Registres HACCP : températures, nettoyage, nuisibles et eau
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Comment enregistrer les contrôles HACCP quotidiens, un par un ou en masse, ce qui se passe avec une valeur hors plage et comment sortir les rapports.
À quoi ça sert
Le contrôle sanitaire exige que vous prouviez l’application de votre plan de maîtrise sanitaire : températures des chambres froides, nettoyage, lutte contre les nuisibles, eau. Les registres HACCP de Recipok remplacent les feuilles de papier accrochées à la chambre froide : chaque emplacement demande ses contrôles selon la périodicité que vous fixez, l’équipe les remplit depuis le téléphone ou la tablette et ils sont conservés avec la date, l’heure, le responsable, la valeur, les observations et les photos.
Ils sont utilisés par l’équipe de l’atelier, par le Responsable HACCP (un rôle qui ne voit que cette section) et par le responsable, qui examine les incidents et sort les rapports pour le contrôle.
Avant de commencer
- Rien à activer : la section HACCP se trouve dans le menu latéral. L’offre gratuite comprend un nombre maximal de relevés par mois.
- Créez les emplacements et zones avec leurs limites et leur Périodicité. Un emplacement sans périodicité ne demande aucun relevé.
- Peuvent enregistrer : l’administrateur, le responsable, le Responsable HACCP, les employés de production et les rôles personnalisés autorisés à créer des registres HACCP.
Les types de relevé
| Type | À quoi il sert |
|---|---|
| Température | Chambres froides, réfrigérateurs, congélateurs et vitrines. La valeur est comparée à la plage de l’emplacement. |
| Nettoyage | Hygiène des surfaces et des postes : correct ou incorrect. |
| Lutte contre les nuisibles | Vérification des pièges et des appâts. |
| Contrôle de l’eau | Qualité de l’eau ; on mesure le pH par rapport à la plage de l’emplacement. |
| Autres | Tout contrôle qui n’entre pas dans les catégories précédentes. |
Enregistrer l’équipe : l’enregistrement en masse
C’est la méthode rapide pour le quotidien. Allez dans HACCP › Créer un enregistrement et cliquez sur Aller aux enregistrements en masse.
Choisissez la zone et le responsable
Sélectionnez la Zone et le Responsable. Avec Afficher uniquement les enregistrements en attente, vous voyez ce qui reste à faire ; dans Afficher, choisissez Tous, Uniquement le jour choisi ou Uniquement en retard.
Enregistrez chaque ligne
Cliquez sur Appuyez pour enregistrer pour chaque emplacement. Pour les températures et le pH, saisissez la valeur et cliquez sur Confirmer la mesure ; pour le nettoyage et les nuisibles, cochez Correct ou Incorrect et cliquez sur Confirmer la vérification. Si une ligne n’a pas lieu d’être aujourd’hui, Écarter l’enregistrement.
Enregistrez
Cliquez sur Enregistrer N relevés. La Vérification finale des enregistrements s’ouvre : relisez puis cliquez sur Confirmer et enregistrer. Les relevés sont envoyés par paquets : gardez la page ouverte jusqu’à la fin.
| Emplacement | Type | Plage | Valeur | Statut |
|---|---|---|---|---|
| Chambre froide 1 · produits laitiers | Température | 0 à 4 °C | 3,2 °C | Terminé |
| Chambre froide 2 · produits finis | Température | 0 à 4 °C | 6,8 °C | 1Hors plage de sécurité |
| Congélateur | Température | −25 à −18 °C | −21,0 °C | Terminé |
| Table de travail | Nettoyage | — | — | En attente |
- 1Hors plage de sécurité : l’observation devient obligatoire (« Décrivez l’incident »). Écrivez ce qui s’est passé et la mesure prise.
- 2Confirmé ne veut pas dire enregistré : tant que vous n’avez pas cliqué sur enregistrer, les relevés n’arrivent pas dans Recipok.
Un relevé isolé : l’enregistrement manuel
Pour un contrôle ponctuel ou pour quelqu’un qui débute. Dans HACCP › Créer un enregistrement, suivez l’assistant : Quel type de contrôle allez-vous enregistrer ? › Sélectionnez la zone › Emplacement précis › Enregistrement de la mesure (la valeur, avec la plage sous les yeux, et les observations) › Détails de l’enregistrement (Responsable, Date et heure et Pièces jointes, par exemple une photo) › Enregistrer.
Périodicité et alertes
Chaque emplacement demande ses relevés selon sa Périodicité : tous les combien de jours, combien de relevés par jour et quels jours de la semaine il n’est pas nécessaire d’enregistrer. Quand des contrôles n’ont pas été faits, Recipok prévient avec « Vous avez des contrôles HACCP en attente à réaliser » et le bouton Enregistrer maintenant. Dans la fenêtre des alertes, vous voyez les Enregistrements du jour regroupés en attente, urgents et terminés.
Chaque utilisateur configure ses Rappels : Activer les rappels, Début de l’équipe du matin et Fin de l’équipe de l’après-midi, l’Horaire des avis (toutes les heures, toutes les 2, 4 ou 8 heures, ou une fois par jour) et l’envoi éventuel de Notifications à l’administrateur. Nous expliquons comment configurer la périodicité et les alertes de chaque emplacement dans Emplacements, zones et limites.
La liste et les rapports pour le contrôle
Dans HACCP › Registres HACCP, filtrez par Type d’enregistrement, Date de début et Date de fin, Emplacement, Zone, Poste et Utilisateur. Chaque relevé affiche sa date, sa valeur, ses observations et ses pièces jointes, et peut être modifié ou supprimé. Les boutons Excel et PDF (ce dernier pour l’administrateur et le responsable) téléchargent la sélection filtrée. Les incidents sont les relevés hors plage avec leur observation.
Contrôle de l’eau
Cette fonction est en cours de test et sera publiée prochainement.
Le registre de l’eau comprend la température, le pH, le chlore résiduel, la turbidité et un contrôle Odeur, couleur et goût (Normaux ou Anormaux). Les limites se configurent dans chaque emplacement, par exemple Chlore min., Chlore max. et Turbidité max.
Mesures hors limites et suppression
Cette fonction est en cours de test et sera publiée prochainement.
Si une mesure sort de ses limites, l’enregistrement la marque comme mesure hors limites et il n’est pas enregistré tant que vous n’avez pas saisi l’action corrective. C’est ce que vous montrerez lors d’un contrôle : ce qui a été mesuré, ce qui est sorti des limites et ce qui a été fait.
Pour supprimer un enregistrement, une règle s’applique : seul un responsable, ou la personne qui l’a fait dans les dernières 24 heures, peut le supprimer. Passé ce délai, l’enregistrement est conservé.
Les listes se filtrent par type et affichent chaque mesure, et non seulement la dernière.
Vérification : la deuxième signature
Cette fonction est en cours de test et sera publiée prochainement.
Sur papier, chaque enregistrement qualité porte deux signatures : celle de la personne qui le réalise et celle de la personne qui le vérifie. La deuxième signature est la page À vérifier, où le responsable qualité examine les enregistrements HACCP et les ordres de production que personne n’a encore revus.
- Activez-la dans Extensions : elle est gratuite et s’ajoute au menu HACCP.
- Pour signer, il faut l’autorisation Vérifier HACCP. Celui qui ne l’a pas peut consulter la liste, mais pas signer.
- Les enregistrements hors limites apparaissent en premier, avec leur action corrective. Vous pouvez filtrer par En attente ou Vérifiés, par période (7, 30 ou 90 jours) et par type.
- Pour vérifier, cochez les enregistrements, rédigez un commentaire si vous le souhaitez, saisissez votre mot de passe (signature) puis cliquez sur Vérifier la sélection.
- Un enregistrement vérifié ne peut plus être modifié ni supprimé : on garde qui l’a vérifié et quand. Personne ne peut vérifier son propre enregistrement.
Conseils
Un relevé hors plage sans action corrective est la première chose que relève un inspecteur. Apprenez à l’équipe à toujours écrire ce qu’elle a fait, pas seulement ce qu’elle a vu. Pour préparer la visite, consultez Préparer un contrôle sanitaire.
Les températures des chambres froides peuvent s’enregistrer toutes seules avec les sondes Dobbox, et les temps et températures de fabrication s’enregistrent dans l’ordre de production grâce au contrôle des processus.