Digitalizar guias de remessa e faturas de compra
Plano Integral
Carregue a fotografia ou o PDF da guia de remessa, reveja o que a Recipok lê e crie a entrada de armazém com lotes e preços atualizados.
Para que serve
Passar guias de remessa à mão é a parte mais aborrecida do controlo de stock, e é a primeira que se deixa de fazer. Com o digitalizador tira uma fotografia à guia de remessa ou à fatura e a Recipok lê o documento: fornecedor, número, produtos, quantidades, preços, lotes e validades. Você revê e confirma, e a entrada de armazém fica criada.
Ao mesmo tempo, os preços de compra dos seus ingredientes são atualizados, por isso o custo das receitas continua em dia sem fazer mais nada.
Usa-o quem recebe a mercadoria: tira a fotografia no cais de descarga e faz a revisão depois, no computador.
Antes de começar
- O digitalizador está incluído no plano Integral e funciona com um saldo de digitalizações: cada documento carregado consome uma. O saldo disponível vê-se no próprio ecrã e no menu de Compras.
- Quanto mais completo estiver o seu catálogo (nomes, formatos de compra, códigos de barras), mais linhas são associadas sozinhas.
- Tenha as localizações de armazém criadas: os lotes são guardados na Localização predefinida de cada ingrediente.
Carregar o documento
Abra o digitalizador
Entre em Compras › Digitalizar documento. O ecrã chama-se Scanner de documentos e mostra quantas digitalizações lhe restam.
Carregue a fotografia ou o PDF
Clique em Carregar documento e escolha o ficheiro (ou tire a fotografia com o telemóvel). Para uma guia de remessa de várias folhas, acrescente todas as imagens no mesmo carregamento.
Inicie a leitura
O documento aparece na lista como Por processar. Clique em Digitalizar: passa a Processamento e, em segundos ou minutos, fica assinalado como lido e pronto a rever. Entretanto pode continuar a trabalhar.
Rever e processar
Quando o documento estiver lido, clique em Processo. Abre-se a Revisão e correspondência de artigos:
| Produto | Formato | Quantidade | Lote n ° | F. Expiração | Preço/un. | Ignorar |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Farinha fraca HARINA T-45 SACO 25KG | Saco 25 kg | 4 | H26-3391 | 30/03/2027 | 0,78 € | ☐ |
| Açúcar AZUCAR BLANQ. 1KG x10 | Caixa 10 × 1 kg | 3 | — | — | 0,95 € | ☐ |
| 1Não encontrado no teu catálogo Criar artigo | — | 2 | GD-2609 | 12/02/2027 | 4,10 € | ☐ |
| PORTES | — | 1 | — | — | 12,00 € | 2☑ |
- 1Criar artigo regista o ingrediente em falta sem sair do ecrã. Criar formato acrescenta o formato de compra que vem no documento.
- 2Ignorar o que não é mercadoria, como os portes.
Verifique o cabeçalho
Fornecedor, Tipo de documento (Guia de remessa ou Fatura) e N ° Documento. Se o fornecedor não existir, será criado ao processar.
Reveja cada linha
Produto, formato, Quantidade, Quantidade total, Lote n °, F. Expiração, Localização, Preço/un., IVA de compra %, Desconto %, temperatura e observações. A leitura pode enganar-se: preste atenção sobretudo às quantidades, aos lotes e às validades.
Processar
Ao clicar em Processo, a Recipok cria a entrada com os seus lotes e validades, atualiza o preço e o IVA de compra dos ingredientes e aprende os nomes que o fornecedor usa. O documento passa a Processado e na lista aparece Ver entrada → para a rever.
Se faltar o lote no documento, a Recipok gera um. Para a rastreabilidade é melhor escrever o lote real da embalagem na revisão, antes de processar.
Outras formas de usar a leitura de documentos
- Ao receber uma encomenda: em Converter para entrada de depósito, a opção Preencher com IA a partir da guia de remessa ou fatura cruza o documento com a encomenda. Ver Encomendas a fornecedores.
- Apenas atualizar preços com a nova tabela de preços de um fornecedor, sem criar stock: Atualizador de preços.
Conselhos e erros frequentes
- Um documento por carregamento: não misture duas guias de remessa no mesmo envio.
- PDF é melhor do que fotografia. Se tirar fotografia, que seja na horizontal, plana e com boa luz.
- Aviso de erro ao processar o documento: quase sempre é uma fotografia torta, escura ou de baixa resolução. Repita-a.
- Complete depois os ingredientes criados a partir do digitalizador (alergénios, nutrição): a leitura só traz o que vem na guia de remessa.
- Se faz a contabilidade noutro programa, podemos ligar a Recipok a ele para que as compras processadas lá cheguem sem as escrever outra vez.