregistré dans Achats › Entrées avec le lot, la date limite et la température à l’arrivée. Imprimez les QR des lots et collez-les sur les emballages : l’ordre les lira ensuite. Avec l’offre Intégral, vous pouvez aussi photographier le bon de livraison et le faire lire par Recipok. Voir Réceptions de marchandise.
Jeudi : des ordres qui déduisent les lots
Créez les ordres du jour avec Nouvel ordre. Dans Assignation de lots, l’équipe scanne le QR de l’emballage utilisé et clique sur Déduire les lots. À la fin, Terminer l'ordre crée le lot du produit et vous permet d’imprimer son étiquette. Voir Ordres de production.
Vendredi : sorties et premier exercice
Livrez avec une sortie dans Ventes › Sorties : en cliquant sur Confirmer la sortie, les lignes sans lot reçoivent celui dont la date limite est la plus proche. Ouvrez ensuite l’Exercice de traçabilité, saisissez un lot fournisseur et vérifiez que ses préparations et ses clients apparaissent. Cliquez sur Enregistrer l'exercice pour le conserver comme preuve.
Comment la consulter ensuite
- Mouvements de lot (Gestion des stocks) : chaque entrée, consommation, sortie et ajustement d’un lot, en Excel ou en PDF. Voir Traçabilité par lots.
- Exercice de traçabilité : l’arbre complet d’un lot, en amont et en aval, avec son rapport PDF. Nécessite le module Registres HACCP.
- Rapport de production de chaque ordre : les lots consommés, qui l’a réalisé et la quantité obtenue.
La cause se trouve à l’un de ces trois endroits : la réception n’a pas été enregistrée, l’ordre n’a pas déduit de lots ou la sortie ne porte pas le lot. Trouvez le maillon manquant et corrigez-le.
Conseils
- Si vos étiquettes ont déjà un système de lots, reproduisez-le dans la nomenclature : vos clients le reconnaissent.
- Corriger le stock, ce n’est pas supprimer : on le fait avec un ajustement motivé, qui reste dans l’historique.
- Préparez-vous aussi au contrôle : Comment préparer un contrôle sanitaire.
Créez votre compte et faites le parcours avec un seul produit : une réception, un ordre et une sortie. En un après-midi, vous verrez votre premier arbre de traçabilité.