Clienti: scheda, listino e indirizzi
Piano Integrale
Registra i tuoi clienti con il loro listino, gli indirizzi di consegna e i dati fiscali, importali da Excel e gestisci il loro accesso al portale.
A cosa serve
La scheda cliente raccoglie tutto ciò che ti serve per vendergli: i dati fiscali e di contatto, il listino con cui paga, se il suo DDT riporta i prezzi o no e gli indirizzi dove consegni. Grazie a lei, ogni ordine e ogni uscita si compilano da soli con il prezzo giusto e l’indirizzo corretto.
La usano il titolare, il responsabile e chi si occupa dell’amministrazione. È anche il punto di partenza del portale clienti: dall’elenco inviti ogni cliente a farti gli ordini da solo.
Prima di iniziare
- I clienti sono inclusi nel piano Integrale. Li gestiscono l’amministratore e il responsabile; il ruolo Venditore lavora con loro negli ordini ma non vede l’elenco dei clienti.
- Se applichi prezzi speciali, crea prima i listini di vendita: così potrai assegnarli quando registri ogni cliente.
- Chiediti come fatturi oggi. Se colleghiamo Recipok al tuo programma di fatturazione, codice fiscale o partita IVA e ragione sociale devono essere corretti fin dall’inizio.
Registrare un cliente
Vai su Vendite › Clienti e premi Aggiungi cliente. Si apre la finestra Crea cliente.
| Nome | Codice fiscale / P. IVA | Prezzi/Doc. | 2Tariffa di vendita | Uscite | 3Portale | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Cafetería El Puerto | pedidos@elpuerto.es | B12345678 | Sì | Caffetterie | 48 | Portale attivo |
| Hotel Mirador | compras@hotelmirador.es | A87654321 | No | Hotel | 22 | Invitato |
| Bar La Esquina | — | — | Sì | Prezzo al pubblico | 5 | Senza email |
- 1Aggiungi cliente apre la scheda; Importa ne carica molti in un colpo solo da Excel.
- 2Tariffa di vendita: con quali prezzi compra ogni cliente (prezzo al pubblico, prezzo all’ingrosso o uno dei tuoi listini).
- 3Portale: compare solo se hai attivato il portale clienti. Senza email non si può invitare.
| Campo | A cosa serve |
|---|---|
| Nome | L’unico obbligatorio. È il nome che vedrai negli ordini e nelle uscite. |
| Telefono, E-mail | L’email riceve gli ordini in PDF e serve per invitarlo al portale. |
| Codice fiscale / P. IVA, Ragione sociale, Tipo di id. fiscale | I dati che compaiono sul DDT. Indispensabili se colleghi la fatturazione. |
| Telefono 2, Fax, Sito web, Osservazioni | Dati di contatto aggiuntivi e note interne. |
| Prezzi/Doc. | Se è spuntato, il documento di uscita che riceve il cliente riporta i prezzi. Toglilo se fattura un altro programma e vuoi solo un documento di consegna. |
| Prezzo di vendita (il listino) | Prezzo al pubblico (predefinito), Prezzo all’ingrosso o uno qualsiasi dei tuoi listini. |
Se hai collegato la fatturazione, la scheda mostra anche i dati che servono a quel programma (modalità di pagamento, regime IVA, serie…) e l’identificativo del cliente lì. È il regime IVA a decidere se il DDT riporta il recargo de equivalencia (un regime IVA spagnolo).
Indirizzi di consegna e di fatturazione
Un cliente può avere più indirizzi: quello di fatturazione e uno per ogni locale in cui consegni. Prima salva il cliente; poi, nel blocco Indirizzi:
Nuovo indirizzo
Compila i sei campi obbligatori, segnati con l’asterisco: Paese, Nome completo del destinatario, Codice Postale, Indirizzo di consegna, Regione o Stato e Città. Il pulsante non si attiva finché non sono tutti compilati.
Telefono e tipo
Aggiungi il Numero di telefono di chi riceve e spunta Indirizzo di fatturazione se è quello fiscale.
Quello predefinito
Premi Imposta come predefinito sull’indirizzo che usi di più: è quello proposto in ogni uscita. Nell’uscita puoi sceglierne un altro.
Se qualcosa va storto durante il salvataggio, Recipok ti avvisa con un messaggio: nessun indirizzo va più perso in silenzio.
Importare clienti da Excel
In Vendite › Clienti premi Importa. Nella finestra Importazione massiva di clienti:
- Premi Scarica modello e compilalo senza cambiare le colonne.
- Trascina il file (.xlsx o .xls) nell’area di caricamento.
- Controlla il risultato: se c’erano clienti già esistenti, Recipok te lo segnala invece di duplicarli.
Se arrivi da un altro programma con migliaia di clienti, non lottare con il modello: invia il file al team di assistenza e lo carichiamo noi.
Il cliente e il portale
Con il portale clienti attivo, ogni riga dell’elenco ha la colonna Portale con il pulsante Invita e, una volta invitato, queste opzioni:
- Negozi del portale: da quali negozi può farti ordini. Se non ne ha nessuno, non può ordinare.
- Copia il link di invito e Copia il codice di connessione, per inoltrarglielo se l’email non gli è arrivata.
- Rimuovi dal portale: non può più entrare né farti ordini. Il cliente, i suoi ordini e il suo storico restano, e puoi invitarlo di nuovo.
Se elimini un cliente, si chiude anche il suo accesso al portale.
Consigli
- Guarda la colonna Uscite: ti dice quanti DDT ha ogni cliente e aiuta a scovare i duplicati.
- Prima di eliminare un cliente che non compra più, pensaci: le sue uscite fanno ancora parte della tua tracciabilità.
- Se fatturi con un altro programma, colleghiamo Recipok a quello che usi già perché clienti e DDT passino da soli.