Collega Recipok alla tua fatturazione, contabilità o cassa
Tutti i piani
Quali dati si possono sincronizzare con il programma che usi già, quali connettori sono pronti e come lavoriamo a un’integrazione su misura.
A cosa serve
Recipok sa cosa succede dentro il laboratorio: cosa compri, cosa produci, con quali lotti e a chi lo consegni. Il tuo programma di fatturazione, la tua contabilità o la tua cassa sanno cosa succede in ufficio e al banco. Se non comunicano tra loro, qualcuno finisce per digitare due volte lo stesso DDT, lo stesso cliente o lo stesso prezzo, e gli errori saltano fuori a fine mese.
Per questo colleghiamo Recipok al programma che usi già. Questo articolo è per il titolare o il responsabile che vuole sapere cosa si può sincronizzare, come lavoriamo a un’integrazione su misura e cosa ci serve da te per iniziare.
Cosa si può sincronizzare
Un’integrazione sposta i dati in uno o in entrambi i sensi. Questi sono i casi che i laboratori ci chiedono più spesso:
| Dato | Senso abituale | A cosa serve |
|---|---|---|
| Clienti | In entrambi i sensi | Inserisci un cliente una volta, con la sua partita IVA e il suo indirizzo, ed esiste in entrambi i programmi. |
| Ordini di vendita | Dal tuo negozio online o dal tuo programma a Recipok | L’ordine entra da solo in Recipok e diventa produzione. |
| DDT | Da Recipok alla tua fatturazione | Ogni uscita confermata, con il suo lotto e il suo prezzo, arriva pronta da fatturare. |
| Prezzi e prodotti | Da Recipok alla tua fatturazione o cassa | Le tue ricette esistono come prodotti con il loro codice, il prezzo al pubblico e l’IVA. |
| Magazzino | A seconda del caso | Ciò che c’è in magazzino si consulta dall’altro programma o si rettifica da lì. |
| Vendite della cassa | Dalla cassa a Recipok | Ciò che è stato venduto al banco scala il prodotto finito e compare nei tuoi report. |
| Acquisti | Da Recipok alla tua contabilità | Le entrate merce passano come DDT del fornitore. |
12 torte di formaggio per venerdì.
Si producono con il loro lotto e si consegnano con DDT.
Con cliente, lotto, prezzo del suo listino e IVA.
- 1Entrata: l’ordine arriva da un altro programma e compare in Ordini come se l’avessi scritto tu.
- 2Uscita: il DDT confermato in Recipok passa al tuo programma di fatturazione.
Connettori già funzionanti
Nel menu del tuo account, in alto a destra, Integrazioni raccoglie i connettori pronti all’uso (li vedono il responsabile e l’amministratore):
- Holded: clienti, fornitori, ordini di vendita, prodotti, entrate e uscite. Lo spieghiamo in Collegare Recipok a Holded.
- Dobbox: sensori di temperatura che creano da soli le registrazioni HACCP delle celle. Si configura con l’email e la password del tuo account Dobbox.
- API Token (piano Integrale): la chiave perché un altro programma legga e scriva in Recipok. Vedi API pubblica e token.
Se usi Reciplus, la nostra fatturazione e cassa, il collegamento si configura nella stessa schermata e ha una sua guida.
Per i negozi con il POS Ágora è in preparazione un collegamento: invia lo stock del laboratorio a ogni negozio come documenti di carico. Lo spieghiamo in Collegare Recipok al POS Ágora.
Come lavoriamo a un’integrazione su misura
Quando il tuo programma non ha un connettore, lo costruiamo. Il processo è sempre lo stesso:
Ci racconti cosa usi e cosa vuoi far passare
In chat o in una chiamata. Ciò che conta è l’obiettivo: «non voglio più digitare i DDT» oppure «voglio che ciò che vendo in cassa scali il magazzino».
Studiamo il tuo programma
Verifichiamo se ha un’API, se esporta o importa file e quali dati permette di scambiare. Con queste informazioni ti diciamo cosa è possibile, in quale senso e con quale frequenza.
Ti inviamo una proposta
Quali dati si sincronizzano, quando e cosa deve essere inserito correttamente prima (partita IVA dei clienti, codici dei prodotti). Non iniziamo senza il tuo via libera.
Lo proviamo con i tuoi dati
Prima con pochi documenti reali. Confronti ciò che arriva con ciò che ti aspettavi e facciamo le regolazioni.
Lo avviamo e lo teniamo sotto controllo
Se una sincronizzazione non va a buon fine (una chiave scaduta, un cliente senza partita IVA), lo rileviamo e ti avvisiamo.
Quali informazioni ti chiederemo
- Il nome e la versione del programma, e se lo usi in cloud o installato su un computer.
- Chi te lo gestisce: l’azienda o il tecnico con cui parlare se servono una chiave o un permesso.
- Quali dati vuoi far passare e in quale senso: clienti, ordini, DDT, prezzi, magazzino, vendite.
- Quanti movimenti hai: ordini al giorno, DDT al mese, prodotti in cassa.
- Un paio di documenti di esempio: un DDT, una fattura o un’esportazione, per vedere come chiami clienti e prodotti.
- Come identifichi i tuoi prodotti: se usi codici articolo o codici a barre, devono essere gli stessi in entrambi i programmi.
Prima di collegare, verifica che i clienti abbiano partita IVA e ragione sociale corrette e che le tue ricette abbiano il loro SKU o codice. È ciò che permette di abbinare lo stesso cliente o prodotto nei due programmi senza duplicarlo.
Consigli
- Inizia da un solo flusso, quello che ti porta via più ore (quasi sempre i DDT), e amplia dopo.
- Decidi quale programma comanda per ogni dato. Per esempio: i prezzi si cambiano in Recipok e l’altro programma li riceve.
- Se devi trasferire ricette o ingredienti da un foglio di calcolo, fallo prima di collegare. Lo spieghiamo in Passare le tue ricette da Excel a Recipok.
Dicci quale programma usi e cosa vorresti smettere di digitare. Ti rispondiamo in chat con ciò che si può fare nel tuo caso.