Clientes: ficha, tarifa y direcciones
Plan Integral
Da de alta a tus clientes con su tarifa, sus direcciones de entrega y sus datos fiscales, impórtalos desde Excel y gestiona su acceso al portal.
Para qué sirve
La ficha de cliente reúne todo lo que necesitas para venderle: sus datos fiscales y de contacto, la tarifa con la que paga, si su albarán lleva precios o no y las direcciones donde entregas. Con ella, cada pedido y cada salida se rellenan solos con el precio correcto y la dirección buena.
La usan el dueño, el encargado y quien lleva la administración. También es el punto de partida del portal de clientes: desde el listado se invita a cada cliente a que te haga los pedidos él mismo.
Antes de empezar
- Los clientes están incluidos en el plan Integral. Los gestionan el administrador y el encargado; el rol Vendedor trabaja con ellos en los pedidos pero no ve el listado de clientes.
- Si vas a dar precios especiales, crea antes las tarifas de venta: así podrás asignarlas al dar de alta cada cliente.
- Pregunta cómo facturas hoy. Si conectamos Recipok con tu programa de facturación, el NIF y la razón social tienen que estar bien desde el principio.
Dar de alta un cliente
Entra en Ventas › Clientes y pulsa Añadir cliente. Se abre la ventana Crear cliente.
| Nombre | N° fiscal | Precios/doc. | 2Tarifa venta | Salidas | 3Portal | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Cafetería El Puerto | pedidos@elpuerto.es | B12345678 | Sí | Cafeterías | 48 | Portal activo |
| Hotel Mirador | compras@hotelmirador.es | A87654321 | No | Hoteles | 22 | Invitado |
| Bar La Esquina | — | — | Sí | PVP | 5 | Sin email |
- 1Añadir cliente abre la ficha; Importar carga muchos de golpe desde Excel.
- 2Tarifa venta: con qué precios compra cada cliente (PVP, precio a mayoristas o una de tus tarifas).
- 3Portal: solo aparece si tienes activado el portal de clientes. Sin correo no se puede invitar.
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Nombre | El único obligatorio. Es el nombre que verás en pedidos y salidas. |
| Teléfono, E-mail | El correo recibe los pedidos en PDF y sirve para invitarlo al portal. |
| N° fiscal, Razón social, Tipo de id. fiscal | Los datos que salen en el albarán. Imprescindibles si conectas la facturación. |
| Teléfono 2, Fax, Web, Observaciones | Datos de contacto extra y notas internas. |
| Precios/doc. | Si está marcado, el documento de salida que recibe el cliente lleva precios. Desmárcalo si factura otro programa y solo quieres un albarán de entrega. |
| Tarifa de venta | PVP (por defecto), Precio a mayoristas o cualquiera de tus tarifas. |
Si tienes conectada la facturación, la ficha muestra además los datos que necesita ese programa (forma de pago, régimen de IVA, serie…) y el identificador del cliente allí. El régimen de IVA es el que decide si el albarán lleva recargo de equivalencia.
Direcciones de entrega y facturación
Un cliente puede tener varias direcciones: la de facturación y una por cada local donde entregas. Primero guarda el cliente; después, en el bloque Direcciones:
Nueva dirección
Rellena los seis campos obligatorios, marcados con asterisco: País, Nombre completo del receptor, Código Postal, Dirección de entrega, Región o Estado y Ciudad. El botón no se activa hasta que estén todos.
Teléfono y tipo
Añade el Número de teléfono de quien recibe y marca Dirección de facturación si es la fiscal.
La predeterminada
Pulsa Hacer Predeterminado en la dirección que más uses: es la que se propone en cada salida. En la salida puedes elegir otra.
Si algo falla al guardar, Recipok te avisa con un mensaje: ya no se pierde ninguna dirección en silencio.
Importar clientes desde Excel
En Ventas › Clientes pulsa Importar. En la ventana Importación masiva de clientes:
- Pulsa Descargar plantilla y rellénala sin cambiar las columnas.
- Arrastra el fichero (.xlsx o .xls) a la zona de subida.
- Revisa el resultado: si había clientes que ya existían, Recipok te lo indica en lugar de duplicarlos.
Si vienes de otro programa con miles de clientes, no te pelees con la plantilla: envía el fichero al equipo de soporte y te lo cargamos nosotros.
El cliente y el portal
Con el portal de clientes activado, cada fila del listado tiene su columna Portal con el botón Invitar y, una vez invitado, estas opciones:
- Tiendas del portal: desde qué tiendas puede hacerte pedidos. Si no tiene ninguna, no puede pedir.
- Copiar enlace de invitación y Copiar el código de conexión, para reenviárselo si no le llegó el correo.
- Expulsar del portal: deja de poder entrar y hacerte pedidos. El cliente, sus pedidos y su historial se conservan, y puedes volver a invitarlo.
Si borras un cliente, también se cierra su acceso al portal.
Consejos
- Revisa la columna Salidas: te dice cuántos albaranes tiene cada cliente y ayuda a detectar duplicados.
- Antes de borrar un cliente que ya no compra, piénsalo: sus salidas siguen siendo parte de tu trazabilidad.
- Si facturas con otro programa, conectamos Recipok con el que ya uses para que los clientes y los albaranes viajen solos.