Entrades de matèria primera: albarans, lots i caducitats
Pla Integral
Registra albarans i factures de compra amb lot, caducitat, ubicació i temperatura, adjunta’n el PDF i corregeix quantitats amb ajustos.
Per a què serveix
Una entrada de matèria primera és l’albarà o la factura de compra passada a Recipok. Cada línia crea o suma un lot al teu magatzem, amb la seva quantitat, la seva caducitat i la seva ubicació. A partir d’aquí l’estoc està al dia, els parts de producció poden descomptar aquell lot i la traçabilitat es construeix sola.
A més, l’entrada actualitza el preu de compra de cada ingredient i desa la temperatura de recepció: el control que demana l’APPCC en rebre la mercaderia queda enganxat al lot.
La fa servir qui rep la mercaderia o qui passa els albarans al final del dia.
Abans de començar
- Les entrades de matèria primera estan incloses al pla Integral.
- Crea les teves ubicacions (cambres, congelador, magatzem sec) i marca Tracta com a magatzem a les que guarden mercaderia. Consulta Ubicacions.
- Tingues els ingredients amb el seu format de compra i el seu proveïdor. Si compres en galledes de 2 kg, escriuràs «6 galledes» i Recipok desarà 12 kg.
- Si has de passar molts albarans, mira abans Escanejar albarans i factures: l’entrada es crea llegint el document.
Registrar una entrada a mà
Entra a Compres › Entrades i prem Crea una entrada de matèria primera. Si la mercaderia ve d’una comanda, és més ràpid convertir la comanda en entrada.
| Ingredient | Formats d'envasat | Quantitat | Preu/UD | Núm. lot | F. caducitat | Ubicació |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Formatge cremós | Galleda 2 kg | 6 = 12 kg | 6,90 € | L24-0912 | 28/10/2026 | Cambra 1 |
| Nata 35 % | Brik 1 l | 24 | 3,70 € | N2609-A | 15/10/2026 | Cambra 1 |
| Mantega | Placa 1 kg | 10 | 28,20 € | MB-0930 | 30/12/2026 | Cambra 1 |
- 1Escaneja el codi llegeix el codi de barres de l’envàs o un QR de lot i afegeix la línia. Si el codi és nou, et pregunta a quin ingredient pertany i se’n recorda.
- 2Si el preu canvia, s’actualitza el de l’ingredient i el cost de les seves receptes.
- 3Les dades avançades desen la temperatura de recepció, les observacions i el lot intern.
Dades del document
Tria el Proveïdor (el pots crear al moment), el Tipus de document (Albarà o Factura), el Núm. document i la Data. El número i la data són obligatoris.
Afegeix-hi les línies
Amb Afegeix un ingredient cerca cada producte: primer surten els D'aquest proveïdor i després la Resta d'ingredients. A cada línia indica format, Quantitat, Preu/UD, IVA, descompte, Núm. lot, F. caducitat i Ubicació.
Control de recepció
Prem Mostra dades avançades i anota la T° d'entrada i les Observacions (envàs malmès, producte a temperatura incorrecta). El Lot intern és opcional: si el deixes buit, es copia el del proveïdor.
Desa
Es creen els lots a la seva ubicació. Les línies sense ingredient o amb quantitat zero es descarten. Si una quantitat sembla multiplicada pel format sense que canviï l’import, Recipok t’avisa amb Revisa la quantitat abans de desar.
Després de desar
| Acció | Per a què |
|---|---|
| Puja un PDF | Adjunta l’albarà o la factura escanejada a l’entrada. Queda com a Adjunt per consultar-lo quan vulguis. |
| Genera el codi QR | Marca les línies i genera les etiquetes QR d’aquests lots per enganxar-les a les caixes. A l’obrador s’escanegen en descomptar el lot. Consulta Codis QR de lot. |
| Registra congelació | Al detall de la línia, desa la data en què congeles un producte i et deixa fer Imprimeix etiqueta de congelació. |
| Imprimeix document intern | Un full amb l’entrada per arxivar en paper. |
| Historial | Tots els canvis de l’entrada: què ha passat, qui, quan i amb quin motiu. |
Des del llistat de Compres › Entrades pots filtrar per proveïdor, tipus de document, dates o Lot d’ingredient, i fer Duplica, Arxiva o Imprimeix amb les entrades.
Corregir una entrada: els ajustos
Una entrada desada ja forma part de l’estoc, així que no es reescriu: s’ajusta. Si canvies la quantitat d’una línia, Recipok et demana el Motiu de l'ajust:
- Deteriorat, Caducat, Devolució o Ajustos diversos.
- Un Detall (opcional), per exemple «van arribar 9 sacs en lloc de 10».
L’ajust queda a l’Historial de l’entrada i als moviments de lot.
Tornar mercaderia al proveïdor
Si tornes una part d’un albarà (va arribar trencat o a mala temperatura), anota-ho a la línia amb Observacions i la T° d'entrada, i corregeix la quantitat amb el motiu Devolució. Així l’estoc reflecteix el que de debò et quedes i queda constància del motiu.
Per treure matèria primera del magatzem per altres motius, a Gestió d'estoc › Traçabilitat inversa hi ha Crea una sortida de matèria primera, amb el mateix formulari que l’entrada.
Control de recepció
Aquesta funció està en proves i es publicarà aviat.
En rebre la mercaderia, l’albarà d’entrada inclou un control de recepció: l’estat del transport i el de l’envàs, a més de la temperatura que ja apuntes a cada línia.
- Prem Registrar i marca cada punt com a correcte o com a incidència.
- Si alguna cosa no és correcta, escriu l’acció correctora: què s’ha fet amb la mercaderia (rebutjada, retornada al proveïdor, acceptada després de revisar-la…). Sense ella no es desa.
- L’albarà queda com a Recepció correcta o Recepció amb incidències, i aquest resultat es veu a l’entrada.
Retornar al proveïdor, amb la seva pròpia pantalla
Avui la devolució es registra tal com explica l’apartat de dalt. El que ve és una pantalla pròpia, així que la manera de fer-ho canviarà.
A l’albarà d’entrada, prem Retornar al proveïdor. Marca el que torna de cada línia a A retornar, tria el Motiu i descriu la Incidència si n’hi ha. Després prem Crear devolució:
- Recipok no et deixa retornar més del que has rebut ni més del que queda en aquell lot.
- El que torna surt del seu lot, tret que el motiu indiqui que no afecta l’estoc (per exemple, si la mercaderia ja es va llençar).
- La devolució rep el seu número i apareix a la llista Devolucions a proveïdor d’aquell albarà. No s’edita: si t’equivoques, anul·la-la amb Anul·lar i crea’n una altra. En anul·lar-la, el que va treure de l’estoc torna als seus lots.
- Si tens Holded connectat, la pots enviar amb Enviar a Holded. Si l’anul·les aquí i ja hi era, anul·la-la també a Holded.
Consells
- Registra l’albarà el dia que arriba: si ho deixes per al divendres, els parts de la setmana descomptaran de lots que no existeixen i l’estoc anirà a negatiu.
- Estoc inicial: el primer dia, crea una entrada «d’inventari inicial» per proveïdor amb tots els lots que tens, amb les seves caducitats. Ho expliquem a Estoc per lots.
- Si fas servir un programa de facturació o comptabilitat, connectem Recipok amb aquest programa perquè cada entrada hi arribi com a compra sense escriure-la dues vegades.