Entradas de materia prima: albaranes, lotes y caducidades
Plan Integral
Registra albaranes y facturas de compra con lote, caducidad, ubicación y temperatura, adjunta el PDF y corrige cantidades con ajustes.
Para qué sirve
Una entrada de materia prima es el albarán o la factura de compra pasado a Recipok. Cada línea crea o suma un lote en tu almacén, con su cantidad, su caducidad y su ubicación. A partir de ahí el stock está al día, los partes de producción pueden descontar ese lote y la trazabilidad se construye sola.
Además, la entrada actualiza el precio de compra de cada ingrediente y guarda la temperatura de recepción: el control que pide el APPCC al recibir mercancía queda pegado al lote.
La usa quien recibe la mercancía o quien pasa los albaranes al final del día.
Antes de empezar
- Las entradas de materia prima están incluidas en el plan Integral.
- Crea tus ubicaciones (cámaras, congelador, almacén seco) y marca Tratar como almacén en las que guardan mercancía. Ver Ubicaciones.
- Ten los ingredientes con su formato de compra y su proveedor. Si compras en cubos de 2 kg, escribirás «6 cubos» y Recipok guardará 12 kg.
- Si vas a pasar muchos albaranes, mira antes Escanear albaranes y facturas: la entrada se crea leyendo el documento.
Registrar una entrada a mano
Entra en Compras › Entradas y pulsa Crear entrada de materia prima. Si la mercancía viene de un pedido, es más rápido convertir el pedido en entrada.
| Ingrediente | Formatos de envasado | Cantidad | Precio/ud | Nº Lote | F. expiración | Ubicación |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Queso crema | Cubo 2 kg | 6 = 12 kg | 6,90 € | L24-0912 | 28/10/2026 | Cámara 1 |
| Nata 35 % | Brick 1 l | 24 | 3,70 € | N2609-A | 15/10/2026 | Cámara 1 |
| Mantequilla | Placa 1 kg | 10 | 28,20 € | MB-0930 | 30/12/2026 | Cámara 1 |
- 1Escanear código lee el código de barras del envase o un QR de lote y añade la línea. Si el código es nuevo, te pregunta a qué ingrediente pertenece y lo recuerda.
- 2Si el precio cambia, se actualiza el del ingrediente y el coste de sus recetas.
- 3Los datos avanzados guardan la temperatura de recepción, las observaciones y el lote interno.
Datos del documento
Elige el Proveedor (puedes crearlo al momento), el Tipo de documento (Albarán o Factura), el N° Documento y la Fecha. El número y la fecha son obligatorios.
Añade las líneas
Con Añadir ingrediente busca cada producto: primero salen los De este proveedor y después el Resto de ingredientes. En cada línea indica formato, Cantidad, Precio/ud, IVA, descuento, Nº Lote, F. expiración y Ubicación.
Control de recepción
Pulsa Ver datos avanzados y anota la T° de entrada y las Observaciones (envase dañado, producto a temperatura incorrecta). El N° lote interno es opcional: si lo dejas vacío, se copia el del proveedor.
Guardar
Se crean los lotes en su ubicación. Las líneas sin ingrediente o con cantidad cero se descartan. Si una cantidad parece multiplicada por el formato sin que cambie el importe, Recipok te avisa con Revisa la cantidad antes de guardar.
Después de guardar
| Acción | Para qué |
|---|---|
| Subir PDF | Adjunta el albarán o la factura escaneada a la entrada. Queda como Adjunto para consultarlo cuando quieras. |
| Generar código QR | Marca las líneas y genera las etiquetas QR de esos lotes para pegarlas en las cajas. En el obrador se escanean al descontar el lote. Ver Códigos QR de lote. |
| Registrar congelación | En el detalle de la línea, guarda la fecha en que congelas un producto y te deja Imprimir etiqueta de congelación. |
| Imprimir documento interno | Una hoja con la entrada para archivar en papel. |
| Historial | Todos los cambios de la entrada: qué pasó, quién, cuándo y con qué motivo. |
Desde el listado de Compras › Entradas puedes filtrar por proveedor, tipo de documento, fechas o Lote ingrediente, y Duplicar, Archivar o Imprimir entradas.
Corregir una entrada: los ajustes
Una entrada guardada ya forma parte del stock, así que no se reescribe: se ajusta. Si cambias la cantidad de una línea, Recipok te pide el Motivo del ajuste:
- Deteriorado, Caducado, Devolución o Ajustes varios.
- Un Detalle (opcional), por ejemplo «llegaron 9 sacos en vez de 10».
El ajuste queda en el Historial de la entrada y en los movimientos de lote.
Devolver mercancía al proveedor
Si devuelves parte de un albarán (llegó roto o a mala temperatura), anótalo en la línea con Observaciones y la T° de entrada, y corrige la cantidad con el motivo Devolución. Así el stock refleja lo que de verdad te quedas y queda constancia del motivo.
Para sacar del almacén materia prima por otros motivos, en Gestión de stock › Trazabilidad Inversa está Crear salida de materia prima, con el mismo formulario que la entrada.
Control de recepción
Esta función está en pruebas y se publicará en breve.
Al recibir la mercancía, el albarán de entrada incluye un control de recepción: el estado del transporte y el de los envases, además de la temperatura que ya anotas en cada línea.
- Pulsa Registrar y marca cada punto como correcto o como incidencia.
- Si algo no es correcto, escribe la acción correctora: qué se ha hecho con la mercancía (rechazada, devuelta al proveedor, aceptada tras revisarla…). Sin ella no se guarda.
- El albarán queda como Recepción correcta o Recepción con incidencias, y ese resultado se ve en la entrada.
Devolver a proveedor, con su propia pantalla
Hoy la devolución se registra como explica el apartado de arriba. Lo que viene es una pantalla propia, así que la forma de hacerlo cambiará.
En el albarán de entrada, pulsa Devolver a proveedor. Marca lo que vuelve de cada línea en A devolver, elige el Motivo y describe la Incidencia si la hay. Después pulsa Crear devolución:
- Recipok no deja devolver más de lo recibido ni más de lo que queda en ese lote.
- Lo que vuelve sale de su lote, salvo que el motivo indique que no afecta al stock (por ejemplo, si la mercancía ya se tiró).
- La devolución recibe su número y aparece en la lista Devoluciones a proveedor de ese albarán. No se edita: si te equivocas, anúlala con Anular y crea otra. Al anularla, lo que sacó del stock vuelve a sus lotes.
- Si tienes Holded conectado, la puedes enviar con Enviar a Holded. Si la anulas aquí y ya estaba allí, anúlala también en Holded.
Consejos
- Registra el albarán el día que llega: si lo dejas para el viernes, los partes de la semana descontarán de lotes que no existen y el stock se irá a negativo.
- Stock inicial: el primer día, crea una entrada «de inventario inicial» por proveedor con todos los lotes que tienes, con sus caducidades. Lo explicamos en Stock por lotes.
- Si usas un programa de facturación o contabilidad, conectamos Recipok con él para que cada entrada llegue allí como compra sin escribirla dos veces.