Escanear remisiones y facturas de compra
Plan Integral
Sube la foto o el PDF de la remisión, revisa lo que lee Recipok y crea la entrada de almacén con lotes y precios actualizados.
Para qué sirve
Capturar remisiones a mano es lo más tedioso del control de inventario, y es lo primero que se deja de hacer. Con el escáner tomas una foto de la remisión o la factura y Recipok lee el documento: proveedor, número, productos, cantidades, precios, lotes y fechas de caducidad. Tú revisas y confirmas, y la entrada de almacén queda creada.
De paso se actualizan los precios de compra de tus ingredientes, así que el costo de las recetas sigue al día sin hacer nada más.
Lo usa quien recibe la mercancía: toma la foto en el área de recepción y hace la revisión, después, en la computadora.
Antes de empezar
- El escáner está incluido en el plan Integral y funciona con un saldo de escaneos: cada documento subido consume uno. El saldo disponible se ve en la misma pantalla y en el menú de Compras.
- Cuanto más completo esté tu catálogo (nombres, presentaciones de compra, códigos de barras), más líneas se emparejan solas.
- Ten las ubicaciones de almacén creadas: los lotes se guardan en la ubicación por defecto de cada ingrediente.
Subir el documento
Abre el escáner
Entra a Compras › Escanear documento. La pantalla se llama Escáner de documentos y muestra cuántos escaneos te quedan.
Sube la foto o el PDF
Haz clic en Subir documento y elige el archivo (o toma la foto desde el celular). Para una remisión de varias hojas, agrega todas las imágenes en la misma subida.
Inicia la lectura
El documento aparece en la lista como Sin procesar. Haz clic en Escanear: pasa a Procesando y, en unos segundos o minutos, a IA Procesado. Puedes seguir trabajando mientras tanto.
Revisar y procesar
Cuando el documento está leído, haz clic en Procesar. Se abre la Revisión y emparejamiento de artículos:
| Producto | Formato | Cantidad | N° de lote | F. expiración | Precio/ud. | Ignorar |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Harina de repostería HARINA T-45 BULTO 25KG | Bulto 25 kg | 4 | H26-3391 | 30/03/2027 | 0.78 € | ☐ |
| Azúcar AZUCAR BLANCA 1KG x10 | Caja 10 × 1 kg | 3 | — | — | 0.95 € | ☐ |
| 1No encontrado en tu catálogo Crear artículo | — | 2 | GD-2609 | 12/02/2027 | 4.10 € | ☐ |
| FLETE | — | 1 | — | — | 12.00 € | 2☑ |
- 1Crear artículo da de alta el ingrediente que falta sin salir de la pantalla. Crear formato agrega la presentación de compra que viene en el documento.
- 2Ignorar lo que no es mercancía, como el flete.
Revisa el encabezado
Proveedor, Tipo de documento (Albarán, para una remisión, o Factura) y N° Documento. Si el proveedor no existe, se creará al procesar.
Repasa cada línea
Producto, formato, Cantidad, Total cantidad, N° de lote, F. expiración, Ubicación, Precio/ud., IVA Compra %, Descuento %, temperatura y observaciones. La lectura puede equivocarse: fíjate sobre todo en cantidades, lotes y fechas de caducidad.
Procesar
Al hacer clic en Procesar, Recipok crea la entrada con sus lotes y fechas de caducidad, actualiza el precio y el IVA de compra de los ingredientes y aprende los nombres que usa el proveedor. El documento pasa a Procesado y en la lista aparece Ver entrada → para revisarla.
Si falta el lote en el documento, Recipok genera uno. Para la trazabilidad es mejor escribir el lote real del envase en la revisión, antes de procesar.
Otras formas de usar la lectura de documentos
- Al recibir un pedido: en Convertir a entrada en almacén, la opción Rellenar con IA desde el albarán o factura cruza el documento con el pedido. Consulta Pedidos a proveedor.
- Solo actualizar precios con la lista de precios nueva de un proveedor, sin crear inventario: Actualizador de precios.
Consejos y errores frecuentes
- Un documento por subida: no mezcles dos remisiones en el mismo envío.
- Mejor PDF que foto. Si tomas una foto, que sea en horizontal, plana y con buena luz.
- Aviso de error al procesar el documento: casi siempre es una foto chueca, oscura o de baja resolución. Repítela.
- Completa después los ingredientes creados desde el escáner (alérgenos, información nutricional): la lectura solo trae lo que viene en la remisión.
- Si llevas la contabilidad en otro programa, podemos conectar Recipok con él para que las compras procesadas lleguen ahí sin capturarlas otra vez.