Clientes: ficha, tabela de preços e endereços
Plano Integral
Crie os seus clientes com a tabela de preços, os endereços de entrega e os dados fiscais, importe-os do Excel e gira o acesso deles ao portal.
Para que serve
A ficha de cliente reúne tudo o que precisa para lhe vender: os dados fiscais e de contacto, a tabela de preços com que paga, se a guia de remessa leva preços ou não e os endereços onde entrega. Com ela, cada encomenda e cada saída preenchem-se sozinhas com o preço certo e o endereço correto.
Usam-na o dono, o encarregado e quem trata da administração. É também o ponto de partida do portal de clientes: a partir da lista, convida cada cliente a fazer-lhe as encomendas ele próprio.
Antes de começar
- Os clientes estão incluídos no plano Integral. São geridos pelo administrador e pelo encarregado; o perfil Vendedor trabalha com eles nas encomendas, mas não vê a lista de clientes.
- Se vai dar preços especiais, crie primeiro as tabelas de preços: assim poderá atribuí-las ao criar cada cliente.
- Pense em como fatura hoje. Se ligarmos a Recipok ao seu programa de faturação, o NIF e a denominação social têm de estar corretos desde o início.
Criar um cliente
Entre em Vendas › Clientes e clique em Adicionar cliente. Abre-se a janela Criar cliente.
| Nome | Fiscal No. | Preços/doc. | 2Tarifa de venda | Partidas | 3Portal | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Cafetería El Puerto | pedidos@elpuerto.es | B12345678 | Sim | Cafetarias | 48 | Portal ativo |
| Hotel Mirador | compras@hotelmirador.es | A87654321 | Não | Hotéis | 22 | Convidado |
| Bar La Esquina | — | — | Sim | PVP | 5 | Sem email |
- 1Adicionar cliente abre a ficha; Importar carrega muitos de uma vez a partir do Excel.
- 2Tarifa de venda: com que preços compra cada cliente (PVP, preço de grossista ou uma das suas tabelas de preços).
- 3Portal: só aparece se tiver o portal de clientes ativado. Sem e-mail não é possível convidar.
| Campo | Para que serve |
|---|---|
| Nome | O único obrigatório. É o nome que verá nas encomendas e nas saídas. |
| Telefone, E-mail | O e-mail recebe as encomendas em PDF e serve para convidar o cliente para o portal. |
| Fiscal No., Denominação social, Tipo de id. fiscal | Os dados que aparecem na guia de remessa. Imprescindíveis se ligar a faturação. |
| Telefone 2, Fax, Website, Observações | Dados de contacto extra e notas internas. |
| Preços/doc. | Se estiver assinalado, o documento de saída que o cliente recebe leva preços. Desmarque-o se outro programa faturar e só quiser uma guia de entrega. |
| Preço de venda (a tabela de preços) | PVP (por defeito), Preço de grossista ou qualquer uma das suas tabelas de preços. |
Se tiver a faturação ligada, a ficha mostra também os dados de que esse programa precisa (forma de pagamento, regime de IVA, série…) e o identificador do cliente nesse programa. É o regime de IVA que decide se a guia de remessa leva recargo de equivalencia (regime de IVA espanhol).
Endereços de entrega e de faturação
Um cliente pode ter vários endereços: o de faturação e um por cada estabelecimento onde entrega. Primeiro guarde o cliente; depois, no bloco Endereços:
Novo endereço
Preencha os seis campos obrigatórios, marcados com asterisco: País, Nome completo do destinatário, Código Postal, Endereço de entrega, Região ou Estado e Cidade. O botão só fica ativo quando estiverem todos preenchidos.
Telefone e tipo
Acrescente o Número de telefone de quem recebe e assinale Endereço de faturação se for o fiscal.
O endereço predefinido
Clique em Definir como padrão no endereço que mais usa: é o que se propõe em cada saída. Na saída pode escolher outro.
Se algo falhar ao guardar, a Recipok avisa-o com uma mensagem: nenhum endereço se perde sem aviso.
Importar clientes a partir do Excel
Em Vendas › Clientes clique em Importar. Na janela Importação em massa de clientes:
- Clique em Transferir modelo e preencha-o sem alterar as colunas.
- Arraste o ficheiro (.xlsx ou .xls) para a zona de carregamento.
- Reveja o resultado: se havia clientes que já existiam, a Recipok indica-o em vez de os duplicar.
Se vem de outro programa com milhares de clientes, não perca tempo com o modelo: envie o ficheiro à equipa de suporte e nós carregamo-lo por si.
O cliente e o portal
Com o portal de clientes ativado, cada linha da lista tem a coluna Portal com o botão Convidar e, depois de convidado, estas opções:
- Lojas do portal: a partir de que lojas pode fazer-lhe encomendas. Se não tiver nenhuma, não pode encomendar.
- Copiar link de convite e Copiar o código de ligação, para os reenviar se o e-mail não tiver chegado.
- Expulsar do portal: deixa de poder entrar e fazer-lhe encomendas. O cliente, as suas encomendas e o seu histórico mantêm-se, e pode voltar a convidá-lo.
Se apagar um cliente, o acesso dele ao portal também é fechado.
Dicas
- Reveja a coluna Partidas: indica quantas guias de remessa tem cada cliente e ajuda a detetar duplicados.
- Antes de apagar um cliente que já não compra, pense bem: as saídas dele continuam a fazer parte da sua rastreabilidade.
- Se fatura com outro programa, ligamos a Recipok ao que já usa para que os clientes e as guias de remessa passem de um para o outro sozinhos.