Entradas de matéria-prima: guias de remessa, lotes e validades
Plano Integral
Registe guias de remessa e faturas de compra com lote, validade, localização e temperatura, anexe o PDF e corrija quantidades com ajustes.
Para que serve
Uma entrada de matéria-prima é a guia de remessa ou a fatura de compra passada para a Recipok. Cada linha cria ou soma um lote no seu armazém, com a sua quantidade, a sua validade e a sua localização. A partir daí o stock está em dia, as ordens de produção podem descontar esse lote e a rastreabilidade constrói-se sozinha.
Além disso, a entrada atualiza o preço de compra de cada ingrediente e guarda a temperatura de receção: o controlo que o HACCP exige ao receber mercadoria fica associado ao lote.
Usa-a quem recebe a mercadoria ou quem passa as guias de remessa ao fim do dia.
Antes de começar
- As entradas de matéria-prima estão incluídas no plano Integral.
- Crie as suas localizações (câmaras, congelador, armazém de secos) e marque É armazém nas que guardam mercadoria. Ver Localizações.
- Tenha os ingredientes com o seu formato de compra e o seu fornecedor. Se compra em baldes de 2 kg, escreverá «6 baldes» e a Recipok guardará 12 kg.
- Se vai passar muitas guias de remessa, veja antes Digitalizar guias de remessa e faturas: a entrada é criada a partir da leitura do documento.
Registar uma entrada à mão
Entre em Compras › Entradas e clique em Criar entrada de matéria-prima. Se a mercadoria vem de uma encomenda, é mais rápido converter a encomenda em entrada.
| Ingrediente | Formatos de envasamento | Quantidade | Preço/un. | N.º lote | F. Expiração | Localização |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Queijo creme | Balde 2 kg | 6 = 12 kg | 6,90 € | L24-0912 | 28/10/2026 | Câmara 1 |
| Natas 35 % | Pacote 1 l | 24 | 3,70 € | N2609-A | 15/10/2026 | Câmara 1 |
| Manteiga | Placa 1 kg | 10 | 28,20 € | MB-0930 | 30/12/2026 | Câmara 1 |
- 1Ler código lê o código de barras da embalagem ou um QR de lote e acrescenta a linha. Se o código for novo, pergunta-lhe a que ingrediente pertence e memoriza-o.
- 2Se o preço mudar, atualiza-se o do ingrediente e o custo das suas receitas.
- 3Os dados avançados guardam a temperatura de receção, as observações e o lote interno.
Dados do documento
Escolha o Fornecedor (pode criá-lo no momento), o Tipo de documento (Guia de remessa ou Fatura), o N ° Documento e a Data. O número e a data são obrigatórios.
Acrescente as linhas
Com Adicionar ingrediente procure cada produto: primeiro aparecem os Deste fornecedor e depois os Restantes ingredientes. Em cada linha indique formato, Quantidade, Preço/un., IVA, desconto, N.º lote, F. Expiração e Localização.
Controlo de receção
Clique em Ver dados avançados e anote a Entrada t ° (temperatura à chegada) e as Observações (embalagem danificada, produto a temperatura incorreta). O Lote interno é opcional: se o deixar vazio, é copiado o do fornecedor.
Guardar
Os lotes são criados na respetiva localização. As linhas sem ingrediente ou com quantidade zero são descartadas. Se uma quantidade parecer multiplicada pelo formato sem que o montante mude, a Recipok avisa-o com Verifica a quantidade antes de guardar.
Depois de guardar
| Ação | Para quê |
|---|---|
| Carregar PDF | Anexa à entrada a guia de remessa ou a fatura digitalizada. Fica Em anexo para a consultar quando quiser. |
| Gerar código QR | Selecione as linhas e gere as etiquetas QR desses lotes para colar nas caixas. Na produção são lidas ao descontar o lote. Ver Códigos QR de lote. |
| Registar congelação | No detalhe da linha, guarda a data em que congela um produto e permite Imprimir etiqueta de congelação. |
| Imprimir documento interno | Uma folha com a entrada para arquivar em papel. |
| Histórico | Todas as alterações da entrada: o que aconteceu, quem, quando e com que motivo. |
Na lista de Compras › Entradas pode filtrar por fornecedor, tipo de documento, datas ou Lote do ingrediente, e Duplicar, Arquivar ou Imprimir entradas.
Corrigir uma entrada: os ajustes
Uma entrada guardada já faz parte do stock, por isso não se reescreve: ajusta-se. Se alterar a quantidade de uma linha, a Recipok pede-lhe o Motivo do ajuste:
- Deteriorado, Tempo esgotado (fora de validade), Retornar (devolução) ou Vários ajustes.
- Um Detalhe (opcional), por exemplo «chegaram 9 sacos em vez de 10».
O ajuste fica no Histórico da entrada e nos movimentos de lote.
Devolver mercadoria ao fornecedor
Se devolver parte de uma guia de remessa (chegou partida ou a má temperatura), anote-o na linha com Observações e a Entrada t °, e corrija a quantidade com o motivo Retornar. Assim o stock reflete o que realmente fica consigo e o motivo fica registado.
Para retirar matéria-prima do armazém por outros motivos, em Gestão de stock › Rastreabilidade inversa está Criar saída de matéria-prima, com o mesmo formulário da entrada.
Controlo de receção
Esta função está em testes e será publicada brevemente.
Ao receber a mercadoria, a entrada inclui um controlo de receção: o estado do transporte e o das embalagens, além da temperatura que já anota em cada linha.
- Clique em Registar e marque cada ponto como correto ou como incidência.
- Se algo não estiver correto, escreva a ação corretiva: o que se fez com a mercadoria (rejeitada, devolvida ao fornecedor, aceite após revisão…). Sem ela não se guarda.
- A guia de remessa fica como Receção correta ou Receção com incidências, e esse resultado vê-se na entrada.
Devolver ao fornecedor, com ecrã próprio
Hoje a devolução regista-se como explica a secção acima. Em breve haverá um ecrã próprio, por isso a forma de a fazer vai mudar.
Na guia de remessa da entrada, clique em Devolver ao fornecedor. Marque o que volta de cada linha em A devolver, escolha o Motivo e descreva a Incidência, se houver. Depois clique em Criar devolução:
- A Recipok não deixa devolver mais do que o recebido nem mais do que resta nesse lote.
- O que volta sai do seu lote, a menos que o motivo indique que não afeta o stock (por exemplo, se a mercadoria já foi deitada fora).
- A devolução recebe o seu número e aparece na lista Devoluções ao fornecedor dessa guia. Não se edita: se se enganar, anule-a com Anular e crie outra. Ao anulá-la, o que tirou do stock volta aos seus lotes.
- Se tiver a Holded ligada, pode enviá-la com Enviar para a Holded. Se a anular aqui e já lá estava, anule-a também na Holded.
Conselhos
- Registe a guia de remessa no dia em que chega: se a deixar para sexta-feira, as ordens da semana vão descontar de lotes que não existem e o stock fica negativo.
- Stock inicial: no primeiro dia, crie uma entrada «de inventário inicial» por fornecedor com todos os lotes que tem, com as respetivas validades. Explicamos isso em Stock por lotes.
- Se usa um programa de faturação ou contabilidade, ligamos a Recipok a ele para que cada entrada lá chegue como compra sem a escrever duas vezes.