Entrate di materia prima: DDT, lotti e scadenze
Piano Integrale
Registra DDT e fatture d’acquisto con lotto, scadenza, ubicazione e temperatura, allega il PDF e correggi le quantità con le rettifiche.
A cosa serve
Un’entrata di materia prima è il DDT (documento di trasporto) o la fattura d’acquisto riportati in Recipok. Ogni riga crea o incrementa un lotto nel tuo magazzino, con la sua quantità, la sua scadenza e la sua ubicazione. Da lì il magazzino è aggiornato, gli ordini di produzione possono scaricare quel lotto e la tracciabilità si costruisce da sola.
Inoltre, l’entrata aggiorna il prezzo d’acquisto di ogni ingrediente e salva la temperatura di ricevimento: il controllo che l’HACCP richiede al ricevimento della merce resta legato al lotto.
La usa chi riceve la merce o chi registra i DDT a fine giornata.
Prima di iniziare
- Le entrate di materia prima sono incluse nel piano Integrale.
- Crea le tue ubicazioni (celle, congelatore, magazzino secco) e seleziona È magazzino in quelle che contengono merce. Vedi Ubicazioni.
- Prepara gli ingredienti con il loro formato d’acquisto e il loro fornitore. Se acquisti in secchi da 2 kg, scriverai «6 secchi» e Recipok salverà 12 kg.
- Se devi registrare molti DDT, guarda prima Scansionare DDT e fatture: l’entrata viene creata leggendo il documento.
Registrare un’entrata a mano
Entra in Acquisti › Entrate e premi Crea entrata di materia prima. Se la merce arriva da un ordine, è più rapido convertire l’ordine in entrata.
| Ingrediente | Formati di imballaggio | Quantità | Prezzo/u. | N° lotto | F. Scadenza | Luogo |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Formaggio spalmabile | Secchio 2 kg | 6 = 12 kg | 6,90 € | L24-0912 | 28/10/2026 | Cella 1 |
| Panna 35 % | Brick 1 l | 24 | 3,70 € | N2609-A | 15/10/2026 | Cella 1 |
| Burro | Panetto 1 kg | 10 | 28,20 € | MB-0930 | 30/12/2026 | Cella 1 |
- 1Scansiona codice legge il codice a barre della confezione o un QR di lotto e aggiunge la riga. Se il codice è nuovo, ti chiede a quale ingrediente appartiene e lo ricorda.
- 2Se il prezzo cambia, si aggiornano quello dell’ingrediente e il costo delle sue ricette.
- 3I dati avanzati salvano la temperatura di ricevimento, le osservazioni e il lotto interno.
Dati del documento
Scegli il Fornitore (puoi crearlo al momento), il Tipo di documento (Documento di trasporto o Fattura), il Documento n ° e la Data. Numero e data sono obbligatori.
Aggiungi le righe
Con Aggiungi ingrediente cerca ogni prodotto: prima compaiono quelli Di questo fornitore e poi gli Altri ingredienti. In ogni riga indica formato, Quantità, Prezzo/u., IVA, sconto, N° lotto, F. Scadenza e Luogo (l’ubicazione).
Controllo al ricevimento
Premi Mostra dati avanzati e annota la Ingresso t ° (temperatura di ricevimento) e le Osservazioni (confezione danneggiata, prodotto a temperatura sbagliata). Il Lotto interno è facoltativo: se lo lasci vuoto, viene copiato quello del fornitore.
Salva
I lotti vengono creati nella loro ubicazione. Le righe senza ingrediente o con quantità zero vengono scartate. Se una quantità sembra moltiplicata per il formato senza che cambi l’importo, Recipok ti avvisa con Controlla la quantità prima di salvare.
Dopo il salvataggio
| Azione | A cosa serve |
|---|---|
| Carica PDF | Allega all’entrata il DDT o la fattura scansionati. Resta come Allegato da consultare quando vuoi. |
| Genera codice QR | Seleziona le righe e genera le etichette QR di quei lotti da attaccare alle scatole. In laboratorio si scansionano quando si scarica il lotto. Vedi Codici QR di lotto. |
| Registra congelamento | Nel dettaglio della riga, salva la data in cui congeli un prodotto e ti permette di usare Stampa etichetta di congelamento. |
| Stampa documento interno | Un foglio con l’entrata da archiviare su carta. |
| Cronologia | Tutte le modifiche dell’entrata: cosa è successo, chi, quando e con quale motivo. |
Dall’elenco di Acquisti › Entrate puoi filtrare per fornitore, tipo di documento, date o Lotto ingrediente, e usare Duplica, Archivia o Stampa sulle entrate.
Correggere un’entrata: le rettifiche
Un’entrata salvata fa già parte del magazzino, quindi non si riscrive: si rettifica. Se cambi la quantità di una riga, Recipok ti chiede il Motivo della rettifica:
- Deteriorato, Fuori tempo (scaduto), Ritorno (reso) o Vari aggiustamenti.
- Un Dettaglio (facoltativo), per esempio «sono arrivati 9 sacchi invece di 10».
La rettifica resta nella Cronologia dell’entrata e nei movimenti di lotto.
Restituire merce al fornitore
Se restituisci parte di un DDT (è arrivata rotta o a temperatura sbagliata), annotalo nella riga con Osservazioni e la Ingresso t °, e correggi la quantità con il motivo Ritorno. Così il magazzino riflette ciò che tieni davvero e il motivo resta registrato.
Per far uscire dal magazzino materia prima per altri motivi, in Gestione magazzino › Tracciabilità inversa c’è Crea uscita di materia prima, con lo stesso modulo dell’entrata.
Controllo di ricevimento
Questa funzione è in fase di prova e sarà pubblicata a breve.
Al ricevimento della merce, il DDT dell’entrata include un controllo di ricevimento: lo stato del Trasporto e quello della Confezione, oltre alla temperatura che già annoti in ogni riga.
- Premi Registra e segna ogni punto come corretto o come anomalia.
- Se qualcosa non va, scrivi l’azione correttiva: cosa si è fatto della merce (rifiutata, restituita al fornitore, accettata dopo il controllo…). Senza di essa non si salva.
- Il DDT risulta come Ricevimento corretto o Ricevimento con anomalie, e questo esito si vede nell’entrata.
Restituire al fornitore, con una schermata propria
Oggi il reso si registra come spiega la sezione qui sopra. In arrivo c’è una schermata dedicata, quindi il modo di farlo cambierà.
Nel DDT dell’entrata, premi Restituire al fornitore. Per ogni riga, segna in Da restituire ciò che torna, scegli il Motivo e descrivi l’Incidente se c’è. Poi premi Crea reso:
- Recipok non ti lascia restituire più di quanto ricevuto né più di quanto resta in quel lotto.
- Ciò che torna esce dal suo lotto, a meno che il motivo indichi che non incide sullo stock (per esempio, se la merce è già stata buttata).
- Il reso riceve il suo numero e compare nell’elenco Resi al fornitore di quel DDT. Non si modifica: se sbagli, annullalo con Annulla e creane un altro. Annullandolo, ciò che ha tolto dallo stock torna nei suoi lotti.
- Se hai Holded collegato, puoi inviarlo con Invia a Holded. Se lo annulli qui e in Holded era già stato inviato, annullalo anche lì.
Consigli
- Registra il DDT il giorno in cui arriva: se lo lasci per il venerdì, gli ordini della settimana scaricheranno da lotti che non esistono e lo stock andrà in negativo.
- Stock iniziale: il primo giorno, crea un’entrata «di inventario iniziale» per fornitore con tutti i lotti che hai, con le loro scadenze. Lo spieghiamo in Stock per lotti.
- Se usi un programma di fatturazione o contabilità, colleghiamo Recipok a esso perché ogni entrata vi arrivi come acquisto senza scriverla due volte.