Scansionare DDT e fatture d’acquisto
Piano Integrale
Carica la foto o il PDF del DDT, controlla ciò che legge Recipok e crea l’entrata in magazzino con lotti e prezzi aggiornati.
A cosa serve
Riportare i DDT a mano è la parte più noiosa del controllo del magazzino, ed è la prima che si smette di fare. Con lo scanner fai una foto del DDT o della fattura e Recipok legge il documento: fornitore, numero, prodotti, quantità, prezzi, lotti e scadenze. Tu controlli e confermi, e l’entrata in magazzino è creata.
Nello stesso momento si aggiornano i prezzi d’acquisto dei tuoi ingredienti, così il costo delle ricette resta aggiornato senza fare altro.
Lo usa chi riceve la merce: fa la foto alla banchina di scarico e il controllo, dopo, al computer.
Prima di iniziare
- Lo scanner è incluso nel piano Integrale e funziona con un saldo di scansioni: ogni documento caricato ne consuma una. Il saldo disponibile si vede nella schermata stessa e nel menu Acquisti.
- Più è completo il tuo catalogo (nomi, formati d’acquisto, codici a barre), più righe vengono abbinate da sole.
- Crea le ubicazioni di magazzino: i lotti vengono salvati nell’ubicazione predefinita di ogni ingrediente.
Caricare il documento
Apri lo scanner
Entra in Acquisti › Scansiona documento. La schermata si chiama Scanner di documenti e mostra quante scansioni ti restano.
Carica la foto o il PDF
Premi Carica documento e scegli il file (o scatta la foto dallo smartphone). Per un DDT di più pagine, aggiungi tutte le immagini nello stesso caricamento.
Avvia la lettura
Il documento compare nell’elenco come Non elaborato. Premi Escanear (il pulsante per scansionare): passa a Elaborazione e, dopo qualche secondo o minuto, la lettura è pronta e compare il pulsante Procesar. Nel frattempo puoi continuare a lavorare.
Controllare ed elaborare
Quando il documento è stato letto, premi Procesar (elabora). Si apre la Revisione e abbinamento degli articoli:
| Prodotto | Formato | Quantità | N° lotto | F. Scadenza | Prezzo/u. | Ignorare |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Farina debole FARINA T-45 SACCO 25KG | Sacco 25 kg | 4 | H26-3391 | 30/03/2027 | 0,78 € | ☐ |
| Zucchero ZUCCHERO BIANCO 1KG x10 | Cartone 10 × 1 kg | 3 | — | — | 0,95 € | ☐ |
| 1Non trovato nel tuo catalogo Crea articolo | — | 2 | GD-2609 | 12/02/2027 | 4,10 € | ☐ |
| TRASPORTO | — | 1 | — | — | 12,00 € | 2☑ |
- 1Crea articolo registra l’ingrediente mancante senza uscire dalla schermata. Crea formato aggiunge il formato d’acquisto indicato nel documento.
- 2Ignorare ciò che non è merce, come il trasporto.
Verifica l’intestazione
Fornitore, Tipo di documento (Documento di trasporto o Fattura) e Documento n °. Se il fornitore non esiste, verrà creato durante l’elaborazione.
Ripassa ogni riga
Prodotto, formato, Quantità, Quantità totale, N° lotto, F. Scadenza, Luogo (l’ubicazione), Prezzo/u., IVA acquisto %, Sconto %, temperatura e osservazioni. La lettura può sbagliare: fai attenzione soprattutto a quantità, lotti e scadenze.
Elabora
Quando premi Procesar, Recipok crea l’entrata con i suoi lotti e le sue scadenze, aggiorna il prezzo e l’IVA d’acquisto degli ingredienti e impara i nomi usati dal fornitore. Il documento passa a Elaborato e nell’elenco compare il link Ver entrada → (vedi entrata) per ricontrollarla.
Se nel documento manca il lotto, Recipok ne genera uno. Per la tracciabilità è meglio scrivere il lotto reale della confezione durante il controllo, prima di elaborare.
Altri modi di usare la lettura dei documenti
- Quando ricevi un ordine: in Converti in voce di magazzino, l’opzione Compila con IA dal documento di trasporto o dalla fattura incrocia il documento con l’ordine. Vedi Ordini ai fornitori.
- Aggiornare solo i prezzi con il nuovo listino di un fornitore, senza creare stock: Aggiornamento prezzi.
Consigli ed errori frequenti
- Un documento per caricamento: non mescolare due DDT nello stesso invio.
- Meglio il PDF della foto. Se fai una foto, che sia in orizzontale, piatta e con buona luce.
- Avviso di errore durante l’elaborazione del documento: quasi sempre è una foto storta, scura o a bassa risoluzione. Rifalla.
- Completa poi gli ingredienti creati dallo scanner (allergeni, valori nutrizionali): la lettura porta solo ciò che è scritto nel DDT.
- Se tieni la contabilità in un altro programma, possiamo collegarlo a Recipok perché gli acquisti elaborati vi arrivino senza riscriverli.