Kompaktes Standard-Produktdatenblatt: eine A4-Seite, bereit für Kontrollen
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Erstellen Sie die Standardvorlage mit den Feldern, die Kontrollen verlangen, gliedern Sie sie in Abschnitte, ändern Sie ihre Farben und geben Sie die Datenblätter mit Version und Revisionsdatum frei.
Wofür es da ist
Wenn eine Lebensmittelkontrolle ansteht oder ein Geschäftskunde das Datenblatt eines Produkts verlangt, will er überall dasselbe sehen: Bezeichnung, Klassifizierung, Zusammensetzung mit Allergenen, Nährwertangaben, Lagerung, Haltbarkeit, Los, Gewicht und wer es erstellt und freigegeben hat. Die kompakte Standardvorlage fasst das auf einer einzigen A4-Seite zusammen, in klaren Zeilen und nach Abschnitten geordnet.
Die Daten, die schon im Rezept stehen (Familie, Strichcode, Los, Gewicht, Haltbarkeit, Bild, Zutaten, Nährwerte), werden automatisch ausgefüllt. Sie ergänzen nur die produktspezifischen Texte und entfernen die Felder, die nicht verlangt werden.
Die Standardvorlage erstellen
Öffnen Sie Konfiguration › Technisches Datenblatt
Oben sehen Sie den Hinweis Neue kompakte Standardvorlage. Klicken Sie auf Standardvorlage erstellen, geben Sie ihr einen Namen und speichern Sie sie. Sie finden die Funktion auch im Menü Aktionen.
Wählen Sie das Layout
Unter Drucklayout druckt Kompakt das Datenblatt in Zeilen auf einer A4-Seite; Klassisch ist das bisherige Layout. Sie können jederzeit wechseln: Die Blöcke sind dieselben.
Verknüpfen Sie sie mit Ihren Rezepten
Unter der Vorlagenauswahl finden Sie Rezepte, die diese Vorlage verwenden: Klicken Sie auf Rezepte zuordnen…, um sie auszuwählen, oder auf Auf alle Rezepte anwenden. Wenn Sie Standardmäßig für neue Rezepte verwenden aktivieren, beginnt jedes neue Rezept bereits mit diesem Datenblatt. Schritt für Schritt sehen Sie das unter Die Vorlage Ihren Rezepten zuordnen.
- 1Hinweis auf die Neuheit: verschwindet, sobald Sie eine kompakte Vorlage haben.
- 2Layout: kompakt in Zeilen oder klassisch.
- 3Standard: Nur eine Vorlage des Unternehmens kann es sein.
- 4Farben: Wählen Sie eine Palette oder passen Sie jede Farbe an.
Die Vorlage Ihren Rezepten zuordnen
Unter Konfiguration › Technisches Datenblatt zeigt Ihnen bei ausgewählter Vorlage der Kasten Rezepte, die diese Vorlage verwenden, wie viele Rezepte sie verwenden (zum Beispiel 42 von 118 Rezepten, mit einem Fortschrittsbalken), ob sie die Vorlage Standard für neue Rezepte ist und um welche Rezepte es sich handelt. Klicken Sie auf den Namen eines Rezepts, um es zu öffnen, oder auf sein ×, um es aus der Vorlage zu entfernen.
- Rezepte zuordnen… öffnet die Rezeptauswahl: Suchen Sie nach Namen, filtern Sie nach Familie und Status (Alle, Ohne Vorlage, Mit anderer Vorlage, Bereits zugeordnet, jeweils mit ihrer Anzahl) und markieren Sie die gewünschten Rezepte.
- Schnellauswahl: Sichtbare auswählen markiert alles, was Sie mit den Filtern sehen, Ohne Vorlage markiert die Rezepte, die noch kein Datenblatt haben, und jede Familie hat eine eigene Schaltfläche, um sie komplett zu markieren. Auswahl aufheben fängt von vorn an.
- Unten sehen Sie, wie viele Sie ausgewählt haben, und einen Hinweis, falls eines davon eine andere Vorlage verwendete: „2 davon verwenden eine andere Vorlage und verlieren sie.“
- Auf alle Rezepte anwenden stellt nach einer Rückfrage alle Rezepte des Unternehmens auf einmal auf diese Vorlage um.
- 1Abdeckung: wie viele Rezepte die Vorlage verwenden und ob sie die Standardvorlage für neue Rezepte ist.
- 2Filter: Name, Familie und Status, jeweils mit der Anzahl der Rezepte.
- 3Schnellauswahl: das Sichtbare, die Rezepte ohne Vorlage oder eine ganze Familie.
- 4Hinweis: die Rezepte, die ihre bisherige Vorlage verlieren.
Wenn Sie eine Vorlage zuordnen, werden die Blöcke des Datenblatts im Rezept durch die der Vorlage ersetzt. Hatte ein Rezept eigene Texte in seinem Datenblatt, prüfen Sie es danach. Und wenn Sie die Vorlage später ändern, klicken Sie auf Änderungen auf zugeordnete Rezepte anwenden, damit die zugeordneten Rezepte die Änderung erhalten.
Das Standard-Datenblatt direkt im Rezept verwenden
Sie müssen nicht über die Konfiguration gehen. Öffnen Sie im Rezept den Reiter Technisches Datenblatt: Über Vorlage verwenden sehen Sie den Kasten Kompaktes Standard-Datenblatt. Klicken Sie auf Standard-Datenblatt verwenden und bestätigen Sie: Das Rezept wechselt zur kompakten Standardvorlage Ihres Unternehmens. Hat Ihr Unternehmen noch keine, erstellt Recipok sie sofort und teilt Ihnen das mit („Standardvorlage erstellt und angewendet“). Der Kasten verschwindet, sobald das Rezept bereits mit einer kompakten Vorlage druckt.
- 1Standard-Datenblatt verwenden: wendet die kompakte Standardvorlage an, ohne das Rezept zu verlassen.
- 2Hinweis: Falls sie noch nicht existierte, wird die Vorlage gleichzeitig erstellt und angewendet.
Was enthalten ist und woher jede Angabe kommt
| Abschnitt | Felder | Herkunft |
|---|---|---|
| Kopfzeile | Logo, Unternehmensdaten, Code, Version und Revision | Die Konfiguration, der Code (SKU) des Rezepts und die Freigaben. |
| Produktidentifikation | Handelsbezeichnung und Bild, Familie, Strichcode (EAN), Klassifizierung, Beschreibung | Das Rezept: Name, Hauptfoto, Familie und Strichcode. Klassifizierung und Beschreibung schreiben Sie selbst. |
| Zusammensetzung und Allergene | Zutaten mit Allergenen, Allergene, Zusammensetzung (ausgeblendet) | Die Zutaten des Rezepts, nach Gewicht geordnet und mit hervorgehobenen Allergenen. |
| Nährwertinformationen | Tabelle pro 100 g und pro Portion | Die Nährwertberechnung des Rezepts. |
| Verpackung und Rückverfolgbarkeit | Nettogewicht, Aufmachung, Haltbarkeit, Los, Verbrauchsdatum | Gewicht und Haltbarkeit aus dem Rezept; das Los aus Ihrer Nomenklatur der Chargen. |
| Verfahren, Lagerung und Verwendung | Zubereitung, Lagerung, Gebrauchsanweisung, Bestimmungszweck, Prozesskontrolle (ausgeblendet) | Ihre eigenen Texte. Die Prozesskontrollen, falls Sie sie verwenden. |
| Dokumentenlenkung | Erstellt von und freigegeben von | Wer das Datenblatt gespeichert und wer es freigegeben hat, mit Datum und Version. |
Die eigenen Texte (Klassifizierung, Lagerung, Gebrauchsanweisung, Bestimmungszweck…) sind absichtlich leer: Recipok erfindet nichts, was ein Kontrolleur zu sehen bekommt. Füllen Sie sie in der Vorlage aus, wenn sie für alle Rezepte gelten, oder in jedem Rezept, wenn sie sich unterscheiden.
Abschnitte und Felder nach Maß
Jedes Feld ist ein Block, und jeder Abschnitt ist ein Block vom Typ Abschnitt. Ein Feld gehört zu dem Abschnitt, der darüber steht.
- Ein Feld zu einem Abschnitt hinzufügen: Klicken Sie in der Kopfzeile des Abschnitts auf + Feld hinzufügen. Das neue Feld wird am Ende dieses Abschnitts eingefügt.
- Einen Abschnitt hinzufügen: Abschnitt hinzufügen, am Ende der Liste.
- Verschieben: Ziehen Sie ein beliebiges Feld von einem Abschnitt in einen anderen.
- Entfernen, was nicht verlangt wird: Blenden Sie das Feld mit seinem Schalter aus oder löschen Sie es, wenn es ein eigenes Textfeld ist.
- 1+ Feld hinzufügen: erstellt das Feld innerhalb dieses Abschnitts.
- 2Neues Feld: steht am Ende seines Abschnitts.
- 3Abschnitt hinzufügen: um eigene Felder zu gruppieren, zum Beispiel „Logistik“.
Farben des Berichts
Klappen Sie in der Vorlage Farben des Berichts auf. Sie können eine Palette wählen (Recipok-Grün, Marineblau, Bordeauxrot, Schlichtes Grau, Schwarzweiß) oder einzeln den Text, den Hintergrund der Zellen, die Farbe der Abschnitte, den Text darauf, den Hintergrund der Beschriftungen und der Kopfzeile sowie die Rahmen anpassen. Sie werden automatisch gespeichert und gelten für alle Rezepte dieser Vorlage, im kompakten wie im klassischen Layout. Farben zurücksetzen stellt das ursprüngliche Aussehen wieder her.
Einmalig mit einer anderen Vorlage drucken
Öffnen Sie im Reiter Technisches Datenblatt des Rezepts neben Drucken die Auswahl Nur dieses Mal drucken mit… und wählen Sie eine andere Vorlage. Das PDF wird mit dieser Vorlage erzeugt, das Rezept bleibt aber mit seiner eigenen verknüpft. Praktisch, wenn ein Kunde ein anderes Format verlangt als die Lebensmittelkontrolle.
Erstellt von, freigegeben von und Versionen
- Erstellt von: Recipok vermerkt, wer das Datenblatt des Rezepts speichert und wann.
- Freigeben: Der Administrator des Unternehmens öffnet Konfiguration › Technisches Datenblatt › Freigaben, filtert nach Ausstehend oder nach Familie, markiert die Datenblätter und klickt auf Auswahl freigeben. Das Datenblatt erhält eine neue Version, und sein Revisionsdatum wird das Datum der Freigabe.
- Wenn sich das Rezept ändert: Das Datenblatt ist wieder „Ausstehend“ und zeigt das beim Drucken an („Freigabe ausstehend (v2 freigegeben am…)“), bis es erneut freigegeben wird.
Halten Sie die Datenblätter der Produkte, die Sie verkaufen, vor einer Kontrolle freigegeben: Version und Revisionsdatum belegen, dass das Dokument gelenkt ist. Prüfen Sie auch, ob das Los auf dem Datenblatt mit dem auf Ihren Etiketten und Produktionsaufträgen übereinstimmt.
Tipps
- Füllen Sie zuerst in der Vorlage die gemeinsamen Texte aus (Lagerung, Bestimmungszweck) und lassen Sie in jedem Rezept nur das, was sich unterscheidet.
- Für Kunden, die ein anderes Format verlangen, speichern Sie eine zweite Vorlage und verwenden Nur dieses Mal drucken mit….
- Alles, was Sie vom Produktdatenblatt schon kennen (öffentlicher Link, verschachtelte Datenblätter, Wasserzeichen), funktioniert mit der Standardvorlage genauso.