Registrazioni HACCP: temperature, pulizia, infestanti e acqua
Tutti i piani
Come registrare i controlli quotidiani HACCP, uno alla volta o in modalità di massa, cosa succede con un valore fuori intervallo e come estrarre i report.
A cosa serve
L’autorità sanitaria chiede di dimostrare che rispetti il tuo piano di autocontrollo: temperature delle celle, pulizia, lotta agli infestanti, acqua. Le registrazioni HACCP di Recipok sostituiscono i fogli di carta appesi alla cella: ogni ubicazione chiede i suoi controlli con la periodicità che fissi, il team li compila dal cellulare o dal tablet e restano salvati con data, ora, responsabile, valore, osservazioni e foto.
Le usano il team del laboratorio, il Responsabile HACCP (un ruolo che vede solo questa sezione) e il responsabile del laboratorio, che controlla le anomalie ed estrae i report per l’ispezione.
Prima di iniziare
- Non c’è niente da attivare: la sezione HACCP è nel menu laterale. Nel piano gratuito c’è un numero massimo di registrazioni al mese.
- Inserisci le ubicazioni e zone con i loro limiti e la loro periodicità. Un’ubicazione senza periodicità non chiede nessuna registrazione.
- Registrano l’amministratore, il responsabile, il Responsabile HACCP, i dipendenti di produzione e i ruoli personalizzati con il permesso di creare registrazioni HACCP.
I tipi di registrazione
| Tipo | A cosa serve |
|---|---|
| Temperatura | Celle, frigoriferi, congelatori e vetrine. Si confronta con l’intervallo dell’ubicazione. |
| Pulizia | Igiene di superfici e postazioni: corretto o non corretto. |
| Controllo dei parassiti | Verifica di trappole ed esche. |
| Controllo dell’acqua | Qualità dell’acqua; si misura il pH rispetto all’intervallo dell’ubicazione. |
| Altri | Qualsiasi controllo che non rientri nei precedenti. |
Registrare il turno: la registrazione di massa
È il modo rapido per il lavoro quotidiano. Entra in HACCP › Crea record e premi Vai ai registri di massa.
Scegli zona e responsabile
Seleziona la Zona e il Responsabile. Con Mostra solo in sospeso vedi ciò che manca; in Mostra scegli Tutti, Solo il giorno scelto o Solo in ritardo.
Registra ogni riga
Premi Tocca per registrare su ogni ubicazione. Per temperature e pH scrivi il valore e premi Conferma misurazione; per pulizia e infestanti spunta Corretto o Non corretto e premi Conferma verifica. Se oggi una riga non si applica, Scarta registro.
Salva
Premi Salva N registrazioni. Si apre la Revisione finale dei registri: controlla e premi Conferma e salva. Le registrazioni vengono inviate a blocchi: tieni la pagina aperta finché non ha finito.
| Ubicazione | Tipo | Intervallo | Valore | Stato |
|---|---|---|---|---|
| Cella 1 · latticini | Temperatura | da 0 a 4 °C | 3,2 °C | Completato |
| Cella 2 · prodotto finito | Temperatura | da 0 a 4 °C | 6,8 °C | 1Fuori dall’intervallo di sicurezza |
| Congelatore | Temperatura | da −25 a −18 °C | −21,0 °C | Completato |
| Tavolo di lavoro | Pulizia | — | — | In sospeso |
- 1Fuori dall’intervallo di sicurezza: l’osservazione diventa obbligatoria («Descrivi l’anomalia»). Scrivi cosa è successo e la misura adottata.
- 2Confermato non significa salvato: finché non premi salva, le registrazioni non arrivano a Recipok.
Una registrazione singola: la registrazione manuale
Per un controllo isolato o per chi inizia. In HACCP › Crea record segui la procedura guidata: Che tipo di controllo vuoi registrare? › Seleziona la zona › Ubicazione specifica › Registro della misurazione (il valore, con l’intervallo in vista, e le osservazioni) › Dettagli del registro (Responsabile, Data e ora e Allegati, per esempio una foto) › Salva.
Periodicità e avvisi
Ogni ubicazione chiede le sue registrazioni in base alla sua Periodicità: ogni quanti giorni, quante registrazioni al giorno e in quali giorni della settimana non serve registrare. Quando ci sono controlli non fatti, Recipok avvisa con «Hai controlli HACCP in sospeso da eseguire» e il pulsante Registra ora. Nella finestra degli avvisi vedi i Registri del giorno raggruppati in pendenti, urgenti e completati.
Ogni utente configura i suoi Promemoria: Attiva promemoria, Inizio del turno del mattino e Fine del turno del pomeriggio, l’Orario degli avvisi (ogni ora, ogni 2, 4 o 8 ore o una volta al giorno) e se inviare Notifiche all’amministratore. Come configurare la periodicità e gli avvisi di ogni ubicazione lo spieghiamo in Ubicazioni, zone e limiti.
L’elenco e i report per l’ispezione
In HACCP › Record HACCP filtri per Tipo di registro, Data di inizio e Data di fine, Luogo, Zona, Posto e Utente. Ogni registrazione mostra data, valore, osservazioni e allegati, e si può modificare o eliminare. Con i pulsanti Excel e PDF (quest’ultimo per amministratore e responsabile) scarichi ciò che hai filtrato. Le anomalie sono le registrazioni fuori intervallo con la loro osservazione.
Controllo dell’acqua
Questa funzione è in fase di prova e sarà pubblicata a breve.
La registrazione dell’acqua raccoglie la temperatura, il pH, il cloro residuo, la torbidità e un controllo di odore, colore e sapore (Normali o Anomali). I limiti si configurano in ogni ubicazione, per esempio Cloro min., Cloro max. e Torbidità max.
Letture fuori limite ed eliminazione
Questa funzione è in fase di prova e sarà pubblicata a breve.
Se una lettura esce dai suoi limiti, la registrazione la segna come lettura fuori limite e non si salva finché non scrivi l’azione correttiva. È ciò che mostrerai in un’ispezione: cosa è stato misurato, cosa è uscito dai limiti e cosa si è fatto.
Per eliminare una registrazione c’è una regola: solo un responsabile, o chi l’ha fatta nelle ultime 24 ore, può eliminarla. Passato questo termine, la registrazione si conserva.
Gli elenchi si filtrano per tipo e mostrano ogni lettura, non solo l’ultima.
Verifica: la seconda firma
Questa funzione è in fase di prova e sarà pubblicata a breve.
Su carta, ogni registrazione di qualità porta due firme: chi la esegue e chi la verifica. La seconda firma è la pagina Da verificare, dove il responsabile qualità controlla le registrazioni HACCP e gli ordini di produzione che nessuno ha ancora rivisto.
- Attivala in Estensioni: è gratuita e si aggiunge al menu HACCP.
- Per firmare serve il permesso Verificare HACCP. Chi non ce l’ha può consultare l’elenco, ma non firmare.
- Prima compaiono le registrazioni fuori limite, con la loro azione correttiva. Puoi filtrare per In attesa o Verificati, per periodo (ultimi 7, 30 o 90 giorni) e per tipo.
- Per verificare, seleziona le registrazioni, scrivi un commento se vuoi, inserisci la tua password (firma) e premi Verifica selezionati.
- Una registrazione verificata non si modifica né si elimina: resta chi l’ha verificata e quando. Nessuno può verificare la propria registrazione.
Consigli
Una registrazione fuori intervallo senza azione correttiva è la prima cosa che segnala un ispettore ASL. Insegna al team a scrivere sempre cosa ha fatto, non solo cosa ha visto. Per preparare la visita, guarda Preparare un’ispezione sanitaria.
Le temperature delle celle possono registrarsi da sole con le sonde Dobbox, e i tempi e le temperature di lavorazione si registrano nell’ordine di produzione con il controllo di processo.