Ficha técnica estándar compacta: una hoja A4 lista para inspecciones
Todos los planes
Crea la plantilla estándar con los campos que piden las inspecciones, organízala por secciones, cambia sus colores y aprueba las fichas con versión y fecha de revisión.
Para qué sirve
Cuando llega una inspección de la autoridad sanitaria o un cliente profesional te pide la ficha de un producto, quiere ver lo mismo en todas: denominación, clasificación, composición con alérgenos, información nutricional, conservación, vida útil, lote, peso y quién la elaboró y aprobó. La plantilla estándar compacta lo reúne en una sola hoja A4, en filas claras y ordenadas por secciones.
Los datos que ya están en la receta (familia, código de barras, lote, peso, vida útil, imagen, ingredientes, nutrición) se completan solos. Tú solo completas los textos propios de cada producto y quitas los campos que no te pidan.
Crear la plantilla estándar
Entra en Configuración › Ficha Técnica
Arriba verás el aviso Nueva plantilla estándar compacta. Haz clic en Crear plantilla estándar, ponle nombre y guárdala. También la tienes en el menú Acciones.
Elige el diseño
En Diseño de impresión, Compacto imprime la ficha en filas en una hoja A4; Clásico es el diseño de siempre. Puedes cambiar de uno a otro cuando quieras: los bloques son los mismos.
Asóciala a tus recetas
Debajo del selector de plantilla tienes Recetas que usan esta plantilla: haz clic en Asociar recetas… para elegirlas o en Aplicar a todas las recetas. Si marcas Usar por defecto en las recetas nuevas, cada receta nueva empieza ya con esta ficha. Lo ves paso a paso en Asociar la plantilla a tus recetas.
- 1Aviso de la novedad: desaparece cuando ya tienes una plantilla compacta.
- 2Diseño: compacto en filas o clásico.
- 3Por defecto: solo una plantilla de la empresa puede serlo.
- 4Colores: elige una paleta o ajusta cada color.
Asociar la plantilla a tus recetas
En Configuración › Ficha Técnica, con la plantilla elegida, el recuadro Recetas que usan esta plantilla te dice cuántas recetas la usan (por ejemplo, 42 de 118 recetas, con una barra de progreso), si es la plantilla Por defecto en recetas nuevas y cuáles son. Haz clic en el nombre de una receta para abrirla, o en su × para quitarla de la plantilla.
- Asociar recetas… abre el selector de recetas: busca por nombre, filtra por familia y por estado (Todas, Sin plantilla, Con otra plantilla, Ya asociadas, cada uno con su número) y marca las que quieras.
- Selección rápida: Seleccionar visibles marca todo lo que ves con los filtros, Sin plantilla marca las recetas que aún no tienen ficha, y cada familia tiene su botón para marcarla entera. Quitar selección empieza de cero.
- Abajo ves cuántas has seleccionado y, si alguna usaba otra plantilla, un aviso: «2 de ellas usan otra plantilla y la perderán».
- Aplicar a todas las recetas pasa todas las recetas de la empresa a esta plantilla de una vez, después de pedirte confirmación.
- 1Cobertura: cuántas recetas usan la plantilla y si es la de por defecto.
- 2Filtros: nombre, familia y estado, con el número de recetas de cada uno.
- 3Selección rápida: lo visible, las recetas sin plantilla o una familia entera.
- 4Aviso: las recetas que dejarán su plantilla anterior.
Al asociar una plantilla, los bloques de la ficha de la receta se sustituyen por los de la plantilla. Si una receta tenía textos propios en su ficha, revísala después. Y si cambias la plantilla más adelante, haz clic en Aplicar cambios a las recetas asociadas para que estas reciban los cambios.
Usar la ficha estándar desde una receta
No necesitas pasar por Configuración. En la receta, abre la pestaña Ficha Técnica: encima de Usar plantilla verás el recuadro Ficha técnica estándar compacta. Haz clic en Usar la ficha estándar y confirma: la receta pasa a la plantilla estándar compacta de tu empresa. Si tu empresa aún no tiene ninguna, Recipok la crea en ese momento y te lo indica («Plantilla estándar creada y aplicada»). El recuadro desaparece cuando la receta ya imprime con una plantilla compacta.
- 1Usar la ficha estándar: aplica la plantilla estándar compacta sin salir de la receta.
- 2Aviso: si no existía, la plantilla se crea y se aplica a la vez.
Qué trae y de dónde sale cada dato
| Sección | Campos | De dónde sale |
|---|---|---|
| Encabezado | Logo, datos de la empresa, código, versión y revisión | Configuración, el código (SKU) de la receta y las aprobaciones. |
| Identificación del producto | Denominación comercial e imagen, familia, código de barras (EAN), clasificación, descripción | La receta: nombre, foto principal, familia y código de barras. La clasificación y la descripción las escribes tú. |
| Composición y alérgenos | Ingredientes con alérgenos, alérgenos, composición (oculta) | Los ingredientes de la receta, en orden de peso y con los alérgenos resaltados. |
| Información nutricional | Tabla por 100 g y por porción | El cálculo nutricional de la receta. |
| Envasado y trazabilidad | Peso neto, presentación, vida útil, lote, fecha de caducidad | Peso y vida útil de la receta; el lote, de tu nomenclatura de lotes. |
| Proceso, conservación y uso | Preparación, conservación, modo de empleo, destino final, control de procesos (oculto) | Textos tuyos. Los controles de proceso, si los usas. |
| Control del documento | Elaborado por y aprobado por | Quién guardó la ficha y quién la aprobó, con fecha y versión. |
Los textos propios (clasificación, conservación, modo de empleo, destino final…) llegan vacíos a propósito: Recipok no inventa nada que vaya a ver un inspector. Complétalos en la plantilla si sirven para todas las recetas, o en cada receta si cambian.
Secciones y campos a tu medida
Cada campo es un bloque y cada sección es un bloque de tipo sección. Un campo pertenece a la sección que tiene encima.
- Agregar un campo a una sección: haz clic en + Añadir campo en el encabezado de la sección. El campo nuevo se coloca al final de esa sección.
- Agregar una sección: Añadir sección, al final de la lista.
- Mover: arrastra cualquier campo de una sección a otra.
- Quitar lo que no te piden: oculta el campo con su interruptor, o bórralo si es un campo de texto tuyo.
- 1+ Añadir campo: crea el campo dentro de esa sección.
- 2Campo nuevo: queda al final de su sección.
- 3Añadir sección: para agrupar campos propios, por ejemplo «Logística».
Colores del informe
Despliega Colores del informe en la plantilla. Puedes elegir una paleta (Verde Recipok, Azul marino, Burdeos, Gris sobrio, Blanco y negro) o ajustar uno a uno el texto, el fondo de las celdas, el color de las secciones, el texto sobre ellas, el fondo de las etiquetas y del encabezado, y los bordes. Se guardan solos y sirven para todas las recetas de esa plantilla, en el diseño compacto y en el clásico. Restablecer colores vuelve al aspecto original.
Imprimir solo una vez con otra plantilla
En la pestaña Ficha Técnica de la receta, junto a Imprimir, abre el desplegable Imprimir solo esta vez con… y elige otra plantilla. Sale el PDF con esa plantilla, pero la receta sigue asociada a la suya. Es útil cuando un cliente pide un formato distinto al de la inspección.
Elaborado por, aprobado por y versiones
- Elaborado por: Recipok registra quién guarda la ficha de la receta y cuándo.
- Aprobar: el administrador de la empresa entra en Configuración › Ficha Técnica › Aprobaciones, filtra por Pendientes o por familia, marca las fichas y hace clic en Aprobar seleccionadas. La ficha sube de versión y su fecha de revisión pasa a ser la de la aprobación.
- Si la receta cambia: la ficha vuelve a «Pendiente» y lo dice al imprimir («Pendiente de aprobación (v2 aprobada el…)») hasta que se apruebe de nuevo.
Ten aprobadas las fichas de los productos que vendes antes de una inspección: la versión y la fecha de revisión demuestran que el documento está controlado. Revisa también que el lote de la ficha coincida con el de tus etiquetas y órdenes de producción.
Consejos
- Completa primero en la plantilla los textos comunes (conservación, destino final) y deja en cada receta solo lo que cambia.
- Para clientes que piden otro formato, guarda una segunda plantilla y usa Imprimir solo esta vez con….
- Todo lo que ya sabías de la ficha técnica (enlace público, fichas anidadas, marca de agua) funciona igual con la plantilla estándar.