Escanejar albarans i factures de compra
Pla Integral
Puja la foto o el PDF de l’albarà, revisa el que llegeix Recipok i crea l’entrada de magatzem amb lots i preus actualitzats.
Per a què serveix
Passar albarans a mà és el que fa més mandra del control d’estoc, i és el primer que es deixa de fer. Amb l’escàner fas una foto de l’albarà o la factura i Recipok llegeix el document: proveïdor, número, productes, quantitats, preus, lots i caducitats. Tu ho revises i ho confirmes, i l’entrada de magatzem queda creada.
De passada s’actualitzen els preus de compra dels teus ingredients, així que el cost de les receptes continua al dia sense fer res més.
El fa servir qui rep la mercaderia: fa la foto al moll de càrrega i la revisió, després, a l’ordinador.
Abans de començar
- L’escàner està inclòs al pla Integral i funciona amb un saldo d’escanejos: cada document pujat en consumeix un. El saldo disponible es veu a la mateixa pantalla i al menú de Compres.
- Com més complet tinguis el catàleg (noms, formats de compra, codis de barres), més línies s’aparellen soles.
- Tingues creades les ubicacions de magatzem: els lots es desen a la Ubicació per defecte de cada ingredient.
Pujar el document
Obre l’escàner
Entra a Compres › Escanejar document. La pantalla es diu Escàner de documents i mostra quants escanejos et queden.
Puja la foto o el PDF
Prem Puja document i tria el fitxer (o fes la foto des del mòbil). Per a un albarà de diversos fulls, afegeix totes les imatges a la mateixa pujada.
Inicia la lectura
El document apareix a la llista com a Sense processar. Prem Escanear (escaneja): passa a Processant i, en uns segons o minuts, la lectura queda feta. Mentrestant pots continuar treballant.
Revisar i processar
Quan el document està llegit, prem Procesar (processa). S’obre la Revisió i aparellament d'articles:
| Producte | Format | Quantitat | N° de lot | F. caducitat | Preu/u. | Ignora |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Farina fluixa HARINA T-45 SACO 25KG | Sac 25 kg | 4 | H26-3391 | 30/03/2027 | 0,78 € | ☐ |
| Sucre AZUCAR BLANQ. 1KG x10 | Caixa 10 × 1 kg | 3 | — | — | 0,95 € | ☐ |
| 1No trobat al teu catàleg Crea article | — | 2 | GD-2609 | 12/02/2027 | 4,10 € | ☐ |
| PORTS | — | 1 | — | — | 12,00 € | 2☑ |
- 1Crea article dona d’alta l’ingredient que falta sense sortir de la pantalla. Crea format afegeix el format de compra que ve al document.
- 2Ignora el que no és mercaderia, com els ports.
Comprova la capçalera
Proveïdor, Tipus de document (Albarà o Factura) i Núm. document. Si el proveïdor no existeix, es crearà en processar.
Repassa cada línia
Producte, format, Quantitat, Total quantitat, N° de lot, F. caducitat, Ubicació, Preu/u., IVA Compra %, Descompte %, temperatura i observacions. La lectura es pot equivocar: fixa’t sobretot en les quantitats, els lots i les caducitats.
Processa
Quan prems Procesar, Recipok crea l’entrada amb els seus lots i caducitats, actualitza el preu i l’IVA de compra dels ingredients i aprèn els noms que fa servir el proveïdor. El document passa a Processat i a la llista apareix Ver entrada → (veure l’entrada) per repassar-la.
Si al document hi falta el lot, Recipok en genera un. Per a la traçabilitat és millor escriure el lot real de l’envàs a la revisió, abans de processar.
Altres maneres de fer servir la lectura de documents
- En rebre una comanda: a Converteix en entrada de magatzem, l’opció Emplena amb IA des de l’albarà o la factura creua el document amb la comanda. Consulta Comandes a proveïdors.
- Només actualitzar preus amb la tarifa nova d’un proveïdor, sense crear estoc: Actualitzador de preus.
Consells i errors freqüents
- Un document per pujada: no barregis dos albarans en el mateix enviament.
- Millor PDF que foto. Si fas una foto, que sigui en horitzontal, plana i amb bona llum.
- Avís d’error en processar el document: gairebé sempre és una foto torta, fosca o de baixa resolució. Repeteix-la.
- Completa després els ingredients creats des de l’escàner (al·lèrgens, nutrició): la lectura només porta el que ve a l’albarà.
- Si portes la comptabilitat en un altre programa, podem connectar Recipok amb aquest programa perquè les compres processades hi arribin sense haver-les d’escriure una altra vegada.