Recipok mit Rechnungsstellung, Buchhaltung oder Kasse verbinden
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Welche Daten sich mit dem Programm synchronisieren lassen, das Sie bereits nutzen, welche Konnektoren fertig sind und wie wir eine maßgeschneiderte Integration umsetzen.
Wofür es da ist
Recipok weiß, was in der Backstube passiert: was Sie einkaufen, was Sie produzieren, mit welchen Chargen und an wen Sie liefern. Ihr Rechnungsprogramm, Ihre Buchhaltung oder Ihre Kasse wissen, was im Büro und an der Theke passiert. Wenn sie nicht miteinander sprechen, tippt am Ende jemand denselben Lieferschein, denselben Kunden oder denselben Preis zweimal ein, und die Fehler tauchen am Monatsende auf.
Deshalb verbinden wir Recipok mit dem Programm, das Sie bereits nutzen. Dieser Artikel ist für den Inhaber oder Verantwortlichen, der wissen möchte, was sich synchronisieren lässt, wie wir eine maßgeschneiderte Integration umsetzen und was wir von Ihnen brauchen, um anzufangen.
Was sich synchronisieren lässt
Eine Integration überträgt Daten in eine oder in beide Richtungen. Das sind die Fälle, nach denen Backstuben am häufigsten fragen:
| Daten | Übliche Richtung | Wofür |
|---|---|---|
| Kunden | In beide Richtungen | Sie legen einen Kunden einmal an, mit Steuernummer und Adresse, und er existiert in beiden Programmen. |
| Verkaufsaufträge | Von Ihrem Onlineshop oder Programm zu Recipok | Die Bestellung kommt von selbst in Recipok an und wird zur Produktion. |
| Lieferscheine | Von Recipok zu Ihrer Rechnungsstellung | Jeder bestätigte Warenausgang kommt mit Charge und Preis fertig zur Abrechnung an. |
| Preise und Produkte | Von Recipok zu Ihrer Rechnungsstellung oder Kasse | Ihre Rezepte existieren als Produkte mit Artikelnummer, Verkaufspreis und MwSt. |
| Bestand | Je nach Fall | Was im Lager ist, wird im anderen Programm abgefragt oder von dort aus angepasst. |
| Kassenverkäufe | Von der Kasse zu Recipok | Was an der Theke verkauft wird, wird vom Fertigprodukt abgebucht und erscheint in Ihren Berichten. |
| Einkäufe | Von Recipok zu Ihrer Buchhaltung | Die Wareneingänge werden als Lieferantenlieferscheine übertragen. |
12 Käsekuchen für Freitag.
Sie werden mit ihrer Charge produziert und mit Lieferschein geliefert.
Mit Kunde, Charge, Preis aus seiner Preisliste und MwSt.
- 1Eingang: Die Bestellung kommt aus einem anderen Programm und erscheint unter Bestellungen, als hätten Sie sie selbst eingegeben.
- 2Ausgang: Der in Recipok bestätigte Lieferschein wird an Ihr Rechnungsprogramm übertragen.
Konnektoren, die schon funktionieren
Im Menü Ihres Kontos oben rechts bündelt Integrationen die einsatzbereiten Konnektoren (sichtbar für Verantwortliche und Administratoren):
- Holded: Kunden, Lieferanten, Verkaufsaufträge, Produkte, Wareneingänge und Warenausgänge. Wir erklären es unter Recipok mit Holded verbinden.
- Dobbox: Temperatursensoren, die die HACCP-Aufzeichnungen der Kühlräume automatisch anlegen. Wird mit der E-Mail-Adresse und dem Passwort Ihres Dobbox-Kontos eingerichtet.
- API Token (Tarif Integral): der Schlüssel, mit dem ein anderes Programm in Recipok lesen und schreiben kann. Siehe Öffentliche API und Token.
Für Filialen mit der Ágora-Kasse ist eine Verbindung in Vorbereitung, die den Bestand der Backstube als Wareneingangsscheine an jede Filiale sendet. Wir erklären sie unter Recipok mit der Ágora-Kasse verbinden.
So setzen wir eine maßgeschneiderte Integration um
Wenn Ihr Programm keinen Konnektor hat, bauen wir ihn. Der Ablauf ist immer derselbe:
Sie sagen uns, was Sie nutzen und was übertragen werden soll
Im Chat oder in einem Gespräch. Wichtig ist das Ziel: „Ich will die Lieferscheine nicht mehr abtippen“ oder „Was an der Kasse verkauft wird, soll den Bestand abbuchen“.
Wir prüfen Ihr Programm
Wir schauen, ob es eine API hat, ob es Dateien exportiert oder importiert und welche Daten es zulässt. Damit sagen wir Ihnen, was möglich ist, in welche Richtung und wie oft.
Wir schicken Ihnen einen Vorschlag
Welche Daten synchronisiert werden, wann und was vorher sauber angelegt sein muss (Steuernummern der Kunden, Artikelnummern der Produkte). Ohne Ihr Okay fangen wir nicht an.
Wir testen es mit Ihren Daten
Zuerst mit wenigen echten Dokumenten. Sie vergleichen, was ankommt, mit dem, was Sie erwartet haben, und wir passen es an.
Wir nehmen es in Betrieb und überwachen es
Wenn eine Synchronisierung fehlschlägt (ein abgelaufener Schlüssel, ein Kunde ohne Steuernummer), erkennen wir es und benachrichtigen Sie.
Welche Informationen wir von Ihnen brauchen
- Name und Version des Programms, und ob es in der Cloud läuft oder auf einem Computer installiert ist.
- Wer es betreut: die Firma oder der IT-Dienstleister, mit dem wir sprechen können, wenn ein Schlüssel oder eine Berechtigung nötig ist.
- Welche Daten übertragen werden sollen und in welche Richtung: Kunden, Bestellungen, Lieferscheine, Preise, Bestand, Verkäufe.
- Wie viele Vorgänge Sie haben: Bestellungen pro Tag, Lieferscheine pro Monat, Produkte in der Kasse.
- Ein paar Beispieldokumente: ein Lieferschein, eine Rechnung oder ein Export, um zu sehen, wie Sie Kunden und Produkte benennen.
- Wie Sie Ihre Produkte kennzeichnen: Wenn Sie Artikelnummern oder Barcodes verwenden, sollten sie in beiden Programmen gleich sein.
Prüfen Sie vor dem Verbinden, dass bei den Kunden Steuernummer und Firmenname korrekt sind und dass Ihre Rezepte ihre SKU oder Artikelnummer haben. Nur so lässt sich derselbe Kunde oder dasselbe Produkt in beiden Programmen zuordnen, ohne es doppelt anzulegen.
Tipps
- Beginnen Sie mit einem einzigen Ablauf, dem, der Sie die meisten Stunden kostet (fast immer die Lieferscheine), und erweitern Sie danach.
- Legen Sie fest, welches Programm bei welchen Daten führend ist. Zum Beispiel: Preise werden in Recipok geändert und das andere Programm übernimmt sie.
- Wenn Sie Rezepte oder Zutaten aus einer Tabelle übernehmen wollen, tun Sie das vor dem Verbinden. Wir erklären es unter Ihre Rezepte von Excel nach Recipok übernehmen.
Sagen Sie uns, welches Programm Sie nutzen und was Sie nicht mehr abtippen möchten. Wir antworten Ihnen im Chat, was in Ihrem Fall möglich ist.