Ligue a Recipok à sua faturação, contabilidade ou POS
Todos os planos
Que dados se podem sincronizar com o programa que já usa, que conectores estão prontos e como trabalhamos uma integração à medida.
Para que serve
A Recipok sabe o que acontece dentro da produção: o que compra, o que produz, com que lotes e a quem entrega. O seu programa de faturação, a sua contabilidade ou o seu POS sabem o que acontece no escritório e no balcão. Se não comunicarem entre si, alguém acaba por escrever duas vezes a mesma guia de remessa, o mesmo cliente ou o mesmo preço, e os erros aparecem no fim do mês.
Por isso ligamos a Recipok ao programa que já usa. Este artigo é para o dono ou o responsável que quer saber o que se pode sincronizar, como trabalhamos uma integração à medida e o que precisamos de si para começar.
O que se pode sincronizar
Uma integração movimenta dados num sentido ou nos dois. Estes são os casos que as produções mais nos pedem:
| Dado | Sentido habitual | Para que serve |
|---|---|---|
| Clientes | Nos dois sentidos | Cria um cliente uma vez, com o seu NIF e a sua morada, e ele existe nos dois programas. |
| Pedidos de venda | Da sua loja online ou do seu programa para a Recipok | A encomenda entra sozinha na Recipok e converte-se em produção. |
| Guias de remessa | Da Recipok para a sua faturação | Cada saída confirmada, com o seu lote e o seu preço, chega pronta para faturar. |
| Preços e produtos | Da Recipok para a sua faturação ou POS | As suas receitas existem como produtos com a sua referência, o seu PVP e o seu IVA. |
| Stock | Conforme o caso | O que há no armazém é consultado a partir do outro programa ou ajustado a partir dele. |
| Vendas do POS | Do POS para a Recipok | O que é vendido ao balcão desconta o produto acabado e aparece nos seus relatórios. |
| Compras | Da Recipok para a sua contabilidade | As entradas de mercadoria circulam como guias de remessa de fornecedor. |
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São produzidos com o seu lote e entregues com guia de remessa.
Com cliente, lote, preço da sua tabela e IVA.
- 1Entrada: a encomenda chega de outro programa e aparece em Encomendas como se a tivesse escrito.
- 2Saída: a guia de remessa confirmada na Recipok segue para o seu programa de faturação.
Conectores que já funcionam
No menu da sua conta, no canto superior direito, Integrações reúne os conectores prontos a usar (veem-no o responsável e o administrador):
- Holded: clientes, fornecedores, pedidos de venda, produtos, entradas e saídas. Explicamo-lo em Ligar a Recipok ao Holded.
- Dobbox: sensores de temperatura que criam sozinhos os registos HACCP das câmaras. Configura-se com o e-mail e a palavra-passe da sua conta Dobbox.
- API Token (plano Integral): a chave para que outro programa leia e escreva na Recipok. Ver API pública e tokens.
Para as lojas com o POS Ágora há uma ligação em preparação: envia o stock da produção a cada loja como guias de entrada. Explicamo-la em Ligar a Recipok ao POS Ágora.
Como trabalhamos uma integração à medida
Quando o seu programa não tem conector, construímo-lo. O processo é sempre o mesmo:
Diz-nos o que usa e o que quer que circule
Pelo chat ou numa chamada. O importante é o objetivo: «não quero voltar a escrever as guias de remessa» ou «quero que o que é vendido na caixa desconte o stock».
Estudamos o seu programa
Vemos se tem API, se exporta ou importa ficheiros e que dados permite. Com isso dizemos-lhe o que é possível, em que sentido e com que frequência.
Enviamos-lhe uma proposta
Que dados se sincronizam, quando e o que tem de estar bem registado antes (NIF dos clientes, referências dos produtos). Não começamos sem a sua aprovação.
Testamos com os seus dados
Primeiro com alguns documentos reais. Compara o que chega com o que esperava e ajustamos.
Pomos a funcionar e vigiamos
Se uma sincronização falhar (uma chave expirada, um cliente sem NIF), detetamo-lo e avisamo-lo.
Que informação lhe vamos pedir
- O nome e a versão do programa, e se o tem na nuvem ou instalado num computador.
- Quem lho mantém: a empresa ou o informático com quem falar se for preciso uma chave ou uma permissão.
- Que dados quer que circulem e em que sentido: clientes, encomendas, guias de remessa, preços, stock, vendas.
- Quantos movimentos tem: encomendas por dia, guias de remessa por mês, produtos no POS.
- Um par de documentos de exemplo: uma guia de remessa, uma fatura ou uma exportação, para ver como dá nome aos clientes e produtos.
- Como identifica os seus produtos: se usa referências ou códigos de barras, que sejam os mesmos nos dois programas.
Antes de ligar, verifique que os clientes têm o NIF e a denominação social corretos e que as suas receitas têm o seu SKU ou referência. É o que permite emparelhar um mesmo cliente ou produto nos dois programas sem o duplicar.
Conselhos
- Comece por um só fluxo, o que lhe ocupa mais horas (quase sempre as guias de remessa), e alargue depois.
- Decida que programa manda em cada dado. Por exemplo: os preços alteram-se na Recipok e o outro programa recebe-os.
- Se vai passar receitas ou ingredientes a partir de uma folha de cálculo, faça-o antes de ligar. Explicamo-lo em Passar as suas receitas do Excel para a Recipok.
Diga-nos que programa usa e o que gostaria de deixar de escrever. Respondemos pelo chat com o que se pode fazer no seu caso.