Ficha técnica padrão compacta: uma folha A4 pronta para as inspeções
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Cria o modelo padrão com os campos que as inspeções pedem, organiza-o por secções, muda as cores e aprova as fichas com versão e data de revisão.
Para que serve
Quando chega uma inspeção sanitária ou um cliente profissional te pede a ficha de um produto, quer ver o mesmo em todas: denominação, classificação, composição com alergénios, informação nutricional, conservação, validade, lote, peso e quem a elaborou e aprovou. O modelo padrão compacto reúne tudo isso numa só folha A4, em linhas claras e organizadas por secções.
Os dados que já estão na receita (família, código de barras, lote, peso, validade, imagem, ingredientes, nutrição) preenchem-se sozinhos. Só tens de completar os textos próprios de cada produto e retirar os campos que não te pedirem.
Criar o modelo padrão
Entra em Configuração › Ficha Técnica
No topo vais ver o aviso Novo modelo padrão compacto. Clica em Criar modelo padrão, dá-lhe um nome e guarda-o. Também o tens no menu Ações.
Escolhe o design
Em Design de impressão, Compacto imprime a ficha em linhas numa folha A4; Clássico é o design de sempre. Podes mudar de um para o outro quando quiseres: os blocos são os mesmos.
Associa-o às tuas receitas
Por baixo do seletor de modelo tens Receitas que usam este modelo: clica em Associar receitas… para as escolheres ou em Aplicar a todas as receitas. Se marcares Usar por defeito nas receitas novas, cada receita nova já começa com esta ficha. Vês tudo passo a passo em Associar o modelo às tuas receitas.
- 1Aviso da novidade: desaparece quando já tens um modelo compacto.
- 2Design: compacto em linhas ou clássico.
- 3Por defeito: só um modelo da empresa o pode ser.
- 4Cores: escolhe uma paleta ou ajusta cada cor.
Associar o modelo às tuas receitas
Em Configuração › Ficha Técnica, com o modelo escolhido, o quadro Receitas que usam este modelo diz-te quantas receitas o usam (por exemplo, 42 de 118 receitas, com uma barra de progresso), se é o modelo Predefinido nas receitas novas e quais são. Clica no nome de uma receita para a abrir, ou no seu × para a retirar do modelo.
- Associar receitas… abre o seletor de receitas: procura pelo nome, filtra por família e por estado (Todas, Sem modelo, Com outro modelo, Já associadas, cada um com o seu número) e marca as que quiseres.
- Seleção rápida: Selecionar visíveis marca tudo o que vês com os filtros, Sem modelo marca as receitas que ainda não têm ficha, e cada família tem o seu botão para a marcar inteira. Limpar seleção começa do zero.
- Em baixo vês quantas selecionaste e, se alguma usava outro modelo, um aviso: «2 delas usam outro modelo e perdê-lo-ão».
- Aplicar a todas as receitas passa todas as receitas da empresa para este modelo de uma só vez, depois de te pedir confirmação.
- 1Cobertura: quantas receitas usam o modelo e se é o predefinido.
- 2Filtros: nome, família e estado, com o número de receitas de cada um.
- 3Seleção rápida: o que está visível, as receitas sem modelo ou uma família inteira.
- 4Aviso: as receitas que vão deixar o modelo anterior.
Ao associar um modelo, os blocos da ficha da receita são substituídos pelos do modelo. Se uma receita tinha textos próprios na sua ficha, revê-a depois. E se alterares o modelo mais tarde, clica em Aplicar alterações às receitas associadas para que as recebam.
Usar a ficha padrão a partir de uma receita
Não é preciso passar por Configuração. Na receita, abre o separador Ficha Técnica: por cima de Usar modelo vais ver o quadro Ficha técnica padrão compacta. Clica em Usar a ficha padrão e confirma: a receita passa para o modelo padrão compacto da tua empresa. Se a tua empresa ainda não tiver nenhum, a Recipok cria-o nesse momento e avisa-te («Modelo padrão criado e aplicado»). O quadro desaparece quando a receita já imprime com um modelo compacto.
- 1Usar a ficha padrão: aplica o modelo padrão compacto sem sair da receita.
- 2Aviso: se não existia, o modelo é criado e aplicado ao mesmo tempo.
O que traz e de onde vem cada dado
| Secção | Campos | De onde vem |
|---|---|---|
| Cabeçalho | Logótipo, dados da empresa, código, versão e revisão | Configuração, o código (SKU) da receita e as aprovações. |
| Identificação do produto | Denominação comercial e imagem, família, código de barras (EAN), classificação, descrição | A receita: nome, fotografia principal, família e código de barras. A classificação e a descrição escreves tu. |
| Composição e alergénios | Ingredientes com alergénios, alergénios, composição (oculta) | Os ingredientes da receita, por ordem de peso e com os alergénios destacados. |
| Informação nutricional | Tabela por 100 g e por porção | O cálculo nutricional da receita. |
| Embalagem e rastreabilidade | Peso líquido, apresentação, validade, lote, data de validade | Peso e validade da receita; o lote, da tua nomenclatura de lotes. |
| Processo, conservação e utilização | Preparação, conservação, modo de utilização, destino final, controlo de processos (oculto) | Textos teus. Os controlos de processo, se os usares. |
| Controlo do documento | Elaborado por e aprovado por | Quem guardou a ficha e quem a aprovou, com data e versão. |
Os textos próprios (classificação, conservação, modo de utilização, destino final…) chegam vazios de propósito: a Recipok não inventa nada que um inspetor vá ver. Preenche-os no modelo se servirem para todas as receitas, ou em cada receita se mudarem.
Secções e campos à tua medida
Cada campo é um bloco e cada secção é um bloco do tipo secção. Um campo pertence à secção que tem por cima.
- Adicionar um campo a uma secção: clica em + Adicionar campo no cabeçalho da secção. O campo novo fica no fim dessa secção.
- Adicionar uma secção: Adicionar secção, no fim da lista.
- Mover: arrasta qualquer campo de uma secção para outra.
- Retirar o que não te pedem: oculta o campo com o respetivo interruptor, ou apaga-o se for um campo de texto teu.
- 1+ Adicionar campo: cria o campo dentro dessa secção.
- 2Campo novo: fica no fim da sua secção.
- 3Adicionar secção: para agrupar campos próprios, por exemplo «Logística».
Cores do relatório
Abre Cores do relatório no modelo. Podes escolher uma paleta (Verde Recipok, Azul-marinho, Bordô, Cinzento sóbrio, Preto e branco) ou ajustar um a um o texto, o fundo das células, a cor das secções, o texto sobre elas, o fundo das etiquetas e do cabeçalho, e os contornos. Guardam-se sozinhas e valem para todas as receitas desse modelo, no design compacto e no clássico. Repor as cores volta ao aspeto original.
Imprimir só uma vez com outro modelo
No separador Ficha Técnica da receita, junto de Imprimir, abre a lista Imprimir só desta vez com… e escolhe outro modelo. O PDF sai com esse modelo, mas a receita continua associada ao seu. Útil quando um cliente pede um formato diferente do da inspeção.
Elaborado por, aprovado por e versões
- Elaborado por: a Recipok regista quem guarda a ficha da receita e quando.
- Aprovar: o administrador da empresa entra em Configuração › Ficha Técnica › Aprovações, filtra por Pendentes ou por família, marca as fichas e clica em Aprovar selecionadas. A ficha sobe de versão e a sua data de revisão passa a ser a da aprovação.
- Se a receita mudar: a ficha volta a «Pendente» e indica-o ao imprimir («Pendente de aprovação (v2 aprovada em…)») até voltar a ser aprovada.
Tem as fichas dos produtos que vendes aprovadas antes de uma inspeção: a versão e a data de revisão demonstram que o documento está controlado. Confirma também que o lote da ficha coincide com o das tuas etiquetas e ordens de produção.
Conselhos
- Preenche primeiro no modelo os textos comuns (conservação, destino final) e deixa em cada receita só o que muda.
- Para clientes que pedem outro formato, guarda um segundo modelo e usa Imprimir só desta vez com….
- Tudo o que já sabias da ficha técnica (link público, fichas aninhadas, marca de água) funciona da mesma forma com o modelo padrão.