Escanear albaranes y facturas de compra
Plan Integral
Sube la foto o el PDF del albarán, revisa lo que lee Recipok y crea la entrada de almacén con lotes y precios actualizados.
Para qué sirve
Pasar albaranes a mano es lo que más pereza da del control de stock, y es lo primero que se deja de hacer. Con el escáner haces una foto del albarán o la factura y Recipok lee el documento: proveedor, número, productos, cantidades, precios, lotes y caducidades. Tú revisas y confirmas, y la entrada de almacén queda creada.
De paso se actualizan los precios de compra de tus ingredientes, así que el coste de las recetas sigue al día sin hacer nada más.
Lo usa quien recibe la mercancía: hace la foto en el muelle y la revisión, después, en el ordenador.
Antes de empezar
- El escáner está incluido en el plan Integral y funciona con un saldo de escaneos: cada documento subido consume uno. El saldo disponible se ve en la propia pantalla y en el menú de Compras.
- Cuanto más completo esté tu catálogo (nombres, formatos de compra, códigos de barras), más líneas se emparejan solas.
- Ten las ubicaciones de almacén creadas: los lotes se guardan en la ubicación por defecto de cada ingrediente.
Subir el documento
Abre el escáner
Entra en Compras › Escanear documento. La pantalla se llama Escáner de documentos y muestra cuántos escaneos te quedan.
Sube la foto o el PDF
Pulsa Subir documento y elige el archivo (o haz la foto desde el móvil). Para un albarán de varias hojas, añade todas las imágenes en la misma subida.
Lanza la lectura
El documento aparece en la lista como Sin procesar. Pulsa Escanear: pasa a Procesando y, en unos segundos o minutos, a IA Procesado. Puedes seguir trabajando mientras tanto.
Revisar y procesar
Cuando el documento está leído, pulsa Procesar. Se abre la Revisión y emparejamiento de artículos:
| Producto | Formato | Cantidad | N° de lote | F. expiración | Precio/ud. | Ignorar |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Harina floja HARINA T-45 SACO 25KG | Saco 25 kg | 4 | H26-3391 | 30/03/2027 | 0,78 € | ☐ |
| Azúcar AZUCAR BLANQ. 1KG x10 | Caja 10 × 1 kg | 3 | — | — | 0,95 € | ☐ |
| 1No encontrado en tu catálogo Crear artículo | — | 2 | GD-2609 | 12/02/2027 | 4,10 € | ☐ |
| PORTES | — | 1 | — | — | 12,00 € | 2☑ |
- 1Crear artículo da de alta el ingrediente que falta sin salir de la pantalla. Crear formato añade el formato de compra que viene en el documento.
- 2Ignorar lo que no es mercancía, como los portes.
Comprueba la cabecera
Proveedor, Tipo de documento (Albarán o Factura) y N° Documento. Si el proveedor no existe, se creará al procesar.
Repasa cada línea
Producto, formato, Cantidad, Total cantidad, N° de lote, F. expiración, Ubicación, Precio/ud., IVA Compra %, Descuento %, temperatura y observaciones. La lectura puede equivocarse: fíjate sobre todo en cantidades, lotes y caducidades.
Procesar
Al pulsar Procesar, Recipok crea la entrada con sus lotes y caducidades, actualiza el precio y el IVA de compra de los ingredientes y aprende los nombres que usa el proveedor. El documento pasa a Procesado y en la lista aparece Ver entrada → para repasarla.
Si falta el lote en el documento, Recipok genera uno. Para la trazabilidad es mejor escribir el lote real del envase en la revisión, antes de procesar.
Otras formas de usar la lectura de documentos
- Al recibir un pedido: en Convertir a entrada en almacén, la opción Rellenar con IA desde el albarán o factura cruza el documento con el pedido. Ver Pedidos a proveedor.
- Solo actualizar precios con la tarifa nueva de un proveedor, sin crear stock: Actualizador de precios.
Consejos y errores frecuentes
- Un documento por subida: no mezcles dos albaranes en el mismo envío.
- PDF mejor que foto. Si haces foto, que sea en horizontal, plana y con buena luz.
- Aviso de error al procesar el documento: casi siempre es una foto torcida, oscura o de baja resolución. Repítela.
- Completa después los ingredientes creados desde el escáner (alérgenos, nutrición): la lectura solo trae lo que viene en el albarán.
- Si llevas la contabilidad en otro programa, podemos conectar Recipok con él para que las compras procesadas lleguen allí sin escribirlas otra vez.