Lieferscheine und Einkaufsrechnungen scannen
Tarif Integral
Laden Sie das Foto oder PDF des Lieferscheins hoch, prüfen Sie, was Recipok ausliest, und legen Sie den Wareneingang mit Chargen und aktualisierten Preisen an.
Wofür es da ist
Lieferscheine von Hand abzutippen ist der lästigste Teil der Bestandsführung und das Erste, was liegen bleibt. Mit dem Scanner fotografieren Sie den Lieferschein oder die Rechnung, und Recipok liest das Dokument aus: Lieferant, Nummer, Produkte, Mengen, Preise, Chargen und Haltbarkeitsdaten. Sie prüfen und bestätigen, und der Wareneingang ist angelegt.
Nebenbei werden die Einkaufspreise Ihrer Zutaten aktualisiert, sodass die Rezeptkosten ohne weiteres Zutun aktuell bleiben.
Ihn nutzt, wer die Ware annimmt: Das Foto entsteht an der Rampe, die Prüfung später am Computer.
Bevor Sie beginnen
- Der Scanner ist im Tarif Integral enthalten und arbeitet mit einem Scan-Guthaben: Jedes hochgeladene Dokument verbraucht einen Scan. Das verfügbare Guthaben sehen Sie direkt auf der Seite und im Menü Einkauf.
- Je vollständiger Ihr Katalog ist (Namen, Einkaufsformate, Barcodes), desto mehr Positionen werden automatisch zugeordnet.
- Legen Sie die Lagerstandorte an: Die Chargen werden am Standard-Lagerort jeder Zutat gespeichert.
Das Dokument hochladen
Öffnen Sie den Scanner
Öffnen Sie Einkauf › Dokument scannen. Die Seite heißt Dokumentenscanner und zeigt, wie viele Scans Ihnen noch bleiben.
Laden Sie das Foto oder PDF hoch
Klicken Sie auf Dokument hochladen und wählen Sie die Datei (oder machen Sie das Foto mit dem Smartphone). Bei einem mehrseitigen Lieferschein fügen Sie alle Bilder im selben Upload hinzu.
Starten Sie das Auslesen
Das Dokument erscheint in der Liste als Unbearbeitet. Klicken Sie auf Escanear (Scannen): Es wechselt auf Wird verarbeitet und ist nach einigen Sekunden oder Minuten ausgelesen und bereit zur Prüfung. Sie können währenddessen weiterarbeiten.
Prüfen und verarbeiten
Wenn das Dokument ausgelesen ist, klicken Sie auf Procesar (Verarbeiten). Es öffnet sich die Artikelprüfung und -abgleich:
| Produkt | Format | Menge | Chargennummer | Ablaufdatum | Preis/Stk. | Ignorieren |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Weizenmehl Type 405 HARINA T-45 SACO 25KG | Sack 25 kg | 4 | H26-3391 | 30/03/2027 | 0,78 € | ☐ |
| Zucker AZUCAR BLANQ. 1KG x10 | Karton 10 × 1 kg | 3 | — | — | 0,95 € | ☐ |
| 1Nicht in Ihrem Katalog gefunden Artikel anlegen | — | 2 | GD-2609 | 12/02/2027 | 4,10 € | ☐ |
| PORTES | — | 1 | — | — | 12,00 € | 2☑ |
- 1Artikel anlegen erfasst die fehlende Zutat, ohne die Seite zu verlassen. Format anlegen fügt das Einkaufsformat hinzu, das im Dokument steht.
- 2Ignorieren Sie, was keine Ware ist, etwa Frachtkosten.
Prüfen Sie den Kopfbereich
Lieferant, Dokumenttyp (Lieferschein oder Rechnung) und Dokument-Nr. Wenn der Lieferant nicht existiert, wird er beim Verarbeiten angelegt.
Gehen Sie jede Position durch
Produkt, Format, Menge, Gesamtmenge, Chargennummer, Ablaufdatum, Standort, Preis/Stk., Einkaufs-MwSt. %, Rabatt %, Temperatur und Bemerkungen. Beim Auslesen können Fehler passieren: Achten Sie vor allem auf Mengen, Chargen und Haltbarkeitsdaten.
Verarbeiten
Wenn Sie auf Verarbeiten klicken, legt Recipok den Wareneingang mit seinen Chargen und Haltbarkeitsdaten an, aktualisiert Einkaufspreis und Einkaufs-MwSt. der Zutaten und lernt die Bezeichnungen des Lieferanten. Das Dokument wechselt auf Verarbeitet, und in der Liste erscheint Ver entrada → (Wareneingang ansehen), um ihn zu prüfen.
Fehlt die Charge im Dokument, erzeugt Recipok eine. Für die Rückverfolgbarkeit ist es besser, die echte Charge der Verpackung bei der Prüfung einzutragen, bevor Sie verarbeiten.
Weitere Einsatzmöglichkeiten für das Auslesen von Dokumenten
- Bei Annahme einer Bestellung: In In Lagerbuchung umwandeln gleicht die Option Mit KI aus Lieferschein oder Rechnung ausfüllen das Dokument mit der Bestellung ab. Siehe Lieferantenbestellungen.
- Nur Preise aktualisieren mit der neuen Preisliste eines Lieferanten, ohne Bestand anzulegen: Preisaktualisierung.
Tipps und häufige Fehler
- Ein Dokument pro Upload: Mischen Sie nicht zwei Lieferscheine in einer Sendung.
- PDF ist besser als Foto. Wenn Sie fotografieren, dann quer, flach und mit gutem Licht.
- Fehlermeldung beim Verarbeiten des Dokuments: Fast immer ist das Foto schief, dunkel oder zu niedrig aufgelöst. Wiederholen Sie es.
- Vervollständigen Sie danach die über den Scanner angelegten Zutaten (Allergene, Nährwerte): Das Auslesen liefert nur, was auf dem Lieferschein steht.
- Wenn Sie die Buchhaltung in einer anderen Software führen, können wir Recipok damit verbinden, damit verarbeitete Einkäufe dort ankommen, ohne sie erneut einzugeben.