Fiche technique standard compacte : une page A4 prête pour les contrôles
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Créez le modèle standard avec les champs demandés lors des contrôles, organisez-le par sections, changez ses couleurs et approuvez les fiches avec version et date de révision.
À quoi ça sert
Lors d'un contrôle sanitaire ou quand un client professionnel vous demande la fiche d'un produit, il veut retrouver la même chose sur toutes : dénomination, classification, composition avec allergènes, information nutritionnelle, conservation, durée de vie, lot, poids, et qui l'a rédigée et approuvée. Le modèle standard compact réunit tout cela sur une seule page A4, en lignes claires organisées par sections.
Les données déjà présentes dans la recette (famille, code-barres, lot, poids, durée de vie, image, ingrédients, nutrition) se remplissent toutes seules. Vous ne complétez que les textes propres à chaque produit et retirez les champs qu'on ne vous demande pas.
Créer le modèle standard
Allez dans Configuration › Fiche technique
En haut, vous verrez l'avis Nouveau modèle standard compact. Cliquez sur Créer le modèle standard, donnez-lui un nom et enregistrez-le. Vous le trouvez aussi dans le menu Actions.
Choisissez la mise en page
Dans Mise en page d'impression, Compact imprime la fiche en lignes sur une page A4 ; Classique est la mise en page habituelle. Vous pouvez passer de l'une à l'autre quand vous voulez : les blocs sont les mêmes.
Associez-le à vos recettes
Sous le sélecteur de modèle se trouve Recettes utilisant ce modèle : cliquez sur Associer des recettes… pour les choisir, ou sur Appliquer à toutes les recettes. Si vous cochez Utiliser par défaut pour les nouvelles recettes, chaque nouvelle recette démarre déjà avec cette fiche. Vous le voyez pas à pas dans Associer le modèle à vos recettes.
- 1Avis de nouveauté : il disparaît dès que vous avez un modèle compact.
- 2Mise en page : compacte en lignes ou classique.
- 3Par défaut : un seul modèle de l'entreprise peut l'être.
- 4Couleurs : choisissez une palette ou réglez chaque couleur.
Associer le modèle à vos recettes
Dans Configuration › Fiche technique, avec le modèle sélectionné, l'encadré Recettes utilisant ce modèle vous indique combien de recettes l'utilisent (par exemple 42 sur 118 recettes, avec une barre de progression), s'il s'agit du modèle Par défaut pour les nouvelles recettes et de quelles recettes il s'agit. Cliquez sur le nom d'une recette pour l'ouvrir, ou sur son × pour la retirer du modèle.
- Associer des recettes… ouvre le sélecteur de recettes : recherchez par nom, filtrez par famille et par statut (Toutes, Sans modèle, Avec un autre modèle, Déjà associées, chacun avec son nombre) et cochez celles que vous voulez.
- Sélection rapide : Sélectionner les visibles coche tout ce que vous voyez avec les filtres, Sans modèle coche les recettes qui n'ont pas encore de fiche, et chaque famille a son bouton pour la cocher entièrement. Effacer la sélection repart de zéro.
- En bas, vous voyez combien vous en avez sélectionné et, si certaines utilisaient un autre modèle, un avertissement : « 2 d'entre elles utilisent un autre modèle et le perdront. »
- Appliquer à toutes les recettes fait passer d'un coup toutes les recettes de l'entreprise à ce modèle, après vous avoir demandé confirmation.
- 1Couverture : combien de recettes utilisent le modèle et s'il s'agit du modèle par défaut.
- 2Filtres : nom, famille et statut, avec le nombre de recettes de chacun.
- 3Sélection rapide : ce qui est visible, les recettes sans modèle ou une famille entière.
- 4Avertissement : les recettes qui vont perdre leur modèle précédent.
Lorsque vous associez un modèle, les blocs de la fiche de la recette sont remplacés par ceux du modèle. Si une recette avait ses propres textes dans sa fiche, vérifiez-la ensuite. Et si vous modifiez le modèle plus tard, cliquez sur Appliquer les changements aux recettes associées pour que les recettes associées reçoivent la modification.
Utiliser la fiche standard depuis une recette
Inutile de passer par la Configuration. Dans la recette, ouvrez l'onglet Fiche technique : au-dessus de Utiliser le modèle, vous verrez l'encadré Fiche technique standard compacte. Cliquez sur Utiliser la fiche standard et confirmez : la recette passe au modèle standard compact de votre entreprise. Si votre entreprise n'en a pas encore, Recipok le crée à ce moment-là et vous le signale (« Modèle standard créé et appliqué »). L'encadré disparaît dès que la recette s'imprime déjà avec un modèle compact.
- 1Utiliser la fiche standard : applique le modèle standard compact sans quitter la recette.
- 2Avis : s'il n'existait pas, le modèle est créé et appliqué en même temps.
Ce qu'il contient et d'où vient chaque donnée
| Section | Champs | D'où ils viennent |
|---|---|---|
| En-tête | Logo, données de l'entreprise, code, version et révision | La Configuration, le code (SKU) de la recette et les approbations. |
| Identification du produit | Dénomination commerciale et image, famille, code-barres (EAN), classification, description | La recette : nom, photo principale, famille et code-barres. La classification et la description, c'est vous qui les écrivez. |
| Composition et allergènes | Ingrédients avec allergènes, allergènes, composition (masquée) | Les ingrédients de la recette, par ordre de poids et avec les allergènes mis en évidence. |
| Informations nutritionnelles | Tableau pour 100 g et par portion | Le calcul nutritionnel de la recette. |
| Conditionnement et traçabilité | Poids net, présentation, durée de conservation, lot, date limite de consommation | Poids et durée de vie de la recette ; le lot, de votre nomenclature des lots. |
| Procédé, conservation et utilisation | Préparation, conservation, mode d'emploi, destination finale, contrôle des processus (masqué) | Vos propres textes. Les contrôles de processus, si vous les utilisez. |
| Contrôle du document | Rédigé par et approuvé par | Qui a enregistré la fiche et qui l'a approuvée, avec la date et la version. |
Les textes propres (classification, conservation, mode d'emploi, destination finale…) arrivent vides exprès : Recipok n'invente rien de ce que verra un inspecteur. Remplissez-les dans le modèle s'ils valent pour toutes les recettes, ou dans chaque recette s'ils changent.
Des sections et des champs sur mesure
Chaque champ est un bloc et chaque section est un bloc de type section. Un champ appartient à la section située au-dessus de lui.
- Ajouter un champ à une section : cliquez sur + Ajouter un champ dans l'en-tête de la section. Le nouveau champ se place à la fin de cette section.
- Ajouter une section : Ajouter une section, à la fin de la liste.
- Déplacer : faites glisser n'importe quel champ d'une section à une autre.
- Retirer ce qu'on ne vous demande pas : masquez le champ avec son interrupteur, ou supprimez-le s'il s'agit d'un de vos champs de texte.
- 1+ Ajouter un champ : crée le champ dans cette section.
- 2Nouveau champ : il se place à la fin de sa section.
- 3Ajouter une section : pour regrouper vos propres champs, par exemple « Logistique ».
Couleurs du rapport
Dépliez Couleurs du rapport dans le modèle. Vous pouvez choisir une palette (Vert Recipok, Bleu marine, Bordeaux, Gris sobre, Noir et blanc) ou régler un par un le texte, le fond des cellules, la couleur des sections, le texte sur celles-ci, le fond des libellés et de l'en-tête, et les bordures. Elles s'enregistrent automatiquement et valent pour toutes les recettes de ce modèle, en mise en page compacte comme classique. Réinitialiser les couleurs rétablit l'aspect d'origine.
Imprimer une seule fois avec un autre modèle
Dans l'onglet Fiche technique de la recette, à côté de Imprimer, ouvrez la liste Imprimer cette fois seulement avec… et choisissez un autre modèle. Vous obtenez le PDF avec ce modèle, mais la recette reste associée au sien. Pratique quand un client demande un format différent de celui du contrôle sanitaire.
Rédigé par, approuvé par et versions
- Rédigé par : Recipok note qui enregistre la fiche de la recette et quand.
- Approuver : l'administrateur de l'entreprise va dans Configuration › Fiche technique › Approbations, filtre par En attente ou par famille, coche les fiches et clique sur Approuver la sélection. La fiche monte de version et sa date de révision devient celle de l'approbation.
- Si la recette change : la fiche repasse « En attente » et l'indique à l'impression (« En attente d'approbation (v2 approuvée le…) ») jusqu'à une nouvelle approbation.
Faites approuver les fiches des produits que vous vendez avant un contrôle : la version et la date de révision prouvent que le document est maîtrisé. Vérifiez aussi que le lot de la fiche correspond à celui de vos étiquettes et de vos ordres de production.
Conseils
- Remplissez d'abord dans le modèle les textes communs (conservation, destination finale) et ne laissez dans chaque recette que ce qui change.
- Pour les clients qui demandent un autre format, enregistrez un deuxième modèle et utilisez Imprimer cette fois seulement avec….
- Tout ce que vous saviez déjà de la fiche technique (lien public, fiches imbriquées, filigrane) fonctionne de la même façon avec le modèle standard.