Monte a rastreabilidade da sua fábrica numa semana
Plano Integral
Um plano de cinco dias para ter rastreabilidade por lotes: entradas com lote, ordens que descontam, saídas para clientes e um simulado.
Para que serve
Rastreabilidade é conseguir responder em minutos a duas perguntas: «que matérias-primas levava este lote?» e «para que clientes foi?». Exige-a a legislação, pede-a o inspetor e pedem-na os seus clientes profissionais. Em papel obriga a apontar lotes em três cadernos diferentes e a cruzá-los quando há um problema.
Na Recipok a rastreabilidade não é trabalho extra: sai sozinha se as entradas tiverem lote, as ordens descontarem lotes e as saídas levarem o lote do produto. Este plano de cinco dias deixa-lhe o circuito montado na sua fábrica.
O circuito que vai montar
Lote do fornecedor L2410-77, validade 30/10, chega a 3 °C.
Desconta L2410-77 e cria o lote TQ-261016-000021.
4 cheesecakes do lote TQ-261016-000021 com a respetiva guia de remessa.
- 1A entrada regista o lote e a validade do fornecedor.
- 2A ordem desconta esse lote e cria o lote do produto acabado.
- 3A saída diz que cliente levou que lote.
O plano, dia a dia
Segunda-feira: lotes e armazéns
Em Configuração › Nomenclatura decida como se numeram os seus lotes de produção: por exemplo, prefixo da receita, data e um número sequencial, para que duas fornadas do mesmo dia nunca coincidam. Depois crie as suas localizações (câmaras, armazém seco) e assinale É armazém nas que guardam stock.
Terça-feira: fornecedores, ingredientes e stock inicial
Registe os seus fornecedores e os ingredientes que compra. Depois registe o que já tem em armazém com uma entrada de inventário inicial por fornecedor: uma linha por lote, com a sua validade e a sua localização.
Quarta-feira: cada compra, com o seu lote
A partir de hoje, cada guia de remessa regista-se em Compras › Entradas com lote, validade e temperatura de chegada. Imprima os QR dos lotes e cole-os nas embalagens: a ordem vai lê-los depois. Com o plano Integral, também pode fotografar a guia de remessa e deixar que a Recipok a leia. Veja Entradas de matéria-prima.
Quinta-feira: ordens que descontam lotes
Crie as ordens do dia com Nova ordem. Em Atribuição de lotes, a equipa lê o QR da embalagem que está a usar e clica em Descontar lotes. No fim, Terminar produção cria o lote do produto e deixa-o imprimir o respetivo rótulo. Veja Ordens de produção.
Sexta-feira: saídas e primeiro simulado
Entregue com uma saída em Vendas › Saídas: ao clicar em Confirmar saída, as linhas sem lote recebem o de validade mais próxima. Depois abra o Simulado de rastreabilidade, escreva um lote de fornecedor e confirme que aparecem as suas elaborações e os seus clientes. Clique em Registar simulado para o guardar como evidência.
Como consultá-la depois
- Movimentos de lote (Gestão de stock): cada entrada, consumo, saída e ajuste de um lote, em Excel ou PDF. Veja Rastreabilidade por lotes.
- Simulado de rastreabilidade: a árvore completa de um lote, para trás e para a frente, com o seu relatório em PDF. Precisa do módulo de Registos HACCP.
- Relatório de produção de cada ordem: os lotes consumidos, quem a fez e quanto saiu.
A causa está num de três sítios: a entrada não foi registada, a ordem não descontou lotes ou a saída não leva o lote. Procure o elo que falta e corrija-o.
Dicas
- Se os seus rótulos já usam um sistema de lotes, reproduza-o na nomenclatura: os seus clientes reconhecem-no.
- Corrigir stock não é apagar: faz-se com um ajuste com motivo, e fica no histórico.
- Prepare-se também para a inspeção: Como preparar uma inspeção sanitária.
Crie a sua conta e faça o percurso com um só produto: uma entrada, uma ordem e uma saída. Numa tarde verá a sua primeira árvore de rastreabilidade.